广西某通信企业采购供应商管理体系构建研究*

汪其 刘枚莲

1 桂林航天工业学院 国有资产管理处,广西 桂林 541004; 2 桂林电子科技大学 商学院,广西 桂林 541004

供应采购是采购管理中的重要环节，通信企业的供应商种类繁多，数量庞大，且各供应商参差不齐，因此，如何处理好降低采购成本与保证供应商利益两者之间的关系，对于实现双方互惠互利，合作共赢具有十分重要的作用。本文以广西某通信企业采购供应商管理为例，结合企业自身实际特点，构建如何科学合理的供应商管理体系以加强供应商管理，从而降低采购成本，提高采购效率，进而不断提升企业的竞争力。

1 广西某通信企业供应商管理现状及问题分析

1.1 采购管理过程

目前，广西某通信企业采购品类管理的基础较为薄弱，在缺乏相应的数据采集的情况下，供应商选择模型尚较为单一。其主要表现如图1所示。

图1 采购管理过程图

1.2 供应商管理过程诊断

对该通信企业采购供应商管理的寻源、认证、选择、评估、激励、监控等六个主要方面进行诊断评估，各个过程存在的主要问题有：

(1)寻源：供应商寻源方式较为被动，来源较为单一，以供应商看到招标公告主动上门招标，企业未形成主动寻源机制，未建立供应商名录支持。

(2)认证：以采购阶段的认证为主；有相应的流程及要求，执行不够严密，存在一定随意性；其次，在认证过程中，大多供应商提供的认证资料不完整，且公司在执行过程中未形成有效认证机制，执行以人为判断为主，无法达到公平、公正，主观意识较强。

(3)选择：采购品类定位缺失、缺少相应采购策略，供应商指标完善，但模板化；采购策略不明确，供应商数据不完善，尚不支持供应商选择策略的制定。

(4)评估：没有系统支持，全手工操作，时间跨度大，一年一次，不够及时有效；缺乏信息化支持，无法形成即时的、常态化的评估机制和数据抓取。

(5)激励：给予优秀供应商付款优先，不合格供应商第二年不准入，第三年再考虑；缺乏基于数据库的全面的分级激励的有效机制与规范。

(6)监控：监控目前以质量监控为主；无相应监控机制和标准、监控工作不完善。

2 构建供应商管理体系

针对前文提出的供应商管理过程中的相关问题，结合该通信企业的实际，基于动态管理、分类管理，集成管理的思想，构建了广西某通信企业供应商管理体系。

2.1 加强供应商审核，建立动态管理过程，保证寻源管理

在供应商审核时，采用客观判断法对供应商进行量化的考核和审定，组织包括质量、工程、企划、采购等专业人员参与的全面审核。采用的方法主要有调查法、现场打分法、供应商绩效考评、供应商综合审核、总体成本法等方法。

另外，在实际工作中，还引入了总体成本控制的方法。降低供应商的总体成本而达到一个新的水平，从而降低采购价格。该企业组织了由公司采购部门、物资管理部门、工程部门、财务部门等多部门人员共同组成的审核小组，重点审核和评估供应商，全面分析了所选供应商的财务状况，核算了采购成本，找出可以降低成本的环节和过程，并提交给供应商，督促和要求供应商进行实施。

通过相关优化方法的运用，实施优化措施，不断改进流程。目前，审核供应商主要采用如下流程进行：

首先，进行市场详细调研分析，搜集供应商信息及相关资料。通过实地走访、市场调查、产品试用和询问相关企业等方式对供应商的生产规模、市场分布、产品质量、产品价格等信息进行收集，全面反映供应商实际情况，并通过详细收集掌握的供应商真实资料，公正客观的审核和评价供应商。

其次，确定审核评价指标。将供应商的实际情况与企业所采购物品特点结合起来考虑，针对待审核和评价的供应商，客观的、有针对性地建立实际的审核评价指标，避免人为主观因素的干扰，同时，同类供应商的审核指标应该相同，保证公平、公正。

再次，成立审核小组。按照不同种类的采购物品成立相应的审核小组，考核小组人员包含使用部门、采购部门、纪检部门、财务部门等相关人员，对于技术类供应商，还应包含相关工程技术、研发类人员。对于统一标准物品或采购金额较低的产品，为确保物品能快速到位，确保及时性和实效性，可由采购人员自行组成审核小组；对于非统一标准品或金额较大的物品，由综合小组来审核和评价采购物品。

最后，综合评分。通过综合评分的办法来进行供应商审核。权衡各个审核指标的重要性，审核小组研究制定出审核的标准及对应的权重，并依据标准及相关调查资料，给出相应的分数，最终完成各供应商审核工作。

同时，通过建立供应商寻源库、准入库、基本库，基于需求、品类、订单实现供应商三大库全过程动态管理，并呈现“全过程活水过滤”状态，如图2所示。

图2 供应商动态管理过程图

采用动态过程，使得该企业在选择供应商的时候，能更加完备、简洁，对供应商的各个情况有全面的了解，其管理库的可重构、可扩充性较强，针对指标内容上的变化，可具体对管理库进行修改、增加和删除，动态选择合理供应商。

2.2 供应商管理模块化，保证认证、评估过程

对供应商采用模块化管理，可实现客观可比性，选用可量化的指标，不受主观因素的影响，不易产生理解偏差，数据来源真实可靠，保证评价结果的真实性和可比性。

首先，将供应商的资质、财务状况、服务能力等指标作为选择供应商的刚性指标，审核供应商综合能力，同时在刚性指标达标的基础上，对原材料等物资、物料进行测试。比如：光传输通信中原材料中的水纤膏、阻水缆膏、聚乙烯等原材料采购，我们需要对不同供应商提供的聚乙烯等原材料进行测试，对比各项参数，选择性价比最高的，登记其资料与信息。其次，在供应商管理过程中，开展动态评价行为，采用价格、到货周期、质量、服务、公开招标等具体评价因素，综合评价供应商的产品工艺、产品价格、运输服务等，选择最优供应商，满足采购需求。最后，在供应商后评估阶段，通过企业概况、财务资信、组织结构、管理水平、产品体系等信息，采用模板分析对比供应商，计算不同供应商评估分值，并依据评估分值选择高级别供应商，为今后的采购工作提出依据。

另外，我们通过增加《供应商约谈记录单》《供应商处罚通知书》等方法，对供应商产品进行检测和约束，做到有错就罚，严格要求供应商对产品质量把关。

2.3 供应商供货、配送环节优化

为了保证供货、配送环节能够按时供货，按需供货，采用以下优化方法：

(1)强化项目物资供应分析，重点做好通用类物资的需求收集、库存预测、物资供应。保持与供应商的联系，及时了解产品供应市场的变动，通过增减采购需求及采购需求频次，保证物资供应，保持合理的库存容量。

(2)严格要求供应商建立高效的客户响应机制，按时供货，按需供货。

(3)深化供应商供货的考核，按照物资供应商合同履约奖罚细则，做好合同履约记录表的登记工作，对于延期供货或者供应物资不合格的供应商，严格按照履约评价流程进行考核。

(4)积极主动与物资需求部门沟通，做好物资需求预估工作，细化物资供应计划，保证对需求部门的响应时效，做好内部服务支撑工作。

(5)通过精细化管理，形成以“备货完成率”“提货到车准时率”“装车及时率”“配送及时率”和“返单及时率”五个关键指标构成的时效管理体系，配送时效得到稳步提升。根据新的时效管理及考核制度，继续坚持加强配送时效的管理，提高配送及时率；配送整合是为提高配送效率，节约运输成本而在提货计划实施前进行物资方数的整合，对于同一地市物资较少的物资进行整合后再发货，满足承运商车辆调度的便利和成本节约，加强配送线路优化整合，降低配送成本，提高配送工作效率；利用物流网络和信息化技术，全面开展一体化配送集中管理；实现区内配送的全程可见、可管、可控；保障工程项目建设的物资支撑。

(6)完善补货流程的优化，实现企业与供应商之间补货信息共享,及时响应。将符合补货条件的信息传至采购部, 补货单信息中须与正常订单有不同的信息标示；采购部比照正常订单的配、送流程，通知供应商完成配货和送货。

3 结束语

本文研究通信企业供应商管理，分析了目前存在的问题，从加强供应商审核，建立动态管理过程、供应商管理模块化、供应商供货、配送环节优化等方面构建了供应商管理体系，为加强通信企业内部管理提供参考。