完善人事档案管理 提升医院人力资源管理水平

文/大连市中心医院 周淑芬

我国医疗机构不断加大人事改革的力度，推动医院人事档案管理工作的改革和创新，使整体管理水平明显得到改善。现阶段人事档案管理还有一定的不足，人事档案存在以假乱真的现象，更改年龄、填写虚假工作经历，甚至是学历造假，这些因素都将导致人事档案失去其使用价值，扰乱了人事档案正常的管理秩序，人事档案管理人员审核不够严格，职业素质参差不齐，这些问题都需要人事档案管理部门进一步的努力，加大改革创新的力度，为医院人力资源管理提供准确、真实的人事档案作为工作上的参考。

一、 医院人事档案管理对人力资源管理的作用

（一）人事档案参考方面的作用。医院良好的发展，离不开人才的建设，人才建设是医院管理过程中非常关注的问题，人才的识别需要人事档案管理的协助，通过查阅人事档案，可以对人员进行全面的了解，包括了人员的工作经历、学习经历、技术水平等，在医院需要人才时，人力资源通过人事档案的查阅，寻找适合本岗位的人才，为每位工作人员提供公平的成长机会。由于医院对人才的渴求，医院加大了医疗人才培养的力度，与人才引进的方式相比，使用医院的人事档案，内部选择最合适的人选，也是一个非常好的选择方向。

（二）人事档案在调整薪资结构上的作用。我国在实施医疗机构薪资结构改革后，医院对现有薪资结构进行了调整，新的薪资结构将医院的实际运行情况进行了融入，以医院工作人员的职称、学历、工作年限作为薪资评定标准。工作人员的个人信息，都在人事档案中有所体现，人力资源管理部门通过查阅工作人员的人事档案，对每位工作人员进行薪资的调整，除此之外，还应进行综合的评价，包括工作人员的技术水平、工作贡献等，对人员薪资进行科学的调整。通过合理的薪资调整，激发工作人员的工作积极性，为医院留住更多的有用人才。

（三）推动医院人力资源管理的发展。社会经济的发展，使医院整体医疗水平得到了很大的进步，由于同行之间竞争也较为激烈，医院在市场经济的带动下，谋求进一步的发展，需要全体工作人员的共同努力。人力资源的合理配置，优化医院人员的结构，为医院的发展提供助力，对医院的人员、技术、设备进行合理的分配，建立医院的特色科室，借助人事档案对人员进行全面的了解，明确人员的专业特长以及工作经历，为医院选择专业的人才，分配到相应的岗位上。职工各项技能，随着时间的变化，也会有所不同，这些在人事档案中都有清晰的记录，人员在职期间受过什么培训，学习新的技能，在工作中取得了新的成绩等，人力资源通过人事档案，了解每位工作人员的变化，实现人力资源配置的科学发展。

二、医院人事档案管理面临的问题

（一）人事档案的完整性。人事档案的完整性是档案管理的原则，对于有价值的文件材料，经过整理归档到档案中，不断地完善档案内容的建设，但是在档案查询时，部分档案完整性缺失，导致档案信息的使用价值被削弱。档案信息中，描述较多，相关的证明材料较少，现阶段的文件材料较少，原始文件资料比例较大，个人的专业技能、工作成果、医疗贡献方面的资料较少，这些资料的缺少或者是遗失，不能完整地体现人员的综合素质和职业技能，降低了人事档案的参考价值。

（二）人事档案的真实性。人事档案的真实性，是人事档案的核心价值，只有真实的档案，才是档案管理的真正价值的体现，使得档案具有开发利用的价值。人事档案真实性容易出现问题的地方主要有年龄、工龄、学历等，在这几个方面比较容易造假，会出现年龄与实际工作经历的不符，学习经历与工作经历互相冲突的状况，人事档案的真实性，直接降低了档案的利用价值。

三、 利用人事档案提升医院人力资源管理水平的方法

（一）管理观念的转变。医院人事档案管理部门要转变档案管理的观念，要对人事档案管理有一个全新的认识，档案管理不仅仅是文件资料的管理，更是医院人员的管理，档案管理人员可以利用人事档案，挖掘潜在的人才，使人才得到合理的分配，在合适的岗位上发挥最大的价值，人事档案信息要确保真实性和完整性，在实际工作中，医院要具有全员的人事档案管理意识。第一，工作人员的人事档案管理意识，在入职后，要将个人档案移交至人事档案管理部门。第二，人事档案管理人员要具有甄别档案信息的意识，对新提交的档案进行调查和研究，确保档案的真实性和完整性。第三，医院领导要具有人事档案的管理意识，为档案管理部门提供资金和制度上的支持。档案管理观念的转变，除了确保档案管理的正常秩序，还要将人力资源管理中的一部分内容纳入人事档案管理中，对能反映医护人员的职业素质的相关材料进行归档整理，同时还要具有时代赋予的特色，比如，在新冠肺炎防治期间，医护人员的突出贡献，在人事档案中要进行信息的归档，在档案信息中突显医护人员的奉献精神、职业道德、职业的使命感和责任感，以及职业技能在这一关键时期的具体展现等，为医院档案提供一笔宝贵的信息资源。

（二）人事档案的真实性管理。医院人事档案在管理时，要以真实性为原则，如果人事档案失去了真实性，档案信息就没有任何的使用价值，档案管理也将失去价值。有些人事档案会出现数据不准确的现象，比如，一个人工作经历，时间上会出现冲突的现象。部分人员简历会有造假现象，比如，提早上学，虚报年龄，使得原始材料与后期资料存在不吻合的情况，更严重者，会有学历造假、工作经历造假的现象，这些都需要人事档案管理者的专业能力，可以及时地去伪存真，确保档案信息的真实准确。医院在进行人事档案审核阶段，要对人事档案进行全面的调查，以及原始文件资料的完整收集，通过学历查询网站进行学历的查询，与人员前期工作单位取得联系，获得真实的工作经历。

（三）人事档案动态管理。医院人事档案在以往的管理中，注重人事档案文件的管理，忽略人事档案管理的作用，在档案管理中处于被动工作的状态，不去主动搜集人事档案的文件资料，管理方式比较单一。在现阶段人事档案管理工作中，要具有动态管理的理念，体现医护人员的从业经历，以及技术水平的变化，人事档案管理部门要将档案动态管理理念灌输到档案管理工作人员的思想中，在人事档案中突出表现人员的特点，包括技术水平、擅长的领域、科研成果等内容。

1.个人特色。在人事档案管理时，加入个人特色的内容，例如，个人的性格特点、对待病人的态度、病人的满意度，或者医院的各项考核评价，医院对个人的奖励等。在人事档案中体现时代的特色，在特定的社会背景下，医护人员的突出贡献，或者是发生重大医疗事件中个人的突出表现，在医疗技术改进等方面具有的特殊贡献等。2.适度加入医院的医疗水平。根据医院的实际情况，如果医疗技术水平与其他医院有一定的差距，可以派遣人员进行学习，对疑难杂症持续跟进，了解治疗的进展状况，在治愈后，对病人进行追踪调查，将派遣人员的学习和研究进展在人事档案中进行体现。3.动态管理的实施。对相关人员的档案进行动态的管理，将学习经历、职称资料、奖惩、党团、工作经历等，进行统一的整理和归档，档案归档后，要对人员进行后续的追踪，发现新的档案文件资料要及时地收集，实现人事档案的进一步完善，动态管理后，通过查阅人事档案，就可以了解到这个人的详细情况。

（四）人事档案管理氛围的营造。在医院营造良好的人事档案管理的氛围，建立医院人事档案文化，将人事档案管理与人力资源管理进行工作上的衔接，同时构建两者的管理文化，与医院的精神文明建设一起，构建一个和谐的医院文化，将人事档案管理文化在医院内部进行宣传，增强医护人员档案管理的意识，营造一个良好的人事档案管理环境。

（五）人事档案管理人员职业素质的提高。医院人事档案管理人员，一般年龄较大，主要来自医院的各个科室，档案管理专业知识匮乏。由于医院对人事档案管理工作相对不重视，档案管理的基础设施不够完善，致使人事档案管理不够规范化，人员流动较大也是人事档案管理部门所面临的问题，对人事档案管理工作的良性发展有很大的影响，所以人事档案管理人才队伍的建设是现阶段人事管理部门的工作重点。第一，提高人事档案管理人员在医院的地位，包括政治与经济方面待遇的提升，吸引社会中专业的档案管理人才的加入，新鲜血液的准入，为整个团队带来了全新的活力。第二，现有工作人员要加强档案管理知识的培训，提高档案管理人员的业务能力和职业素质。第三，加强档案管理部门基础设施建设，加大资金的投入，为档案管理部门配备最新的档案管理设备，改善档案管理的工作环境。

四、结语

人事档案管理的目的，就是为了实现其利用的价值，为医院人力资源管理提供助力。在新的人事档案管理理念的驱动下，档案管理部门要根据医院现阶段的人才结构，从人才建设出发，对人事档案进行管理，根据医院的人才需求，对医护人员档案信息进行挖掘，寻找与医院需求相匹配的人才，将医院工作人员信息依据一系列的归档标准，按照不同类型，进行分类归档，根据人力资源的需求，为其提供准确的人事档案信息。