档案信息化建设与档案管理的几点思考

马珲

摘 要：随着时代的发展，我国综合实力与社会经济水平的提高，带动着我国各行各业及其内部企业的快速发展，而在这一过程中，档案管理及信息化建设等工作占据着极为重要的位置，并对相关企业的运转与发展造成较大影响，因此，相关企业及人员需要加强现代先进技术与设备的应用，强化提高现代企业内部档案信息化建设与管理工作的水平与质量，同时解决传统档案管理工作中的常见问题，促进企业自身的健康发展。下面主要对现代档案信息化建设与档案管理工作进行分析探究。

关键词：档案;信息化建设;档案管理

1 档案管理信息化的具体概念

通常情况下，所谓的档案管理信息化主要是指借助现代化技术来对档案资料进行收集、管理、研究及应用等，在这一过程中通过加强档案管理的信息化建设，能够将收集到的档案信息借助互联网等现代技术对其进行研究应用，委相关企业或单位的运转与发展提供充足的信息支持;在日常工作过程中，企业单位管理人员需要加强现代先进技术与设备的应用，对档案管理人员进行培训教育，以此来创建出一支高效、优质的管理团队，并根据有关法律政策，对档案信息进行管理，为相关企业或单位的进一步发展奠定基础[1]。

2 档案管理信息化的具体特点

1）网络化特点。研究表明，在现代档案管理信息化建设的过程中，网络化特点占据着极为重要的位置，这主要是由于现代档案管理过程中，通过网络传递信息能够在很大程度上提高管理工作的效率，同时便于人们对档案资料的查阅，并由此而提高了档案管理工作整体水平与效率的提高，进而推动我国档案管理工作整体领域的健康发展。

2）简洁化特点。在过去，由于档案管理工作存在较大的复杂性，且工作强度较大，工作环境枯燥乏味，导致档案管理工作的进度与效率都会受到极大影响，进而对企业单位整体的运转与发展造成影响;而随着网络信息技术的应用，现代企业档案管理网络平台的建立，人们在网络平台中进行简单地搜索就会得到自己所需要的信息，极大地提高了人们日常生活与工作的便捷性，为现代档案管理工作的健康发展奠定了坚实的基础。

3）数字化特点。相比于传统纸质档案资料管理工作，现代档案管理信息化建设主要是将档案信息由纸质方式转换为数字化形式，并将大量的档案信息整合管理，存放于一个系统数据库中，而当某些人员需要进行档案资料的查询时，仅仅通过简单地搜索即可，有效的解决了传统档案搜索查阅过程的缺陷问题，同时提高了人们日常工作生活的便利性，进而促进了我国社会整体的进步与发展。

4）智能化特点。最后，所谓智能化特点主要是指在现代档案管理信息化建设的过程中加强人工智能技术的应用，以此来实现当人们在查询自身所需要的档案资料时，相关系统能够根据关键词进行筛选与查找，避免出现查找资料与目标资料不符，同时提高现代档案管理工作的效率与质量，为企业或单位的后期发展提供充足保障[2]。

3 现代档案管理信息化建设的常见问题

1）对档案管理信息化建设缺乏重视。当前时期，由于传统观念的影响，大量企业或单位管理人员过于注重经济效益方面的发展，而对档案管理等方面的工作缺乏足够的了解与重视，由此导致在进行档案管理信息化建设过程中极易出现某些问题，极大的影响着企业或单位自身的运转与发展，进而影响了档案管理工作整体领域的进一步发展。

2）相关人员缺乏足够的专业素质。众所周知，在任何一项工作的过程中都需要大量高素质专业人才的参与，以此来保障相关工作的水平与质量，而在现代企业或单位档案管理信息化建设的过程中，由于其对该项工作缺乏足够的重视，导致企业或單位内部缺乏足够的管理人才，且现有的工作人员自身也缺乏足够的专业素质，由此而影响着现代企业或单位档案管理信息化建设的水平与质量;再加之现代档案管理人员自身缺乏足够的专业服务意识，由此导致其在实际工作中缺乏足够的工作热情与积极性，极大的影响着档案管理信息化建设工作的顺利进行，进而对相关企业或单位整体的运转与发展造成影响。

3）信息化建设与管理水平较低。在现代档案管理信息化建设的过程中，为了对该项工作水平与质量进行保障，相关人员需要具备足够的专业知识与技术能力;不过，由于传统观念等因素的影响，现代企业或单位内部的方案管理工作大多由年龄较大、知识水平较低的人员进行担任，这些人群对新知识与技术无法做到充分吸收与掌握，极大的影响着档案管理信息化建设水平的提高，并在另一方面影响着现代企业或单位的进一步发展[3]。

4 加强档案信息化建设与管理的具体措施

1）加强档案管理信息化理念的提高。当前时期，为了加强现代企业或单位内部档案管理信息化建设工作的开展，管理理念发挥着极为重要的作用，为此，相关人员需要引进外界优质理念与资源，以此来加强自身管理理念的提高，同时提高对档案管理与信息化建设工作的了解与认识，明确档案管理工作对企业单位运转与发展的重要意义，以此为基础加强档案管理及信息化建设水平的提高，进而为相关企业或单位的进步与发展奠定基础。

2）加强相关人员专业素质的培养提高。众所周知，高素质专业人才在任何一项现代工作中都发挥着至关重要的作用，并对工作水平与质量进行充分保障;因此，在现代档案管理及信息化建设工作进行的过程中，相关企业或单位的管理人员需要加强现代先进技术与设备的应用，以此来对档案管理人员进行全面、系统、专业化的培养，强化提高其自身的专业素质与技术水平。

3）加强档案信息化管理制度的完善。通常情况下，为了对现代档案管理工作的水平与规范性进行保障，还需要具备相应的管理制度，以此来对现代档案管理人员日常工作进行规范性管理，为了实现这一目标，相关企业或单位需要先对自身经营运转的状态与特点进行了解，根据有关部门的政策制度，并结合原有的管理制度，以此来制定出更加科学高效的档案管理制度，确保在最大程度上避免不良问题的出现，进而促进档案管理水平与质量的提高。

4）加强档案信息化管理水平的提高。除了以上措施之外，在现代企业或单位进行档案管理的过程中，相关人员还需要加强档案信息化管理水平的提高，为此，相关人员可以借助计算机与网络信息等现代技术的应用，引进外界优质资源与内容，丰富自身的知识水平，同时加强其对档案信息化建设等工作的了解，以此来为后期的档案管理工作奠定基础，进而推动我国档案管理与信息化建设领域的健康发展[4]。

5 总结

综上所述，随着时间的推移，我国各行各业都得到了极大的发展，而在这一过程中，各个企业或单位在运转过程中产生了大量的数据信息，这些信息能够准确反映出企业单位日常运转与发展的过程，为此，相关人员需要加强档案管理工作的开展，以此来对档案信息进行收集管理，并结合现代先进技术与设备的应用，加强档案信息化建设，确保在最大程度上提高档案管理的水平与质量，进而推动社会整体的进一步发展。

参考文献

[1]陈丽娟.浅谈新时期人事档案管理信息化建设的几点思考[J].当代旅游，2018，000（010）：1-1.

[2]张丽丽.档案信息化建设与档案管理的探索与思考[J].人力资源管理，2018，000（003）：P.443-444.

[3]刘丹.对“互联网+”思维下档案信息化建设模式的几点思考[J].河南科技，2019（17）.

[4]苏兆贝.“互联网+”思维下环卫档案信息化建设的几点思考[J].兰台内外，2019（29）：5-7.