探讨医院电子信息档案管理的风险控制方法

杨怡然

摘 要：电子档案信息是指利用计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，建立相互关联的通用电子图像文件信息集合。近年来，随着计算机信息技术的应用和发展，电子档案信息呈现出快速增长态势，电子档案信息的收集、保管、传输、利用的模式和方法都发生了显著变化，较传统介质档案相比，其面临的安全风险更为复杂和严峻。因此，及时把握电子档案信息的特点、识别存在的风险，提出相应的风险控制策略，对保护电子档案信息安全具有积极的现实意义。

关键词：风险控制;电子信息档案管理;医院

电子档案在管理上占有很大的优势是纸质管理不可比拟的，医院中的档案众多，每项档案都关系着医院的服务能力。医院的管理水平也必须与时俱进，电子档案的出现恰好满足了现代医院的需求。笔者结合自己的工作经验对医院的档案管理进行研究，促进医院的整体发展水平提升。

1 医院人事档案电子信息化建设的重要性

人事档案电子信息化是医院人才战略的重要保障。医疗行业人才的竞争变得愈来愈激烈，人事档案的电子信息化建设能够帮助医院构建集共享与存储为一体的平台，促进信息更新速度的不断提升，这样，医院工作人员就能对人才信息进行快速的查询，提升了工作效率。此外，电子信息化人事档案的建设还能为医院人才决策的科学性提供有效的保证，为医院人才战略的实施奠定良好的基础。有利于保障人事档案信息的完整性与安全性。人事档案的电子信息化建设能够实现原始档案资料的高效处理与存储，很好地解决了传统档案在保存中存在的遗失、磨损等问题。此外，通过电子信息化的人事档案管理，还能对人事档案进行授权访问或者加密处理，提升了档案的安全性与保密性。有利于促进医院人事管理效率的提升。电子信息化人事档案，能够解决以往档案管理复杂且难以管理的问题，通过建立电子信息化人事档案，工作人员能够在很短的时间内，高效完成人事档案的管理工作，促进了工作时效性的大幅提升，对于医院人事档案管理工作整体水平的提升有着十分积极的意义。

2 医院电子信息化人事档案管理存在的问题

1）电子档案管理系统不完善。在电子档案管理的过程当中，为了维护数字信息的基本安全，各个部门之间都需要建立相关的法律制度，通过多样化的特点建立档案信息以及相关的管理制度，才能够保证其档案管理的有效性以及安全性。但是很多医院针对信息的安全是属于各个部门之间的职责，而针对其沟通方面却缺乏一定的安全保护措施，这就造成了数字档案系统存在着很大的安全隐患。尤其是在电子技术档案整理以及使用档案的环境之下，电子档案的管理系统不完善直接影响了网络以及数据完整性，从而直接影响了医院电子档案信息管理中的安全性。

2）管理人员的能力不足。档案管理人员能力不足是当前档案管理中存在的一大问题，档案信息化管理需要专业的信息技术人才。但是电子档案管理人员并不是熟知软件开发或有相关经验的人群，管理电子档案的还是以前的纸质管理人员，他们对电子档案的管理技术并不了解，使得纸质档案转化电子档案的过程非常缓慢。还有部分职业素养不高的管理人员，不能认真对待档案，导致档案录入不完整。

3）硬件设备缺失，技术手段落后。首先，医院电子档案因其复杂程度较高，涉及的科室较多，对其进行管理时，需要进行统一的规划，但是医院对此资金投入有限，导致硬件设备投入不足，难以进行全面统一的管理，如果分开管理则需要占据更多资源，得不偿失。其次，医院档案管理人员的管理手段较为落后，并未将智能化软件应用起来，导致管理效率较低。

3 医院电子信息档案管理的风险控制方法

1）加强资金投入的力度。医院的人事档案资料能够推动人事管理工作的顺利有序开展。在大數据时代下，医院要想确保人事档案管理工作的顺利开展，就需要根据《全国档案系统信息化建设实施纲要》的具体规定与要求，扩大医院人事档案管理信息化建设的资金投入，结合信息化建设的具体要求，对配套的软硬件设备进行及时的更新，为人事档案管理工作的开展奠定好物质基础。真实性与完整性是人事档案的两个关键性指标，要对信息设备进行充分的应用，构建系统的人事管理信息系统，详细记录医院职员的各种信息资料，在保证人事档案准确、真实、全面的基础上，促进其实用性的不断提升，使档案信息的查阅更加方便快捷。这些信息化平台的建立与完善都需要资金的支撑。

2）完善医院电子档案的管理制度。加强医院的电子信息化的档案管理，需要在电子档案管理过程当中建立完善的制度，将档案的信息采集、整理、分类、归档、保存以及使用等一系列的流程进行相应的管理职责的分工，能够针对各个科室管理的档案进行统一的管理分配权限，使得医院的档案管理制度能够保护其信息安全，在维护信息安全意识的过程当中能够树立信息安全的观念并建立保密完制度，从而有效开展数字档案信息安全的教育，通过一系列的课程培训，能够在新的时代背景之下完善信息档案的管理方式。

3）及时清理档案和定期检查。医院的档案管理的复杂性，使得档案管理工作人员要提高自己的专业素养，尤其是针对电子档案管理当中出现的基本问题要及时地解决，在日常的档案工作中，增进自己的专业技能，适应新时代电子档案管理存在的挑战，通过新的理念以及新的方法推动信息化电子档案的建设，更好地服务群众。因此，这就需要在电子档案信息的过程当中能够进行定期的检查，及时针对管理当中出现的基本问题要进行确认，从而能够保证其档案的完整性。而完善的信息档案管理程序可以提高在网络背景之下，社会信息管理当中的真实性、可靠性以及安全性，使得在为人民群众服务的过程当中更好地实现其自身的价值。

4）强化网络安全技术。电子档案相较于传统档案而言具有诸多优点，如电子档案信息不需要人工识别，减少档案处理过程中的人工误差;电子档案保存在网络中，对档案信息具有较高的保密性;电子档案依托于非纸质介质，可以实现介质与载体之间的分离等等。目前电子档案在医疗信息化和电子政务领域应用较为广泛。针对医院的电子档案信息，关系着患者的隐私以及基本的信息内容。因此，针对档案的丢失以及被损坏的基本情况需要对于电子信息进行加密或者权限的设置，一方面防止黑客以及病毒的攻入，同时也要防止信息的损坏，从而在备份的情况之下能够完善其信息的有效性并加强和保障信息的安全，这就需要医院能够建立相应稳定的网络环境，保证电子档案信息安全。通过一定的安全性使得数字电子档案能够长期保存，建立和提供外部的硬件设施，保证医院的电子档案管理安全不受威胁，从而提升电子档案管理系统。

4 结束语

综上所述，医院电子档案管理对大数据存储的延伸应用，可以促进电子档案管理的发展。但实际当中，很多医院在人员、制度、数据库建设方面依然存在一定问题，导致大数据未能发挥出真正的作用。因此，医院想要进一步提升电子档案管理工作的质量，必须要改善传统管理意识，培养优质的管理人才队伍，加强对档案数据库的开发，制定完善的管理制度。

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