对高职院校政府采购项目档案管理工作的思考

汪敬

[摘  要：政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等。包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各种记录。它是对政府采购全过程的真实反映，是政府采购活动的重要见证。采购人和采购代理机构在组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料，都应归入政府采购项目档案管理。采购人和采购代理机构应加强项目档案的立卷、归档工作，保证档案资料的真实性和完整性。本文对高职院校在政府采购项目档案管理工作中存在的问题和对策进行了分析，以供有类似情况的高职院校共同交流和探讨。

关键词：高职院校;政府采购项目;档案管理]

政府采购项目档案管理工作是高职院校档案工作的重要组成部分，作为采购人，对政府采购项目档案进行科学、规范化管理有助于保证档案资料的完整性和系统性，能够为今后的采购工作、处理各种质疑、投诉和接受监督检查等提供客观真实的数据和法律依据。

1政府采购项目档案管理工作存在的问题

1.1政府采购项目档案管理工作基础薄弱

政府采购项目档案是随着政府采购工作应运而生的，是一种新兴的档案。虽然在2014年修订的《政府采购法》中第四十二条对政府采购档案进行了规定：采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年;各地也相继出台了政府采购档案管理办法，但政府采购项目档案管理依然没有统一的制度规范，具体到档案的收集、分类、立卷、保管、查阅和销毁等各项工作没有统一的标准。政府采购项目档案管理基础仍较为薄弱。

1.2政府采购项目档案管理缺乏制度规范

规范的制度是政府采购项目档案管理工作顺利开展的基础。目前，一些地方虽出台了《政府采购项目档案管理办法》，但是没有制定相关的政府采购项目档案管理制度，如：政府采购项目档案的收集、保管、利用和销毁等制度。我院现行的档案归档范围里只有XZ15里提及到了5万元以下物资采购的招投标文件，保管期限为30年，针对新兴的政府采购项目档案既没有相关的制度规范，也没有明确的分类方案、归档范围和保管期限，这就导致了档案的收集整理、分类立卷、归档保存等工作缺乏制度保障、分类依据和和归档标准。

1.3专业人员缺乏，现有的档案管理人员素质参差不齐，管理质量差

由于档案队伍建设没有得到加强。目前，档案科的专职档案人员和兼职档案人员都缺乏专业的背景和理论知识，素质参差不齐，政府采购项目档案归档工作经验不足，且缺乏专业的指导，更多时候是自己在摸索，导致政府采购项目档案管理质量差。

1.4政府采购项目档案收集不齐全，影响档案资料的完整性

因为没有明确的归档范围和政府采购项目档案目录，在收集档案资料时，存在漏收，少收的情况。比如，投标文件、评（标）审报告、采购人对评标结果的确认文件等。

2做好政府采购项目档案管理工作的对策

2.1制定完善的政府采购项目档案管理制度

档案管理制度是档案管理的准则。高职院校作为采购人，应加强采购项目档案的立卷、归档、保管、利用和销毁的管理，积极制定政府采购项目档案管理规章制度，使政府采购项目档案归档工作有章可循，做到归档有依据，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，移交有记录，实现档案管理工作的制度化。

2.2明确政府采购项目档案分类方案、归档范围和保管期限

为规范政府采购项目档案管理工作，高职院校应在制定政府采购项目档案管理制度的基础上，明确采购项目档案的分类方案、归档范围和保管期限。严格遵循保持文件之间的有机联系、科学分类、方便查阅的原则，结合具体的采购方式，统一归档内容或目录，做到归档有范围，立卷有标准，保管有期限，实现档案管理工作的规范化和科学化。

2.3积极引进专业人才，提高政府采购项目档案管理人员的专业素质

高职院校应加强档案队伍建设，一是积极引进档案专业管理人员，充实档案管理队伍，二是定期对现有档案管理人员进行业务培训，提高其业务水平和职业技能，内容包括有关政府采购方面的法律法规、政府采购项目档案管理办法、政府采购档案管理规章制度等。必要时可组织相关人员进行政府采购项目档案管理专题培训，在通过技能培训，提高相关人员的理论水平和业务素质，采购活动结束后，经办人员应及时收集第一手資料，并在项目合同签订、交付验收完成后，把政府采购项目相关档案一并移交给档案管理人员，使之能及时整理汇总。档案管理人员应熟悉政府采购相关流程，对照政府采购项目档案归档目录，积极主动催收遗漏的档案资料，确保档案资料的完整性和系统性。

总之，政府采购项目档案管理工作是学院档案管理工作的重要组成部分，作为一种新兴档案类型，高职院校应该从根本上加强对这项工作重要性的认识，及时制定政府采购项目档案规章制度，明确科学的分类方案、归档目录和保管期限，并加强对相关档案管理人员的业务培训，实现政府采购项目档案管理工作的制度化、规范化和科学化。

参考文献

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[5]政府采购档案管理（搜狗百科）.