档案管理系统在城市供水工作中的具体应用

摘 要：随着信息时代的来临，档案管理相关部门所能发挥的价值在机构、企业、单位中具有重要意义。城市供水工作主要由自来水公司承担，而自来水公司的文件资料等管理尤为重要，本文主要就城市供水工作中档案管理的具体应用展开了分析，以期能够提供相应的建议和帮助。

关键词：档案管理;城市供水;资料维护

现阶段，自来水公司已经成为城市供水工作中的重要组成部分，自来水公司目前的档案管理系统中，由于DARMS文件资料对系统综合管理中的性能发挥具备相当大的优越性，因此广泛应用于诸多自来水公司系统中。DARMS文件资料综合管理系统能够综合管理如未归档文件、轨道文件、卷内文件等，并且还具备年报统计、关键词检索、全文录入等功能，伴随该系统在实际使用的过程中持续的完善与更新，对城市供水工作的档案管理系统具有重要作用。此系统能够准确性、高效性、安全性、有序性的为档案管理部门组织相关的档案管理

工作。

1 城市供水工作对档案管理系统的需求

现阶段的档案管理部门中，档案管理系统由于其具备的信息处理系统而受到广泛关注。由于档案管理系统需要处理相关的档案借阅信息与电子文件，同时还需要处理档案中存在的静态信息。因此，档案管理系统必然要具备相应的实用性、安全性、高效性、可靠性、准确性等，且还需要具备较高水平的自动化管理。

城市供水工作由于要在城市中各个地理位置保持水供应，因此，通常情况下均是由总部与诸多分布于城市各个地理位置的分部所构成，这也就导致分布于城市各个角落中的各个分部与总部之间所存在的距离相对较远。经调查结果表明，我国各个城市中的城市供水工作仍然处于人工手动档案管理的阶段，又因为城市供水工作总部与其各个分部分布的距离而造成在传递档案与移交档案时具有极大难度，同时，当相关档案经过各个分部最终传递到城市供水公司总部时，相关的档案管理人员有需要对这些档案进行整理，这也就导致档案管理人员由于档案的数量较大。因此，实际工作具备相当大的复杂性与繁琐性，在整理档案的过程中发生一系列问题的概率也会大大提升。为确保这种情况能够从根本上得到改善，我国的城市供水工作应当采取信息化管理的方式对内部的档案进行管理。使用计算机对城市供水工作内部的档案构建集中数据库，在此数据库中应该对分布于城市中各个不同位置的分部所产生的需求做到充分考虑。此外，现代化的公司在日常办公时均会应用计算机网络，所产生的电子文件数量非常庞大，在城市供水工作采取信息化管理档案管理的过程中也应该对这些电子文件充分考虑。

2 城市工作中档案管理系统的结构

信息化办公对于现代各个公司而言均具有良好的发展前景，城市供水工作的档案管理中也同样应当按照日常运营中的实际状况采取信息化管理档案管理。因此，城市供水工作中的档案管理系统必须具备能够在网络上开展数据交换、数据查阅的内容。

城市供水工作的档案管理系统在结构上应当属于拓扑结构，城市供水工作的总部应当构建出主数据库服务器，进而通过城市供水工作总部中的主数据库服务器针对位于城市中各个地点的分部内扩充节点，确保每一个分部能均具备一个节点同时每一个节点都应该安装一个客户端。城市供水工作可以通过如此这般的档案管理系统真正意义上实现城市供水工作总部与各个分部工作间的数据传输过程[1]。此外，为确保档案数据具备相应的安全性，城市供水工作可以通过在实际档案管理系统中各个分部内设置一个本地数据库用于存储档案，此本地数据库实行单机制，为防止数据丢失因此不与互联网进行连接，确保除了网络传输档案外还能够采取U盘等数据存储机制将档案以另外一种方式完成的保存下来。

3 城市供水工作中档案管理系统的功能

城市供水工作的各个职能部门均与档案管理部门有所牵连，这也要求档案管理系统应当包含城市供水工作内部的各个职能部门中的全部业务范围，围绕着城市供水工作的全部业务流程也要求档案管理系统应具备不同的功能。档案的整理应当围绕着利用档案的组卷业务作为基础功能，档案的核心功能应当围绕着借阅服务展开。组卷业务指的是通过收集城市供水工作日常运营过程中所产生的各种不同信息，根据相应条件而展开立卷工作，最后在对档案进行相应的调整;借阅服务指的是管理借阅效果、借阅登记、借阅权限。

通过对档案管理数据流程展开的分析得出，组成档案管理系统的部分为档案原件信息管理、档案条目信息管理。档案条目信息管理指的是档案管理系统中存储的数据以系统导入与手动输入等方式，数据库中应当长期存储着立卷档案与调整档案，确保能够便于借阅档案与检索档案。城市供水公司中的档案管理系统应当按照其档案管理的不同特性具备不同功能，大致可分为三个功能板块：1）数据传输板块能够时间跨距离在城市供水工作总部与各个分部间进行数据传输;2）WEB查询板块能够简化数据查询所提出的要求通过计算机内部的浏览器随时随地查询相关数据;3）文件资料综合管理板块能够管理档案编研、卷内文件、未归档文件、归档文件并且具备系统维护、案卷分级、统计年报的功能[2]。

4 城市供水工作中档案管理系统的应用

经调查结果表明，城市供水工作的档案管理系统多数应用DARMS文件资料综合管理系统，其具备较为方便的维护与安装、较为简洁的用户使用界面、较为规范化的数据标准，正式因为DARMS文件资料综合管理系统所具备的诸多特点而广泛应用于诸多城市供水工作内部的档案管理工作。

经过对DARMS文件资料综合管理系统的整体分析结果表明，该系统中具备许多优越之处，应用DARMS文件资料综合管理系统能够实现城市供水工作将相关档案信息放置于内部服务期内，便于城市供水工作内部员工的借阅与查询。DARMS文件资料综合管理系统将城市供水工作自动化办公数据接口的相应问题有效的解决了，档案管理系统能够通过电子文件的形式将档案信息直接收录在内部服务器中。同时DARMS文件资料综合管理系统在整理档案这项工作内容上提供了两种方法，即最新的案件归档、传统的立卷归档。此外，DARMS文件资料综合管理系統内的WEB查询系统能够便于城市供水公司总部与各个分部间进行查询数据与交换数据，能够较高管理常见的TXT文件与WORD文件。DARMS文件资料综合管理系统能够在实际开展的档案管理工作实现级别权限管理手段，对档案与城市供水工作内部员工设置相应的等级权限制，城市供水工作领导层可以通过这个功能分权设置不同档案信息的查询全线[3]。由此可见，DARMS文件资料综合管理系统具备较强的实用性价值。

5 结论

城市供水工作对于人们的日常生活息息相关，其所具备的重要性自然不必多言，而对于城市供水工作而言，档案管理工作所具备的重要性也同样不容小觑。文章通过对城市供水工作的档案管理系统进行综合分析得出，档案管理系统能够提供给城市供水工作诸多便利之处，同时还能够解决许多的实际性问题，特别的查询档案信息与传输档案信息这两个方面，档案管理系统能够简化这两个方面的流程。科学技术的不断发展与进度定能够使城市供水工作的档案管理工作带来帮助，而档案管理系统也将随之越加趋于先进化。

参考文献

[1]曹新美，郑丽.浅谈信息技术在企业档案管理中的应用[J].中国新技术新产品，2011，000（003）：386.

[2]刘恒杰，张树梅，杜明学，等.光盘系统与缩微摄影系统在档案工作应用中的对比分析[J].档案学研究，1992（02）：78-79.

[3]王佩儿.开创管理的新领域——管网CIS的开发应用与供水档案基础工作[J].城建档案，1998（06）：13-15.

作者简介

张学成（1972-），男，汉族，吉林省东丰县，副研究馆员，本科，研究方向：档案管理。