浅谈档案管理中电子档案管理

田长海

摘 要：随着我国社会经济的不断发展，计算机先进的科学技术也随之蓬勃发展，促使传统的档案管理方式不能满足于当前的档案管理所需，渐渐被现代化新型的电子档案管理模式所替代，新型电子档案管理具有安全可靠的传输、高效便捷的管理工作等优点，逐渐促进了档案管理水平的不断提升，也加快了档案管理工作的开展速度。

关键词：档案管理;电子档案;电子档案管理工作;优势;存在问题;措施

档案管理主要包括传统档案管理方式和电子档案管理方式。通常情况下，档案管理工作主要对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用的工作。但是随着计算机技术和电子信息技术应用的不断发展，电子文件逐渐进入我们的工作及生活中。纸质文件、纸质公文等实体资料都在通过电子公文、电子文件等电子文档所取代[1]。档案部门也面临着电子档案创建、接受、整理、保管、取代。而且电子档案在档案信息储存、输出及处理方面，具有纸质档案不能超越的优势，通过有效的管理形式、管理方法，不断提升信息时代的电子档案管理工作效率。

1 针对档案管理的主要作用

档案管理主要是通过服务性、政治性以及管理性为群众提供便利的一项工作。档案管理主要是为做好相应的管理文档及服务性档案管理的工作，档案管理不会出现物质或金钱。在档案管理工作中，档案不能被档案管理机构或档案管理人员所应用，由于档案管理是针对各部门形成的历史文件的专业进行专门负责管理的，因此，档案管理是作为管理性质的工作。而且档案管理系统也不是单独存在的，是组成社会管理系统的一部分。档案管理利用为社会实践服务提供相应的档案信息的一项工作，这也是档案管理工作的特点之一。在每个历史社会时期中，档案管理工作都是以经济、政治、文化提供相应的服务为主要工作，从而为档案管理的发展奠定了坚实的基础。由于档案部门主要是为适应社会所需，对相关工作进行研究及编著，才能更好的凸显出档案管理具有良好的服务性的工作特点[2]。从而在阶级社会中，档案管理工作还会体现出相应的阶级利益与阶级关系，也被统治阶级所掌握，为相应的阶级政治、经济和文化提供所需服务，对于服务的方向集中体现为档案管理工作的政治性。

2 电子档案在管理中存在的问题

1）档案管理人员缺乏相应的管理水平。在电子档案管理过程中，电子档案管理人员的管理水平较低，缺乏较为专业的管理方式，部分电子档案管理人员也没有受过全面的系统教育培训，造成管理人员的专业素养和管理能力都有待提升，在目前快速发展的档案管理工作中很难适应社会所需的发展要求。

2）缺乏对电子档案安全的重视。目前的电子档案会有一定的安全隐患问题所存在，主要是因为当前网络在高速的发展，计算机网络允许所有身份的人随意进入，虽然这样有利于信息化电子资源实现共享，但是，这样容易造成电子档案信息在流转或是传输的途中使信息发生泄漏的现象。

3）电子档案管理缺乏标准化。当前电子档案的管理不能完全实现标准化，由于部分电子管理档案的相关部门只是按照部门自身的发展情况对档案进行相关的管理，缺少对档案管理全局性的发展，要整体的对档案管理制定计划，为实现档案管理的全面发展，因此，阻碍了电子档案管理的标准化发展道路。

4）电子档案真实性容易遭到破坏。电子档案的主要特点有高度的分离性和可变性，在电子档案完成后储存到办公系统过程中，有利于电子档案的复制和修改，通过修改后的电子档案替代了原本的电子档案，导致电子档案和文件间没有明显的界限，造成电子档案的真实性容易遭到破坏。

3 电子档案的主要优势

1）电子档案方便操作。在电子档案完成后，对所形成的档案进行增加、删除和修改都很便捷，在修改过的文档中不会留下修改痕迹，确保档案页面的干净整洁。而且电子档案还有很高的准确性，促使对电子档案在进行检索操作时更加方便。

2）保证档案管理的质量。通过电子档案的广泛应用，促使档案管理的工作质量不断提升。对于传统的档案管理主要是人为亲自做，因此，往往受到很多人为因素的影响，然而目前的电子档案管理是利用计算机技术，在计算机技术当中通过设计的自動化程序来进行相应的操作及运营，有效提高了电子档案的管理工作质量和相应的工作效率，确保了电子档案的实效价值。

3）电子档案具有相应的完整性和持久性。在电子档案管理的实际应用过程中，电子档案管理能够保持档案的相对完整性和持久

性[3]。一般情况下，纸质版的档案需要在特定的环境或者相应的条件下才可以对档案进行良好的保存，而且还要依靠手工对档案进行相应的归档和储存工整，这样容易造成纸质档案在归档和储存过程中出现损坏或者缺失等现象发生。但是电子档案就不用担心这些情况的发生，由于电子档案是通过计算机自动完成的，避免了人为因素造成的失误发生概率，而且电子档案不会随时间的变化而发生任何变化，致使电子档案可以保存的更加完整，时间也可以更加持久。

4）电子档案能够提高工作效率。由于电子档案管理主要是利用计算机的应用来进行相应工作的，有利于提高人们的工作效率。目前，随着信息化技术的不断发展创新，促使电子档案管理避免了人们立卷归档、检索查找等较为复杂的工作困扰了，从而降低了管理人员的劳动强度，逐渐提高了档案管理工作的效率和质量。

4 对于电子档案管理的主要措施

1）转变档案管理的思想观念。要坚持以人为本的战略，加强档案领导及档案工作人员对于电子档案的深入了解和认识，不断进行探索从中寻找规律，从而不断总结相关经验。

2）加强培养档案管理人员。由于档案管理作为一个新型的管理模式，对于电子档案管理工作人员要熟练掌握储存、传输、检索等相关技术，有利于对电子档案进行相应的管理工作，还需要对档案管理的基础知识、管理原则以及管理环节进行了解，要认识到电子档案长期保存的重要性和必要性，作为电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档。所以，只有适应当前信息技术和档案管理的发展，就需要对电子档案管理人员的培养。在档案人员通过自身的不断学习，提高自身素质，才可以更好的适应电子档案管理工作，有利于促进电子档案的持续发展。

5 结束语

综上所述，在目前电子文件被越来越多的应用中，信息时代逐渐变成档案管理的主要趋势。档案管理相关工作人员也要不断对档案管理创新理念和思路，按照档案管理的有关规定，实事求是的以较强的责任心，不断加强文件的管理工作，做到能够熟练的掌握电子档案管理的方法、技巧以及相应工作流程，例如，科学的档案管理平台的接受、储存电子信息文件等相关工作。与此同时，为确保信息的绝对安全，要不断加强我国电子档案管理的科学化，不断完善和提高自身对于信息技术的认识，将电子档案管理的优势发挥出最大的价值，促使电子档案管理工作的效率可以有效提高。

参考文献

[1]王云霞.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科学与信息化，2019（1）：154-154.

[2]陈昭彰.高速公路建设工程中电子化档案管理系统[J].中国交通信息化，2020（1）：47-47.

[3]黄梦华.高校电子新闻档案管理模块建设研究[J].档案管理，2020（1）：81-82.