大数据环境下的档案信息化管理探究

龙麦养

摘 要：随着互联网以及4G技术的全面覆盖，以及5G的到来，我国已步入大数据时代，在这一时代背景之下，档案的数据化、信息化已然成为未来发展中一个不可逆转的趋势。档案的信息化能够更好地适应时代，同时也优化了档案处理过程，有助于档案管理工作效率的提升。但就现在来看，档案的信息化发展尚且存在着诸多的问题。本文将就大数据环境下档案信息化的优势、所面临的困境以及具体的解决方法进行深入分析探讨。

关键词：大数据;档案信息化

现如今，我国已然迈入大数据时代，互联网以及大数据的应用极大的便利了我们的生活，同时也改变了我们的生活。生活中的许多事情都与大数据有了密不可分的联系，因为大数据的大规模应用，使得人们获得信息的渠道拓宽，信息的获得量大幅增长，也使各类档案的数据总量大幅增长，类型也更加丰富多彩。但同时也对档案的管理工作造成了沉重的负担，为了能够更好地进行档案的管理，档案信息化成了必不可少的手段。而如何将档案信息化也成了越来越多的人所关注的焦点。

1 档案信息化的优势

当下是一个信息爆炸的时代，各式各样的信息层出不穷。这使负责收集信息的各类档案的工作量与日俱增，传统的档案管理方式已然有些不堪重负，无法应对数量激增的各类信息。于是，档案的信息化逐渐进入人们的视线，为这一问题提供了良好的解决思路。

1）便于保存和管理。传统的纸质档案管理模式，一旦数量激增，就需要增加管理人员和存放场地，考虑到新旧管理人员的配合问题以及面对众多资料的慌乱，档案极易丢失。就如处于大数据时代的现如今，传统的纸质档案管理模式早已不堪重负。除此之外，存放时间久远的档案本身就极难完整保存，也加大了档案管理的难度。

与之相比，将档案信息化就完美解决了以上的问题，将档案录入存储电脑后，保存便不再是问题，更不需要担心年代久远的问题，无论何时从电脑导出，都是一份全新的档案。至于管理问题，只要在录入电脑时按照一定的顺序（如按照字母排序），整份档案都会简洁明了，管理起来也会十分轻松。查找时信息化的档案管理模式也只需在搜索引擎中输入档案的名字，所需档案便可以找到，

2）降低保存成本。传统的纸质档案管理模式，需要众多人员和场地的投入，并且档案中的文件越多，投入就越大。与之相比，信息化的新型档案管理模式所需的投入相对就要少得多。首先信息化的档案管理模式对场地的需求并不高，其次一旦录入电脑之后，对与管理人员的需求也要远远低于传统的纸质档案管理模式。同时传统的纸质档案受限于纸张的限制，一旦长时间频繁地翻阅使用，会使纸质发生破损，加大保存难度和成本。但信息化的档案却没有这一困扰，可以肆意的反复查阅，既省去了纸张的消耗，又使档案的重复使用率和利用率得到显著的提升。

3）有利于提高工作效率。传统纸质档案管理模式无论是保存还是提取都需要众多手续，需要消耗大量的工作人员和工作时间，工作效率较低，同时对数量也会有所限制。而信息化的档案管理却没有这个困扰，相较与传统的纸质档案管理模式，信息化的档案管理模式在保存和提取时的手续都会少的多，不需要消耗过多的时间和工作人员，并且其本身具有自我整理和搜索查找功能，可以将档案信息高效整合起来，并进行快速、精准的分析，极大地提高了工作效率。

2 档案信息化所面临的困境

1）没有得到相应的重视。档案管理工作虽然是一件极为重要的工作，但社会各界却并没有给予充分的重视，一些公司更是将自家的档案管理工作视为可有可无的边缘化工作。这种不重视的态度严重降低了档案信息化的发展速度，阻碍了档案信息化进程。现如今，大数据应用盛行，各行各业都通过各种方式参与到大数据这一巨大的社会浪潮中，但正由于各界对档案管理工作的忽视，大部分的档案管理工作并没有及时地对档案进行信息化建设，仍然是采用传统的纸质档案管理模式，在工作压力倍增的同时也错过了大数据的这一浪潮。

2）工作人员的技能缺失。相较于传统的纸质档案管理模式，新型的信息化档案管理模式虽然对与工作人员的数量需求有所减少，但在工作人员的素质需求却是有所增加。信息化的档案管理模式是借助大数据得以实现的，故而需要管理人员对大数据要有所了解，需要具有大数据管理意识，但在实际工作中，这种具有大数据管理意识的工作人员数量极为稀少。若是工作人员没有这种大数据意识，就会导致在实际工作中无法真正发挥出大数据应有的作用，在此之下，即便档案管理工作已经向信息化管理模式转变，仍然会不时有问题爆发，导致工作效率的降低。大部分的工作人员缺少这项技能，阻碍了信息化的档案管理模式的推广。

3）档案信息化建设存在安全隐患。信息化的档案管理虽简化了工作流程，但仍然要立足于基础档案信息的整理，其中包括档案信息的收集与归纳，文件的分类等，这些基础档案信息整理是档案进行信息化管理的前提条件。但在实际工作中，很多的档案管理工作并没有一个科学、完整的档案管理规章制度，这导致工作人员在对档案在进行整理归纳时出现问题，可能会对档案的信息化建设带来严重的问题。

同时网络安全隐患问题也随之出现，信息化的档案管理立足于网络，网络打破了空间和时间的限制，却也没有了现实中墙壁的保护，档案信息管理、网络环境的维护都需考虑到安全隐患的问题。

3 具体的解决方案

1）宣传档案信息化的重要性，引起社会重视。将纸质档案信息化是档案管理模式的一次重大进步，这在传统的纸质档案管理模式已然无法满足需求的现如今显得尤为重要。为了更好地推广信息化的档案管理模式，必须要让社会各界认识到档案信息化的重要性。强化企业、图书馆等需要进行档案管理的部门的档案信息化观念。定期定点进行有关档案信息化的宣讲;相关的政府部门可以加大倡导力度，全方位、多角度地对档案信息化的优势及其重要性进行宣传，以引起社会重视，唯有社会各界真正将档案信息化重视起来，档案信息化才能更好地进行推广。

2）培养员工的专业技能。现阶段中的档案管理工作中的人员大多缺少大数据意识，无法胜任信息化的档案管理工作。因此，想要推广档案管理的信息化，就需要加大投入，对员工进行专业技能培训，培养员工们的大数据思维以胜任信息化的档案管理工作。例如定期开展与信息化档案管理相关的课程让员工学习等等。

3）完善档案信息化建设。档案信息化建设出现的时间尚短，也不够完善，许多的信息化档案管理工作并没有一个科学、完善的档案管理规章制度，导致信息化的档案管理在工作时进行地并不顺利。为此，必须要完善档案信息化建设，建立一个完整、科学的档案管理规章制度。

同时为应对网络安全问题，需要从政府监管和技术进步两方面入手。首先，政府要出台相应的法律法规来完善档案信息化管理的网络环境，打造一个健康的网络环境。技术层面，根据级别和工作的不同，设定不同的操作权限，以保障档案信息的安全性，从根本上解决档案信息化建设中有可能会遇到的安全隐患。

4 结语

现如今，大数据应用在各行各业都有所涉及，在此背景之下，档案的信息化已然是不可逆转的潮流，虽然尚有不少问题残留，但这并不是档案管理工作止步不前的理由。随着人们的日益重視，相关法律法规的逐步完善以及技术的不断进步。档案信息化必将推广开来。

参考文献

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