与时俱进 企业档案管理变革出效益

摘 要：从事档案工作近三十年，目睹社会发展，时代的变革，档案管理也在社会大潮中与时俱进，管理上的革新为企业降本增效做出了一定的贡献。

关键词：借阅制度;变革;电子借阅

从档案管理科学化模式传统企业走进档案管理基础薄弱的科技领先设计单位。本人毕业当年1992年7月入淮南矿务局档案馆工作，淮南矿务局档案馆为国家一级企业档案馆，负责机关单位各处室的文书档案管理的立卷归档和接收工作，提供机关各处室的借阅利用，人事部门的已故档案的接收，负责地方煤炭史的编撰和企业修志工作，负责下属42个矿厂企业的档案室档案管理业务指导，负责煤矿基建单位的基建资料的收集并参与竣工验收工作，以及馆藏档案的鉴定销毁工作，档案种类齐全多，档案业务范围广，是企业办社会的经济模式的产物。

2000年，计算机遇到2000年问题，又叫千年虫，又叫电脑千禧年千年虫问题，或千年危机，就是在某些使用了计算机程序的智能系统（包括计算机系统、自动化控制的芯片等）中，由于其中的年份只使用两位十进制数来表示，因此，当系统进行（或涉及到）跨世纪的日期处理时（如多个日期之音的计算或比较等），就会出现错误的结果，进而引发各种各样的系统功能紊乱甚至崩溃，因此，从根本上说千年虫是一种程序处理日期上的bug（计算机程序故障），而非病毒。千年虫问题危机的顺利过度是计算机技术和互联网技术的里程碑。

2000年7月，进入邮电设计企业工作，从传统的企业改革前的经济管理模式的企业档案馆管理业务里走了来，参与到科技领先企业档案室达标国家科学技术事业国家二级档案管理的工作中。并圆满达标。从此邮电设计院的档案管理工作在具有国家二级标准的档案管理模式下运转着。

由于计算机技术发展和更加深入广泛的应用，当时的通信设计企业刚刚从手工机械制图转向用电脑软件CAD制图，十年间印刷出版技术水平不断提高，出版设备经历三到四次的更换，每一次都是技术变革。每一次都会带来设计产品数量骤增。

档案管理工作者归档整理借阅等档案管理工作日益繁重，再固守档案管理的旧模式，已经满足不了生产工作的需求。革新管理模式，做好服务支撑，势在必行。

一、通信设计企业产品档案借阅的变革

变革之前，1、假如你要借一本设计，首先，你要先到档案室，通过档案管理人员把那本设计找到，才能填写借阅单，再从档案室走出来，需要找到院长、分管院长、生产经营部负责人、档案室管理部门负责人签字，一次借阅签字，往往楼上楼下要跑几个来回遍，甚至，还不可能一次性的把全部领导找到。最终目的，可能只是为了把自已已经交付出版归档了的纸质设计拿出去进行设计评审。2、刚入职的设计人员，为了学习前辈的设计经验，多跑跑路，多见见领导，在跑路和见领导的过程中，熟悉了领导，熟悉了环境，得到了磨练，感受还是不错的。可是，一旦，半年之后，出徒成师，已经开始负责单项设计，或担任总负责人了。设计任务压身，设计交付日期紧迫，百忙之中，为了拿出自己已经出版的设计，到处奔走，真的会叫苦连天，牢骚满腹。3、院长行政事务繁忙，各种决策，大会小会，生产和管理，恨不三头六臂。还要面对诸多设计人员的设计借阅签字，至于什么设计，何时参加会审？不需要亲自把关，也没有实在意义。

改革就是要担当，改革就是要革新，革新就是要删繁就简。

变革后：设计产品档案的内部借阅一律只需要，并且仅需要部门领导和档案管理部门负责人签字即可。

科技飞速发展的时候，任何迟钝，都会把你扔到云层之外，还要把自己装在套子里，裹在真空里么？通信企业档案管理再墨守陈规，恪守教条，何以能让企业领跑经济，引领社会？要做领头羊，一定要甩掉一切束缚，奋勇向前，做时代的急先锋，开拓者。

二、2010年之后，通信设计企业大生产平台得以全面使用，设计生产效率得到飞速的提升。这时的借阅流程完全电子化。1、设计人员可以从不必要的人际交往中解脱出来，在电脑中从事设计的同时，便可以点击和观察借阅流程的进展，流程流到部门主任处，完成审批后，即可以调取该设计的电子档案。2、电子档案的提供利用，为档案人员节约跑动签字和到档案室等待档案管理人员调档的时间，而且，调阅方便快捷，数据读取灵活，大大提高了设计生产效率。3、集团系统内统一生产平台的建立，首先集团系统内部数据实现共享。也为整个国家建立大数据数字社会奠定了基础。

未来，国家要全面打破壁垒，拔掉数据烟囱，构建高层次的，統一的数据共享交换平台，实现跨业态的合作，延伸数据范畴。当然，一定的保护还是需要的，未来国家，在知识和资源共享的基础上，加快完善信息保护立法，构建信用共享环境，尽快明确个人信息权的法律地位、权利属性，以及个人信息的收集使用原则。民法典的颁布和实施，会进一步推进我国在金融、通信、电子商务、教育、医疗卫生等重点领域，制定个人信息的行政法规和部门规章。

分久必合，合久必分，当快速发展时期，就要抢占领地，丝毫不得怠慢，当大局已定，社会财富得到了一定的积累的时候，我们再完善细节。档案管理也是这样，要与时俱进。

参考文献

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[4] 高玉洁，张艳彦.论高校图书馆借阅制度改革[J].农业图书情报学刊，2009，21（6）：99-101.

作者简介：孟庆梅（1968-06-），女，汉族，籍贯：安徽亳州市，学历：大学本科，档案馆员。