档案管理数字化建设提升档案管理水平

摘 要：档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作，是企业管理的一部分，做好档案管理是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。针对目前档案管理数字化程度低、利用效率低等现状，通过加强档案数字化建设，不断地更新档案管理观念，探索新的档案管理方式，提高档案管理水平。

关键词：档案管理;数字化;提升

1 档案管理现状

随着社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，档案管理数字化的要求也越来越高。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，覆盖面很小，很难跟上现代经济和社会的发展进程。同时，档案信息资源的经济价值和社会价值也难以得到充分实现，更难适应当今社会管理日趋数字化的大形势，传统档案的保管利用方式越来越受到局限，因此加快推进档案管理数字化对提高档案管理水平日益重要。

目前的电子办公系统中，诸如文件的起草、签发等运作过程都在计算机和通讯线路中进行，如此形成的档案，其归档、保管以及利用方式与纸质载体档案的归档、保管以及利用方式有很大差异。目前，我们对档案数字化适应较差，缺少相应的管理软件、设备、人员以及针对性的制度。

1.1 档案管理软件、设备缺乏统一性

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，开发的软件不能相互兼容，并且缺少文件检索和档案管理一体化的综合管理系统。由于现用的办公系统与档案管理系统不能相互接洽兼容，造成电子文件不能直接归档，只能按照老的模式打印归档纸质文件，这大大增加了工作量，也降低了工作效率。另外，随着信息化的加快，现在办公完全依赖电子设备、网络，大家对电子档案的利用需求增多，纸质档案的借阅已经不能满足工作需要，这种不能利用电脑完成档案管理、提供档案利用的方式，严重影响了档案管理水平的提高。

1.2 档案管理人员缺少数字化管理经验

由纸质档案到电子档案的变化，预示着档案工作者将面对更多的机读形式的档案。把档案利用者需要的档案信息系統地提供出来是档案人员重要责任，为了保证提供档案信息更价值，在提供利用的过程中必须有一个选择的过程，因此要求档案管理人员要有较高的知识和技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。

1.3 档案管理基础工作标准化规范化仍需改进

档案管理数字化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆（室）存档案案卷质量不高，基础分类不统一，各类档案相容性不强，这就造成馆（室）存档案数字化后无法与软件匹配挂接。同时，对于创新性的数字化管理工作，档案管理上缺少统一标准，无法全面实施、推广统一，一定程度上制约了档案管理数字化的发展。

2 档案数字化建设

2.1 以“创新的思想、现代化的管理手段”作为档案管理的出发点和落脚点

我们在传统的纸质档案工作模式下，形成了固有的思想，对于数字化存在诸多疑虑和顾虑，即便后来开展了档案数字化建设，也仅仅停留于表面，仅仅是对馆（室）存纸质档案进行了简单机械的数字化，并没有真正理解档案数字化建设的意义。档案数字化是一种创新性的、现代化的档案管理手段，也是社会和经济发展下的必然趋势，不能够适应档案数字化，掌握电子档案管理，就是一种档案资源的浪费。档案数字化建设是信息技术发展的必然需求，国家对信息资源开发重视程度的提高也推动了档案数字化建设。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，知识经济时代对档案管理工作提出了更高的要求，这就需要档案管理逐渐由传统管理手段向现代管理手段转变，由传统管理理念向现代管理理念转变，同时将数字化贯穿于管理实践中。因此，档案管理人员必须加强思想建设，提高思考认知，要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理数字化需要，为企事业发展提供良好的服务。

2.2 以“档案建设标准化、工作效率高效化、服务效果最优化”为目标

档案记载着社会发展各历史时期进展的全过程，汇集着丰富的知识。随着经济和社会的发展，档案在现代化建设各领域中发挥的作用越来越大，查询利用的频率越来越高。档案数字化建设，是在档案管理的活动中全面应用计算机、扫描、数据库等技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用，是一个新生事物，这就要求我们形成标准化的管理模式，制定相应管理制度，贯穿于档案管理全过程，始终坚持标准化建设目标。

传统档案的存储载体以纸质居多，纸质档案要存储记载丰富的、大量的档案信息资源，其数量、所占的空间是十分庞大的，因此造成档案管理人员承担许多繁琐、重复的工作，严重降低了档案工作效率。档案数字化出现之后，不但为归档工作提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，利用计算机、网络等现代化手段来管理档案，减轻了档案管理人员的劳动强度，将档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来，可以集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，增强了工作效率，提高了工作质量。

在知识经济时代的当下，现代网络系统文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。

档案管理的最终目的是提供利用，为社会发展提供服务。档案数字化的出现不仅改变了档案的管理方式，也改善了档案的利用方式。随着计算机网络的发展，档案数字化的需求越来越强烈，人们对电子档案的利用需求也越来越明显。一份档案数字化后，可以在数字化管理平台上供给所有需要它的人随时利用，通过计算机网络传输，使直接查阅利用成为可能，免去了利用者查档的奔波之苦，扩大了档案的利用空间，更好地实现档案利用。

综上，在信息化迅速发展的当下，档案管理数字化也终将取代传统的管理模式，成为档案管理的主要手段。虽然档案数字化工作是一个庞大的系统工程，在建设中我们会遇到各种各样的困难和挑战，但我们一定要提高对档案管理数字化的认识，增加对电子档案管理的责任感，采用规范的管理方法，不断探索研究新的方法，加快档案数字化的进程，改善档案管理现状，进一步提升档案管理的水平。

作者简介

赵蕾，本科，经济师，2011年毕业于中国石油大学（华东）计算机专业，现在中国石化管道储运有限公司邹城输油处从事档案管理工作。