基层医疗卫生系统信息化的人事档案管理

摘 要：人事档案是基层医疗卫生系统人事安排、薪资调整和职称评定等相关工作开展的主要依据，也是职工政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、个人经历等内容的文字材料，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。随着我国医疗水平的提高、人事制度改革的不断深入及医务人员的流动性持续加大，基层医疗卫生系统人事档案管理工作应与时俱进，实施档案的信息化管理，使基层医疗卫生系统档案工作适应时代发展的需要。

关键词：新时代;医疗单位;人事档案;信息化管理

档案的发展在人类文明进程中已经延续了几千。档案的建立具有重要意义，一方面，档案客观地反映了一个国家、民族在发展过程中各个方面的兴衰荣辱，另一方面，档案也客观地展现了重要人物的事迹及地区风俗习惯的发展。从党的十八大召开以来，为了建设成小康社会，我国的经济、政治、文化、社会、生态文明建设等各方面都在进行全面深化改革。随着国家经济不断快速发展，人才队伍建设成为当今社会各机关事业企业单位事务当中重中之重，配套的严谨、规范人事档案理新制度、新策略呼之欲出。

1 人事档案应该严谨管理

1）人事档案的概念和性质。人事档案是我国人事管理制度一项特有的制度，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资福利待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。大多数档案材料是各主管部门依法依规履行部门职能而形成的，记载和反映一个人成长经历、政治面貌、品德作风等个人自然情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。在个人转正定级、职称申报、干部选拨、提升重用、办理养老保险等关键节点时，都需要用档案材料来证明。由于它的完全性、真实性、现实性、动态性、流动性、机密性等六大性质，在每个干部人生转折点上起着至关重要的作用，这就决定了人事档案管理必须严谨。

2）怎样严谨管理人事档案。要想严谨管理人事档案，首先从人事档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和价值利用的8个环节谈起。人事档案材料是干部在从事社会活动中直接形成的最原始最真实的第一手材料，由于它的重要性和不可复制性，从报考学习、毕业培训、考核考察、学历学位、职称评定、转正定级、入团入党、奖励惩罚、工资福利、招聘任免、辞职退休等每一个环节，所收集材料时一定在认真对待，仔细甄别真伪，及时整理，及时归档存档，编研标目，装订成册。不能囫囵吞枣，漫不经心，以免造成材料不实、丢失、缺损的严重后果。

2 基层医疗卫生系统人事档案管理信息化的作用

1）节约成本，提高效率。实施人事档案管理信息化，既可以消除人工查阅、搬运的不便，又可以避免人工抄写可能出现的错误，即使出现错误亦方便改正，把人事档案管理人员从繁重的劳动中解脱出来，同时保证了档案材料的格式统一，整齐一致。

2）利于保存，安全有保障。实施人事档案管理信息化非常有利于完整保存原始资料。除在创立原始数据库之初需要利用档案原件外，不需要或极少再查阅原件，这样就不会造成档案的缺损，利于档案库内环境的稳定，延长了档案材料的使用寿命，极大地保障了档案的安全。

3）有效利用档案信息。人事档案是个人的书面反映。个人档案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和发展方向，同时方便基层医疗卫生系统管理者对基层医疗卫生系统人员的情况有一个全面了解，有助于个人的进一步发展。在考核评价中用真实信息说话，所有人的情况都能一目了然，使考评工作公开、公正、公平进行。

4）促进档案管理人员提高业务水平。档案利用是档案管理的最终目的，档案管理信息化对人事档案管理人员的业务水平提出了较高的要求。基层医疗卫生系统人事科应定期举办培训讲座，提高管理人员的责任感，培养管理人员的电子计算机和网络的操作能力、档案的管理能力以及对新技术的探求和学习能力。

3 基层医疗卫生系统人事档案信息化的实施

1）逐步完善医院档案信息化系统。为了实现医院的稳定发展，需要结合医院的运营管理情况，对医院档案信息化管理系统进行完善。首先，加强对医院各个部门之间的协调配合，确保各个部门都能够灵活使用医院档案信息化系统来完成本部门的业务工作，使档案信息的高速传输和实时共享成为可能。其次，遵循系统化、标准化、规范化的原则，进行医院档案信息化系统的统一规划和建设，并且采用双轨制进行严格的限制，确保归档材料的完整性和有效性。最后，因为医院档案信息化系统在运行期间需要定期开展硬件设备的检查和软件系统的更新，还要对系统软件进行杀毒，保证系统运行环境的安全性，这些都需要专业人才来完成，在选择相关工作人员时要格外慎重，确保人才素质和能力能够满足上述岗位的实际要求。

2）加强对档案管理人员的培养。医院档案信息化建设对于传统医院档案管理人员是一大挑战，信息化建设过程中需要工作人员具备更高的素质和专业技能，需要医院档案管理部门组织培训和学习来提高档案管理人员的知识水平和管理能力。档案管理人员需要学习档案管理信息化理论知识，学习档案管理信息化专业技能，并且医院还应通过合适的激励政策提高档案管理人员的工作积极性，使之积极主动地加入到医院档案管理工作中，促进档案管理信息化系统稳定运行。医院在建设档案信息化人才队伍的过程中可以重点选拔那些具备档案管理知识和信息化操作技能的复合型人才，也可以加强对现有档案管理人员的培训来提高他们的专业素质，培养更多优秀的档案管理人才。

3）加强对医院档案信息化系统的建设和维护。人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。实现基层医疗卫生系统人事档案管理的微机化、网络化。应做好以下工作：（1）建立基层医疗卫生系统人事档案基本信息数据库。包括基层医疗卫生系统职工姓名、性别、出生年月、学历、毕业学校、入党团时间、参加工作时间、职务与任命时间、职称评定与聘任时间、工资、年度考核、公积金、养老保险等各项信息。（2）建立基層医疗卫生系统人事档案材料接收数据库。建立联系、送交、催要、登记制度，将接收来的材料名称、时间、姓名、送交人、接收人等项录入数据库。使人事档案材料接收管理工作规范、有序。（3）建立基层医疗卫生系统职工工资数据库。可以把职工的绩效考核成绩与工资互相关联。（4）建立职务任免数据库。包括职能科室主任、科长职务任免审批表和科主任、护士长聘任表等。

4 结束语

综上所述，人事档案工作是一项具有机密性、专业性、服务性、原则性很强的管理工作。要做好这个工作，必须遵循实事求是原则，规范人事档案专项审核行为，严格把好每一本人事档案审核关，立足发展，正确认识，深入挖掘人事档案管理工作中存在的弊端和诱因，制定有效的管理措施，加大造假制假惩处力度，坚决做到“凡提必审、凡转必审、凡进必审”，落实干部人事档案任前审核制度，为做好新时代医疗事业单位人事档案管理工作而保驾护航。

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作者简介

陈雪娇（1990-），女，汉族，人事科，档案专业，科员，助理馆员，费县卫生健康局，研究生。