提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

许风臣

摘 要：伴随我国当前经济与科技的稳定发展，各个企业在发展的过程中都得到一定的改进。办公室文秘是办公室里面很重要的一个职位，占据了一个非常重要的地位。在办公室的日常工作中，办公室文秘的工作任务是最繁重、最核心的。因此，相关部门应该重视办公室文秘工作，保证其有较高的工作质量和水平。办公室文秘工作者要做到工作认真负责，加强工作责任感，把学到的专业知识更加恰当地在工作中使用。

关键词：提高;办公室;文秘工作质量;水平;有效策略

【中图分类号】C931.4  【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）18-0247-01

引言

在我国经济实力逐渐壮大，科学技术不断创新的今天，文秘许多事务性工作看似简单、琐碎繁杂、微不足道，其实其责任重大，其工作水平的好坏直接影响整个办公室、乃至整个机关事业单位的工作效率，甚至影响组织和领导的形象，故不容小觑。随着社会经济、政治、文化的发展，办公室文秘工作应与时俱进、不断更新工作理念与方式，努力提高整体综合素质，全面提升工作水平，以适应新形势发展的需要。

1 辦公室文秘工作质量提升的重要性

在一家企业之中，办公室通常是集管理工作和行政工作为一体的主要场所，其主要承担各项行政管理工作，不仅需要及时向上级对各项工作的开展情况进行清晰汇报，还需及时向下级明确传达上级的命令和任务，同时，必须对每一个细节进行有效处理。除此之外，办公室不仅需要对企业内部的各项工作以及各方面工作人员之间的关联性进行有效协调，还需要对外进行经济交易以及相应的沟通工作。由此可见，办公室文秘工作人员的工作质量能够对企业内部的管理水平产生直接影响，所以需要企业增加对文秘工作的重视，并采取相应的措施促使其工作质量不断得到提升。

2 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

2.1 健全办公室各项规章制度

文秘人员是办公室对内和对外的一扇窗，是工作形象与精神面貌的综合体现。建立并不断完善办公室各项规章制度，是提高办公室文秘工作水平的前提，一则为文秘人员提供工作指南，二则也是一种可激励文秘人员工作热情强有力的组织保障和政治保障，完善文秘人员入职、培训、管理等各项规章制度。详细来说，依据其工作岗位和职位的需要，主要有招聘、入职、管理、人员调动、培训、薪资发放、经费管理、档案管理、文件管理、印章管理、卫生管理、考勤管理以及内部安全管理等各个方面的制度完善。对于每个文秘人员来说，首先应该树立服务意识和大局意识，严格遵守办公室关于文秘工作岗位的各种规章制度，一定要遵规则、遵制度办事，立足工作岗位，扎扎实实把本职工作做实做细做好，从而提升办公室文秘工作水平。

2.2 增加文秘工作者的数量

文秘工作者的数量少是企业和政府机构文秘工作进展缓慢的主要原因。人员太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就无法正常进行。这就导致了很多办公室文秘的工作每天都完成不了，工作任务堆积如山。让大部分文秘工作者都望而却步，感到巨大的压力。但是文秘工作的人员数量增加的数量不要太多，因为人员太多，工作者的工作效率就会降低，这样就难以发挥每个人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合适的数量，以更好、更有效率地开展工作。

2.3 科学规范地撰写工作总结

文秘人员撰写工作总结是文秘工作中的一项重要工作。当前文秘人员要深入总结工作中存在的问题和不足之处，通过对比分析、差异性分析，将在工作中总结出来的创新点和经验，写在工作总结内容上。通过每月坚持写工作总结来提升自身的写作能力，此外，可以快速完成领导交办的各类写作任务。

2.4 提高文秘收发工作细心程度

收发工作是一项工作内容繁杂而且日工作量大的工作，要提高文秘收发工作人员的细心程度，无论在资料文件的收集、整理、保存、转发还是工作业务转达方面，都要做到事无巨细，要严格按照工作流程去按部就班工作，对细节的把控要细心，对接收的资料文件做好记录并分类保存，对需要转发的资料文件类别、数量，部门要做好细致的划分，及时送达，并做好转发记录，不能漏发、少发，保证单位各项工作事业有序开展。

2.5 强化与各部门之间的联系

文秘人员要正确处理办公室与各部门之间的关系，企业各部门为了实现自身部门的利益，通常会与办公室产生一些纠纷和矛盾。在执行公司的管理政策时由于政策的部分内容会影响到业务部门工作的开展，以及影响到业务部门部分人员的个人利益，进而会导致业务人员抵触政策。因此文秘工作者要与业务人员进行充分沟通，加强与业务人员之间的协作，避免在执行公司的政策制度时产生扯皮现象。

2.6 强化对专业技能的训练

通常情况下，文秘工作的难度各不相同，所以要求办公室文秘工作人员具有较高的专业水平。因此，企业、机关等工作单位应该专门规划部分资金用以开展文秘工作人员的专业技能培训工作，促使文秘工作人员的知识理念不断更新、专业技能水平不断提升。同时，对于文秘工作人员来说，在其自身获得了思想的更新和技能水平提升的情况下，也能够促进工作质量和工作效率不断提升。

2.7 优化工作效率

首先，在实际的文秘工作落实过程中，要充分考虑到待处理事件的整体性特征，继而注重选择最为合适的操作方法，以求能够实现“事倍功半”的效果。其次，注意工作的计划性。企业办公室的文秘人员要养成超前意识，继而落实到具体的工作中去。在开展每一天的工作之前，要将一天的任务量一一罗列好，按照工作性质、轻重缓急等相关特点，来完成分类。将需要先完成好的任务，提前准备好相关事宜，方能行之有效地提高最终的办事效率。当然了，企业的办公室每天都有新的工作任务，亟待完成。因此，要将这些任务有机地插入到事先制定好的工作计划表中。要让企业办公室的文秘工作具有极佳的弹性特点，避免过于死板地依计划表进行。

结语

在办公室内部开展文秘工作，对于提高办公室的行政管理工作效率具有重要的意义。文秘通过起草文件以及传达文件，监督政策文件的执行，做好各类会议工作。此外，公司要给文秘人员开展必要的培训，以提升文秘工作者的工作能力。

参考文献

[1]许小宁.提高办公室文秘工作质量和水平的途径[J].今日财富：中国知识产权，2019（3）：153.

[2]林先华.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略研究[J].才智，2017（09）：283.