电子文件对档案管理的影响及对策

刘晓慧

摘 要：随着科学技术和互联网技术的飞速发展，信息时代的全面到来，计算机技术广泛应用于档案管理过程中，极大地提升了档案管理效率和质量，减少人力资源的消耗，降低了档案管理的成本，对于档案管理工作的持续稳定发展有着至关重要的意义。本文主要针对电子文件对档案管理工作的影响以及相关对策进行探究，希望能为档案管理信息化进程提供一定的参考。

关键词：电子文件;档案管理;影响;对策

1 前言

电子档案目前已经成为档案信息的重要组成部分，能够提高档案管理工作效率，减少档案管理过程中的失误问题。但与此同时，电子信息在档案管理过程中的应用也给传统的档案管理工作提出了新的要求，如何针对电子信息档案进行有效存储、维护及管理，并保证电子信息档案的安全性和可靠性，是当前档案管理工作需要重视和解决的问题。

2 电子文件概述

2.1 电子文件定义

电子文件指的是以各种计算机光盘、磁盘以及盘片等化学磁性材料为载体的需要借助现代电子设备才能够完成数据读取、传输、利用的材料。电子文件的使用不会受到时间、空间的限制，主要包括各种电子文书、电子信件、电子报表以及电子图纸等。

2.2 电子文件的特点

电子文件具有载体非制度性、可分离性以及依赖性的特征，电子文件的信息数据主要存储在各种电子载体之上，可以在计算机中输入一些可识别的文字、图形以及符号，并通过二进制代码转换成计算机可以处理和识别的文字。由于电子文件虚拟性的特征，因此可以在计算机载体当中容纳海量的电子数据，这些数据也都是非实体的，难以直观看到。工作人员可以结合实际工作需求选择不同输出电子文件，由此可见，电子文件具有载体非制度性的特征。其次，电子文件和载体之间可以相互分离，电子文件的载体关系与纸质档案存在很大区别，纸质档案与文字是密不可分的整体，而电子文件可以在不同进制之间实现有效转化，在不固定的介质当中存在，不会因为载体的变化而产生具体内容的变化。另外，电子文件对于计算机设备和系统具有很大的依赖性，需要使用电子信息设备完成文件信息的形成、存储以及使用传输。所以，计算机系统与电子文件之间存在密不可分的关系，电子文件需要依托于相关电子设备才能够承载，如果这部分电子设备发生问题或者故障，将难以及时读取出电子文件。同时，若系统更新不及时，无法有效转换格式，也难以读取数据[1]。

2.3 电子文件对档案管理工作的影响

随着计算机的普及，电子文件逐渐取代了传统的文字资料，在各行各业有着十分广泛的应用。电子文件可以直接写在磁盘上，工作人员通过直接修改磁盘内容并进行存储，能够快速准确的完成文件的修订。在档案管理系统当中应用电子文件，使得档案与文件之间不再有明显的界限，纸质档案管理工作经过长期的发展和实践已经形成了一套行之有效的管理原则、管理方法，具有健全的制度支撑和约束。但关于电子档案目前尚未有统一系统的制度约束，导致电子档案在实际应用的过程中存在很多安全隐患，影响电子档案的使用价值和使用安全性[2]。

3 电子文件档案管理的相关策略

3.1 加强新的管理技术和管理方案的应用

科学技术的飞速发展使得电子档案已经成为现代化进程的必然产物，相关档案管理人员必须与时俱进，以科学发展观的思想做好档案管理，统筹规划，不能一刀切地摒弃传统的管理方式。同时，也需要充分引入新时期、新技术以及新方案进行档案管理，比如可以引入一系列的解码技术、加密技术、视频技术、网络技术以及计算机技术，提高档案管理工作的效率，减少档案管理所需要耗费的时间，保证档案管理的安全性和可靠性。从实际情况来看，与电子档案安全保密工作关系最大的是电子文件的还原技术和加密技术，哈希算法为档案管理工作提供了一项快速数据存取方法，可以有效开展检测数据对象的修改，是目前应用最为广泛的加密技术之一。但是由于现实工作环境与电子文件保管需求存在一定的差异，这也影响了电子信息的真实再现程度，所以还需要引入还原技术，以保证电子信息还原时各种格式和数据的准确性和一致性。其次，电子文件相对来说容易删改和破坏，这也影响电子档案管理的原始性保障，因此，档案管理工作人员还需要充分将加密技术引入到电子档案管理过程中，保护电子档案的信息安全[3]。

3.2 做好档案归档的技术处理工作

电子文件的归档与传统纸质文件归档形式差别较大，档案管理工作人员需要充分结合电子文件的类别特征以及应用情况，深入到电子文件工作领域，加强对电子文件工作流程的优化和完善，制定行之有效的文件管理和归档制度，对产生的大量电子文件严格按照规章流程完成接收处置以及存储，做好电子文件原始信息的保护，明确文件信息重新组合的具体方案。通过科学的技术处理使得已经归档的电子文件改为只读性的文件，这部分文件只能读取而不能写入，从而能够保护电子文件的原始结构，保证电子文件的安全性和可靠性[4]。

3.3 加强电子文件的全过程管理

电子文件从形成到最后存储使用需要经历一系列的过程，中间会涉及多种环节，任何一个环节或者流程的失误将会影响电子文件的完整性和准确性，破坏信息数据的真实性。因此，需要建立健全电子文件全过程管理制度，通过制度对各个流程进行优化和约束，明确档案管理工作人员的职责，要求档案管理工作人员在形成文件档案之后，及时积累和收集相关信息，避免电子文件分散状态下的信息丢失，为电子档案全过程管理奠定坚实的基础。

3.4 加大对档案管理人员的培训

随着科学技术的迅猛发展以及电子档案管理机制的落实，对于档案管理工作人员的专业技能和技术能力有着更高的要求，传统的档案管理方案以及管理策略已经无法满足当前电子文件的管理需要。因此，为了使得档案管理人员能够更好的适应电子档案的发展需求，需要不断加强对档案管理人员的专业培训和技能培训，提高档案管理人员的信息意识，并加强档案管理新技术和新设备的落实，优化原有的管理体系和管理机制，集中组织管理培训档案管理人员的知识结构，同时还需要进一步落实人才培养机制，引入高水平的专业人才参与到档案管理过程中来，整体提升档案管理队伍的专业水平，有效应对档案管理工作电子化和信息化的客观需要。其次，档案管理人员还需要对保存电子档案的存储介质进行充分的掌握，并做好相关设备的登记工作，一旦出现设备更新换代，需要利用中间时间过渡做好电子文件的存储工作和转换工作。对于需要长期保存的电子文件，要进行备份和复制，防止信息丢失。另外，档案管理人员还需要抓紧制定适合电子文件技术环境的标准，规范保管和存储电子文件流程，明确电子档案以及电子文件收集、整理、积累、归档、利用、统计、保管以及移交等一系列的规章制度。

4 结束语

综上所述，电子文件档案管理工作已经成为当前档案管理活动的重要组成部分，对档案管理事业的现代化发展有着至关重要的意义。因此，需要加强对电子文件档案管理工作的重视，明确电子档案管理工作对传统档案管理活动带来的影响，并采取针对性的措施优化电子文件档案管理流程和管理方案，保证电子档案管理的有效性和科學性，促进我国档案管理事业的可持续发展。

参考文献

[1]罗萍.电子文件对档案工作的影响[J].攀枝花学院学报（综合版），2017（5）.

[2]姚莉.电子文件对档案管理的影响及对策[J].知识经济，2017（15）.

[3]向晓芳，湛向裱.电子文件档案管理的思考[J].办公室业务，2017（1）.

[4]姚静.电子文件归档的方法与途径的选择[J].赤子，2018（15）.