数字化档案管理工作的实践与探讨

闫亚祥

摘 要：随着时代的不断进步与社会经济的高速发展，数字化时代的到来带动了各个行业快速进步。档案管理作为一项复杂且对工作质量、效率要求相对较高的工作类型，也需要结合时代发展，引入先进技术，构建数字化档案管理模式，以适应时代发展。本文将结合实际情况，对数字化档案管理工作进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供宝贵参考与借鉴。

关键词：数字化;档案管理

现在全球已经进入信息化时代，世界各国都面临着信息化变革，在此背景下人们的生活和工作方式也发生了颠覆式的改变。对于档案管理工作来说，其要想跟上时代的步伐就必须也要实现信息化、数字化突破。所谓档案数字化指的就是档案由传统的纸质实体档案向数码影像电子档案转化的过程，数字化档案不仅能完整的记录事件内容，还便于资料的储存，在很大程度上减少了资源浪费，降低了制作储存成本，但同时数字化档案也面临着档案安全性和数字真实性和完整性的方面的威胁和考验，一旦出现问题会给单位和个人造成严重的影响。因此客观，全面的认识数字档案，做好档案数字化管理工作，是相关管理技术人员需要重点关注的问题。

1 档案数字化管理的优势

1.1 提高了档案管理工作效率

通过对档案进行数字化管理，可大幅度提升档案管理工作效率，弥补了以往档案管理模式的缺陷和弊端，将人员从繁重的工作压力中解脱出来。首先，通过对档案进行数字化管理，实现了对纸质档案管理的全面升级，同时也缓解了纸质档案管理机械操作繁琐、复杂的问题。其次，在现代社会发展中，档案资料数量越来越多，尤其在当前的信息化社会背景下，以往的档案管理模式并不能满足当前实际发展需求，而通过档案数字化管理，则可大幅度提高工作效率，更好地满足现代化发展需求。最后，通过档案数字化管理，更加容易凸显档案等应用价值，例如，可实现对档案的快速检索，节约了档案应用和管理人员的时间。

1.2 提高经济效益高

随着我国经济的快速发展，我国出现了庞大的信息储量，之前我国使用落后的办公方式进行办公，使得二者之间出现了明显的矛盾。在此之前我国档案管理工作通常使用粗放型模式进行办公，当办公人员无法及时处理庞大的信息量时，常常采用扩充办公人员和增加办公经费这两种方式进行处理。这使得企业的成本大幅度增加。而将数字化技术应用到档案管理工作中有效地解決了这个问题，因为数字化档案管理不再使用以传统纸质为载体的档案信息，而是采用新型的机读档案。这一改革不但缩减了保管档案费用，而且在很大程度上节省了占地使用面积。使企业的开支有效降低，从而大大提高了企业的经济效益。同时采用这种方式为查阅资料提供了便利，减少了重复印刷带来的纸张浪费以及其他人员开支。

2 事业单位数字化档案管理工作存在的主要问题

为了适应当前时代的发展，事业单位已经基本上实现了数字化档案管理，虽然在一定程度上提高了工作效率，但事实上仍然存在一些问题，影响档案管理数字化进程。首先，设备滞后。目前大部分事业单位所采用的计算机、影印机、扫描机，不管是使用时间较长，更为主要的是在功能上也存在一定的滞后性，数字化档案管理的实现，对软硬件设施的要求都相对较高，而设备的滞后性，将直接影响到数字档案的保存，是档案管理数字化的重要阻碍。其次，大部分档案管理人员的年龄偏大，对于数字化的接受程度相对较低，还有一部分则是非管理专业出身，一人身兼数职，缺乏管理经验，但年龄较小，需要事业单位在这一人才任用、培训方面加以重视。再次，精细化管理工作仍待完善。目前，事业单位中大部分档案仍然是纸质档案，以书面形式充分显现，这些档案存储时间较为久远，无法完全录入到计算机中，需要结合实际情况，采取有效的对接方式，保证纸质档案与数字档案的准确对接。最后，事业单位的档案管理系统与自动化办公室之间无法实现紧密对接，这也就使得单位档案管理、自动化管理系统之间缺乏管理规范，不利于档案管理工作的数字化发展。

3 做好档案数字化工作的相关措施

3.1 加强档案计算机建设

近年来随着信息技术的发展，数字化信息资源逐步取代了传统的文献信息资源，特别是在互联网大范围普及的环境中，任何人、任何时间在任何地点储存资料信息都变得有可能，因此为了适应时代的发展，使档案管理工作能够跟上社会的发展步伐，要尽快加强档案计算机建设。在知识信息化时代，建立档案数字化服务中心的最终目标是要实现档案内容智能化、检索服务快捷化，信息传递网络化的全新档案管理系统。因此，档案建设管理部门应该加快数字化加工步骤，有计划的建设全文信息数据化，逐渐实现档案文件的公开式计算机查询。

3.2 做好数字化档案精准管理

与传统档案管理相比，数字化档案管理工作更为简单、方便、快捷，但是对细节的重视程度却有所提高，若是数字化档案文件没有得到有效处理，就很有可能会导致文件丢失、损坏，影响档案管理质量。因此，在今后事业单位必须要展开档案的精准化管理。一方面，应该完善管理制度，对档案管理的书面化、全面化、同步化、专业化给出具体的要求，而文件从形成、收集、整理、审核、归档、移交的各个环节，其工作规范、内容都要更为明了;另一方面，要设立专职档案员的这一职位，同时，明确岗位的工作原则与职责范围，配合责任追究制度，一旦发现问题应追究责任人的工作疏忽，避免到时候出现责任推诿的情况，同时，能够促使人员之间形成相互监督的工作氛围，为精准化管理的实现打好基础。

3.3 完善档案管理安全体系

首先，要提高风险意识，积极做好应对档案数字化风险的准备。要想实现档案数字化安全体系建设，必须先实现档案管理人员的安全思想建设。因此应该提升档案管理人员的安全意识，使他们将档案安全管理工作作为档案管理的首要任务去完成。另外应该让档案管理人员充分了解档案出现风险事件的后果，了解档案数字化管理风险的重要性，在日常工作中在思想、知识、技术等方面做好准备，从根本上保证档案数字化管理工作的安全。

3.4 提升档案管理人员素质

档案管理人员是档案数字化工作的主要操作人员，他们的工作能力和个人素质对档案数字化工作的效果有直接的影响。首先应该改变管理人员的传统老套理念，让他们发自内心的接受新型数字化管理模式。其次，要对档案数字化管理人员进行定期的职业能力培训，提升他们的计算机操作能力，保证他们能够熟练的应用计算机进行工作。最后，要重点提升档案管理人员的职业素质，提升他们的保密意识，从源头做起维护档案的信息安全，提升电子档案的信息安全性。

4 结语

综上所述，就是档案数字化管理工作的主要内容和重点注意事项，完善我国档案数字化管理还有很长的一段路要走，相关人员应该不断寻找、完善档案数字化管理方式，只有做好档案数字化管理工作，才能更好的发挥出档案的实际效用，才能更好的为社会服务。

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