基于大数据背景下的档案管理问题研究

摘 要：档案是社会发展和经济建设中积累的宝贵资源，其具有借鉴价值和指导意义，随着大数据技术的应用与发展，以往的档案管理手段和模式已经逐渐被时代淘汰，基于大数据技术下的档案管理急需转变和更新，进而更好的适应时代发展需求。本文主要针对大数据背景下的档案管理问题进行分析和探究，并且提出相关优化对策，希望给予相关领域以些许参考和借鉴。

关键词：大数据;档案管理;问题;优化对策;分析

随着我国科学技术的蓬勃发展，信息技术、数字技术、互联网技术已经在各个行业和领域获得广泛而深入的应用，成为推动社会发展和经济建设的核心力量，尤其在我国政府提出“互联网+”战略后，各个领域都在积极探索互联网技术应用新模式，随着大数据技术的发展和更新，其应用于档案管理中，突破了时间和空间的制约，对以往管理手段和模式带来了巨大冲击。因此，档案管理也要积极迎合社会以及时代发展，基于大数据技术下进行改革创新，发挥大数据技术的应用优势，实现档案管理事业的可持续发展。

1 在档案管理中引入大数据技术的优势

1）优化管理质量。以往的档案管理主要以纸质档案为主，在管理方面受到人为、环境等因素的影响，其管理质量较差，难以发挥档案资源的社会价值和应用作用。基于大数据技术可以将纸质档案转变为电子档案，通过云计算和大数据技术，对档案资源进行科学的调整以及计算，实现资源和计算的快速匹配，对所有档案进行有序以及高效的管理，避免发生人为失误，进而优化管理质量。

2）保证档案安全。档案是人类社会发展进程中积累下的宝贵资源，其具有较强的应用价值，保证档案资源安全是档案管理的基础性工作。以往在开展档案管理中，纸质档案如果保存时间多长，其容易出现丢失、破损等情况，对资源安全埋下较大隐患。通过大数据技术可以对电子档案进行科学管理，并且对重要的档案资源进行备份保存和云上传，提升档案储存的可靠性以及安全性。

3）提升利用效率。档案利用是发挥档案资源价值的重要方式，所有的档案资源都具有较强的借鉴和应用价值，但是当前，我国在的档案资源利用方面存在较大不足，很多档案在完成归档后即进入保存状态，没有对资源进行有效的开发和利用。通过大数据技术优化档案管理，可以显著提升其应用效率，使用者只要通过信息终端即可完成资源获取，不需要亲自来到档案室查找资源，在节约查找时间的同时，还突破了地域的制约和影响，便于使用者随时随地的获取资源，发挥档案的应用价值。

2 基于大数据下档案管理中存在的几点问题

1）软硬件建设不足。基于大数据技术下的档案管理，需要以完善的软件和硬件设施作为支撑，进而保证各项管理活动的有序进行，但是当前，一些单位和部门在开展档案管理中，对软硬件建设缺乏重视，例如一些管理软件存在较大的安全隐患，并且与工作实际相脱节，单位没有定期组织人员进行软件维护，进而为管理活动带来阻碍和制约;又例如一些单位没有花费资金用于硬件设施建设，打印机、计算机、复印机等硬件设备数量不足。

2）安全问题严重。档案属于一种宝贵的信息资源，尤其是很多档案涉及单位稳定、企业安全甚至国家安全，信息技术具有较强的开放性，其在运用中本身就存在一定安全隐患，如果在开展档案管理中没有加强安全建设，计算机容易受到病毒、木马以及黑客的侵袭，如果机密性的重要文件被盗取或者破损，会对单位带来巨大影响，甚至危害社会稳定和国家安全。

3）管理人员综合素质不高。档案资源具有内容复杂、类型众多、原始信息等特点，对管理人员的素质和能力提出了严格的要求，在大数据下的档案管理，要求管理人员具备严谨的工作态度、敬业的职业精神、较强的岗位能力以及较高的职业素养，但是当前，一些管理人员无论在素质和能力等方面都难以满足岗位要求，例如一些管理人员观念陈旧、思想保守，对大数据技术缺乏正确认知，应用大数据进行档案管理的热情不高;又例如一些管理人员不具备专业背景下，在平时的生活和工作中缺乏学习，自身的专业知识和信息技术操作能力缺陷，对档案工作的创新与发展带来严重阻碍。

3 基于大数据下档案管理优化措施分析

1）加强软硬件建设。基于大数据下的档案管理，需要以软硬件设施作为支撑，管理单位要认识到信息时代的特点以及档案管理的未来发展趋势，结合自身实际情况以及管理需求，加强软硬件建设，加大资金投入。首先，通过专项资金的形式加强硬件采购，对管理需求进行调查分析，采购服务器、数码照相机、光盘刻录机、扫描仪以及计算机等硬件设施，充分满足档案管理信息化的需求;其次，根据自身管理需求开发和采购软件系统，保证管理软件的合理性、针对性、科学性以及实用性，将软件系统建设作为档案管理的核心和重点;最后，在采购硬件设施和软件系统建设中，不能一味的追求和强调高新先进，要根据实际情况科学选择，避免出现资金浪费的情况。

2）重视档案管理安全。在信息时代下，互联网所具备的开放性为档案管理带来一定安全隐患，因此，在开展档案管理中，要给予管理安全以高度重视，发挥大数据技术的管理优势。首先，应用大数据以及云计算技术，对重要的档案资源进行云保存，避免由于系统故障或者其他因素而导致档案资源丢失，及时备份确保档案安全;其次，定期使用杀毒软件对计算机进行查杀，及时修复系统漏洞，避免给予病毒和黑客以可乘之机;最后，利用防火墙阻挡外部访问，并且提升管理人员的安全意识和责任，同时，在构建档案管理信息系统中，还要从安全角度进行优化设计，将档案利用纳入安全体系中，避免发生档案丢失等问题。

3）提升人员素质。首先，管理部门要提升档案管理入职门槛，积极从高校中吸纳具有专业背景的人才，不断充实以及完善管理队伍，输入新鲜血液改变管理队伍的学历结构、专业结构以及知识结构，同时，为了吸引更多的现代化人才加入，还要适当提升岗位工薪待遇，为管理人员提供晋升空間，满足现代人才的发展需求，其次，定期组织现有管理人员进行专业培训，通过培训提升其素质和能力，培训内容要涉及档案知识、专业能力、岗位责任以及信息技术操作能力等方面，将信息技术操作作为培训的重点以及核心;最后，制定科学的人员管理制度，包括岗位责任制度、工作内容划分以及奖惩制度等，通过制度对管理人员起到约束和规范作用，促使档案管理趋于规范化发展。

4 结语

总而言之，档案属于社会宝贵资源，其是社会在发展进程中不断积累和诞生的重要资源，具有较强的借鉴价值和指导意义。基于大数据技术下，管理部门要提升自身的思想认知，迎合时代发展积极开展管理改革，将信息技术、大数据技术和云计算技术作为管理新手段，提升管理的效率性和安全性，发挥档案资源的价值。

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作者简介

李淑萍（1971-），女，蒙古族，大专，助理馆员，现供职于通榆县城乡规划服务中心，研究方向：档案管理。