档案管理数字化建设存在的不足与解决措施探究

安妮鸽

摘 要：信息技术的发展推动了数字化时代的来临，并且在各领域中得到广泛应用。档案管理数字化有效改进了档案的管理工作，有利于提高档案的管理质量。为满足今后档案管理工作的实际需求，相关部门应改进其不足之处并实施相关对策，积极推动档案管理数字化的进展。

关键词：档案管理;数字化建设;不足;解决措施

信息技术的飞速发展和全面普及，使当今社会逐渐进入数字化时代，信息资源显得愈发重要。人们生活水平的提高和社会活动的多样性促进越来越多的新兴产业快速发展，而丰富的信息资源和有效的信息管理与企业的发展息息相关[1]。数字化能有效整合和管理档案，在节约企业人力成本的同时还能提高整体效率。因此相关单位和部门要不断加快和完善档案管理数字化建设，努力解决其中存在的不足和缺点。

1 档案管理数字化建设的意义

档案管理数字化有利于单位适应社会的发展趋势，促进自身发展，能为各单位的工作提供有效证明，提高档案的利用率，具体体现在以下几点：

1.1 方便档案整理和共享档案信息

档案管理数字化打破了档案管理部门的封闭式管理和档案利用的局限性[2]。其职能也从保管和利用档案转向信息采集、信息管理和信息服务，更能科学管理、合理配置档案信息资源，为相关单位和社会提供更优质、高效的服务。如一些部门要查阅档案，通常要经过比较复杂的程序，包括领导的批准、并需要多次往返档案管理部门;但若档案实行信息化和数字化管理，通过局域网便可实现档案的共享，高效又便捷。

1.2 方便保护档案原件

档案数字化管理通过计算机扫描，以电子文件的形式进行管理、分类和保存，能降低档案原件丢失和损坏的风险，提高了档案管理的可靠度、安全度和便利度。档案信息化为知识普及和科学研究提供了智能化服务，具有资源共享、远程服务、一次投入、多次产出的特点，能有效缩短二次文献信息的编著时间[3]。与以往的档案管理模式相比，数字化管理模式只需要通过计算机完成相关的指令操作，能大大节省管理者的时间和精力，并减少管理过程中的错误。

1.3 网络管理方便信息调取

为实现各区域部门资源共享，我国大部分事业单位都已经建立了适用于其内部工作开展的局域网络。工作人员将档案信息输入计算机系统后，各部门就能通过单位内部的局域网络和密码验证，直接进入档案数据库进行查阅和调取，不仅节约了档案调取的时间，也减轻了工作人员的负担，提高了各部门的工作效率。

2 档案管理数字化建设中存在的问题

2.1 缺乏数字化管理人才

档案数字化管理需要网络技术和计算机的支持，而如今社会复合型人才比较短缺，即使有先进的设备和技术，核心技术也得不到传承，导致管理人员在管理工作中存在一定的局限性，不能有效操作计算机，完成信息录入和管理工作。

2.2 数字化基础设施配备不完善

实现档案管理数字化必须要完善基础设施建设，主要包括档案数字化设备和档案信息网络系统，对实现档案信息资源共享、交换和传输，发挥档案信息化整体效益有重要作用[4]。计算机档案管理系统可以实现档案自动全文存储与检索、档案自动编目、自动标引、档案业务工作管理等等。

2.3 数档案管理制度不完善

电子档案建立后的管理、规范使用、如何实现共享以及管理人员需要注意的问题等方面仍然存在问题，因此需要建立和完善相关的制度和规范，以保证档案数字化管理工作的顺利进行。

3 实现档案管理数字化建设的措施

3.1 培养数字化管理专业人才

为保证管理人员的工作质量，事业单位应提升内部档案管理人员的专业素质。事业单位可以有针对性的培养专业人才，如为满足档案管理对网络技术和计算机技术的需要，可组织相关工作人员学习网络技术和计算机技术，并定期考核。档案信息即单位工作人员的基本信息，影响着事业单位对员工的了解度和员工的未来发展，所以要加强监督档案信息录入工作，确保其准确性。

3.2 配备完善基础设施

型号、规格统一的计算机配备是实现机关档案管理信息化的硬件保障。机关档案数量增加，增加了档案部门库房压力、人为损害档案和档案自然老化等难题，而大容量的档案存储载体，即档案管理数字化，不仅能减轻管理人员的工作量、提高工作效率，还能避免对档案原件的损害，方便查阅和保存。

3.3 创新和完善档案管理制度

档案管理数字化相关标准和规范相当于马路上的“交通规则”，能有效确保网络运行和档案信息的畅通和安全。档案管理部门应制定和完善檔案管理制度，主要内容包括：完善档案管理技术规范和相关业务流程，细化、具体化工作环节和步骤;统一档案管理标准，制定必要的安全措施。若没有统一的标准，数据库信息资源便无法建立，档案信息网络无法运转畅通，难以实现资源共享。

4 结束语

对如今的计算机和互联网时代来说，数字化不只影响着建设档案管理，与其他与信息技术有关的工作也息息相关，社会的发展速度表明未来社会信息化和数字化是必然的[5]。综上所述，档案数字化建设是一份信息大、难度大的工作，相关单位和部门需要建立统一的资源处理机构对信息进行整合、分类并进行合理分配。这个机构需要一个有力的指挥部门，来保证管理工作的合理安排、平稳运行;需要各部门明确各自分工内容，共同合作，提高网络信息传递效率，以满足人们对档案资源的需求。在建设过程中需要充分利用档案资源，把握好工作方向，单位为要根据其实际发展需要，重点开发和使用某方面信息，避免造成资源浪费，稳步推进信息化建设。

参考文献

[1]张新萍，贺惠.档案管理数字化建设[J].卷宗，2019，9（30）：112.

[2]马晓东.浅谈档案管理信息化与数字化建设[J].卷宗，2020，10（6）：123.

[3]王莉.高校档案数字化建设与管理研究[J].信息记录材料，2019，20（7）：173-174.

[4]陈燕珍.中学档案管理数字化建设面临的困境及对策研究[J].中外交流，2019，26（34）：113.

[5]赵海楠.强化数字化建设，提升档案管理水平[J].数字化用户，2019，25（22）：67.