行政单位人力资源档案管理现状及应对策略

文/福建省宁德市霞浦县人力资源和社会保障局 韦雪荣

随着我国经济的不断发展，社会各部门也纷纷加强改革力度以适应新时代的发展潮流。在科学化、信息化和技术化愈发重要的今天，人力资源档案管理工作的重要性逐步凸显出来，而这一部分的工作在行政单位同样也非常重要。人力资源档案管理是行政单位档案管理的基础工作，做好这一部分工作可以提高人事管理效率，保障各项管理工作的高效运转。因此，加大对行政单位人力资源档案管理的研究力度，形成专业性认识是我们当下阶段开展工作的重要方向。

一、人力资源管理解析

（一）人力资源管理概念。现代人力资源管理亦简称为管理，主要是指在既定的战略目标下，相关部门对其内部人力资源进行一系列的采集、配置、培养、开发和利用等工作。人力资源管理概念最早出现于企业中，而后这种先进的管理模式逐步延伸到事业单位乃至政府工作部门。政府部门也成立了专门从事人力资源管理的相关机构，这有利于提高人力资源管理的效率，保障人才队伍建设的高质量。

（二）人力资源档案管理的作用。政府行政部门开展人力资源档案管理工作主要有以下几点作用：1.有利于提高行政部门内外员工的整体素质和个人素质。行政单位内部的人力资源管理一般来说主要包括了内部招聘和外部聘请两个基本方面。这与当下阶段社会企业从事档案管理工作的基本理念拥有很强的相似性。所谓内部招聘主要是指充分挖掘行政单位内部那些适合从事档案资源管理的优质人才。外部招聘主要针对面向整个社会层面和各大高校采用某种特殊的方式（如公务员考试）聘请相关人才。综合分析这两种人力资源的开发模式，内部聘请可以节约行政单位的工作时间，例如不需要面试机构在完成人才招聘后花费时间指导新人熟悉工作。而外部招聘来的员工虽然需要加强培训以适应工作节奏，但是作为外来者，这些新力量的参与能够直接为部门内部带来新的活力，引发行政单位内部的鲶鱼效应，从而激励每一位员工保持高水准的工作状态，这对行政单位整体工作效率的提升是非常有帮助的。2.有利于行政单位合理规划人力资源。在行政单位人力资源档案管理的工作中，首先要做到的一点就是通过整理人事档案合理划分各项人才的专业工作方向。这有利于行政单位接下来开展相关规划的制定。例如，行政单位每年都会面临老员工退休和新员工加入的情况，档案管理部门加强对这些方面的工作关注，有利于行政单位决策层及时掌握单位内部档案管理工作的实施情况，把握人才流动状况，从而为单位接下来一段时间的工作规划的制定提供重要的参考依据，这也有利于行政单位行政效率的不断提升。3.有利于行政单位实施针对性培训。加强员工培训以提高工作效率不仅是当下阶段企业开展工作的重要内容，也是新时代建设服务型政府应当具备的重要项目。加强对行政机关工作人员的培训力度可以保障他们提升工作能力，树立服务意识。而要真正获得这种效果，在开展培训之前，就要充分了解每一个参加培训员工的实际情况和个人诉求，这也就是针对性的培训。具体来讲，我们通过人事档案管理可以得知行政单位内部每个员工的受教育背景、年龄、主要工作经历这些关键信息，而这些信息的获取可以为培训部门提供第一手资料，为他们正确认识每一名员工做好准备。只有正确认识受训员工的基本情况，才能保证培训工作充分落实到位。

二、行政单位人力资源档案管理现状

当下阶段行政单位的人力资源档案管理主要存在两个方面的问题：

（一）管理机制的滞后性。行政单位人力资源档案管理模式是从社会企业的档案管理中吸取的经验，而且考虑到行政单位与社会企业存在的诸多不同，所以在行政单位加强档案管理的过程中必须要结合自身特点走出一条专业化道路，不能原封不动地照搬企业的档案管理机制。当下阶段，行政单位在人力资源档案管理方面存在的一项最大问题便是滞后性，先进的管理理念和管理机制无法真正传达到行政单位的档案管理日常工作体系中。管理机制的滞后性主要体现在两个方面：首先，档案管理观念落后且具体的操作过程不规范。在行政单位，从事档案管理的工作人员以及负责档案管理的领导阶层并没有深刻认识到档案管理的重要性，只是把它当作一种统计行政单位内部所有工作人员的基本信息的一种手段而已。角色定位方面出现的偏差也就导致他们对这一项内容的重视程度不够，进而在实际操作环节只追求大致符合和基本完成，不会处理好所有的细节工作。其次，管理机制更新速度缓慢。与社会企业不同，行政单位具有较强的稳定性。在国家政权力量的支持下，行政单位本身所面临的竞争环境和风险意识都是相对淡薄的。即便在档案管理的过程中表现出一定的滞后性和误差，整个行政部门也不会因此受到非常严重的影响，这与社会企业档案管理是不同的。企业为了追求经济效益，必须保障自身的每一项工作都不能变成短板，但是行政部门却不需要面临这种非常激烈的竞争趋势。因此在档案管理机制选择上，很多工作人员的工作态度不够积极，而领导层的创新意识和改革意识也有待提高。

（二）档案管理人力资源开发使用不合理。档案管理人力资源的开发和使用没有达到最优效果也是当下阶段行政部门档案管理的一个重要问题。人力资源开发不合理主要表现为两个方面：首先是上文提到的招聘环节。行政单位从事档案管理的人才招聘主要由内部和外部这两种方式，在内部聘请过程中，同事关系、朋友关系这些因素对招聘的影响非常大。在进行内部招聘时，如果应聘者和招聘者的关系比较好，那么就可能会对应聘者打开绿色通道；反之，如果应聘者和招聘者二者之间平时所处的关系并不融洽，招聘者便有可能提出一些苛刻条件以阻挡应聘者进入档案管理工作部门。这种情况的发生很容易导致有实力的人进不去，而进去的人未必有实力的局面。在外部聘请环节，当下阶段我国行政单位的招聘方式仍然以考试为主，考试成绩的高与低将直接影响外部应聘者有没有机会进入行政单位参加工作，但是应试教育模式也存在弊端，考试成绩高与工作能力强这二者之间并不是完全对等的，所以应试教育的外聘模式不能保障能够吸收优秀人才的进入。其次是培训环节。行政单位在培训新人方面一般采取的都是以一名老员工带领一名新员工的一对一的辅导方式，老员工虽然工作经验比较丰富但是其教学能力是否达到专业水准这一点是未知的，工作能力强但讲解能力差的老员工去培训新人所取得的效果，要想达到预期是有难度的。

三、提升行政单位人力资源档案管理的策略

为了提升行政单位人力资源档案管理的效率，我认为可以从以下三个方面着手开展工作：

（一）管理机制的更新。更新管理机制是提高行政单位人力资源档案管理效率的制度保障。只有拥有了先进的制度，档案管理工作才会被注入新的活力。管理机制的更新首先要加强行政单位与社会企业的合作力度。那些在社会上生存发展了多年的优秀企业，必然有着自己的生存之道。而管理机制正是支撑一家企业在日趋激烈的社会竞争中能够生存并进一步壮大的重要保障。行政单位可以派遣档案管理工作人员和领导层到本地区的优质企业参观学习，借鉴他们新型的管理模式。在此过程中也要充分注意结合行政单位的具体实际情况实现创新。例如当下企业在管理中比较青睐的“996”模式（工作时间为9:00—21:00，一周工作6天）可以作为行政单位的研究对象，在对这种管理模式进行深入研究后，行政单位的考察团也要结合本部门的实际情况，例如每周双休是国家法定，而六天的工作制度自然而然就会涉及加班问题，所以要结合行政部门人力资源档案对所有员工的实际情况展开研究分析，从而把这种既符合时代发展潮流又充分结合行政单位内部实际情况的新型管理模式真正落实到档案管理的每一个方面。

（二）合理开发档案管理人力资源。合理开发档案管理人力资源同样也需要落实到人才招聘和人才培训这两个方面。首先是人才招聘方面。在内部招聘的过程中，行政单位应当避免单一的招聘模式，同时也要对面试官的权力作出制约。比如可以规定：内部招聘分两期进行，而在面试官的选择上要保证有3位面试官且在面试过程中同时出席。关于应聘者的面试结论也需要3位面试官共同协商决定，采取少数服从多数的原则。通过这种方式尽可能保证内部招聘环节的公平性和公正性。除此之外，每一次内部面试结束后，面试官都要根据实际的面试情况写一份面试报告，在报告中详细阐明求职者之所以被录取或被拒绝的原因。通过这一系列的操作保障行政单位档案管理人才吸收的合理性。而在外部人才招聘方面，行政单位可以直接聘请那些在企业内从事多年档案管理工作的有经验的人才，这也有利于为部门注入新的活力。其次是培训方面。行政单位对档案管理人员的培训，应当注意完善整个培训流程并实现培训流程的科学化和正规化。例如，首先要组建一支高质量的培训教师团队，这也是实现培训流程正常的基础。每当部门内有新人加入时，培训者要结合新人档案的基本信息进行针对性培训。这样不仅可以帮助新人及时适应工作环境，同样也有利于增强其工作能力，以最快的时间进入正常的工作状态，而这对行政单位各项工作的开展和规划建设都能产生积极作用。

四、结语

时代的发展不仅催生了各行业的变革，同时也对各个项目（工作）的开展提出了更高的要求。人力资源档案管理的实施必要性和开展重要性在今天愈发突出，科学合理的档案管理模式可以提高人力资源开发效率，实现行政单位人才队伍建设的高效化。因此，我们必须正视人力资源档案管理过程中出现的系列问题，分析其原因并明确其解决之道，才能促进这项工作的良性发展。