大数据背景下文秘人员提升信息素养的思考

于 娜，李 勇

一、“信息素养”内涵的研究历程

对于信息素养的内涵，中外诸多学者已研究多年。“信息素养”概念由美国信息产业协会主席保罗·泽考斯基于1974年首次提出，他认为信息素养是“利用大量的信息工具及主要信息源使问题得到解答的技术及技能”。随着时代变化，其内涵不断丰富和发展。20世纪90年代，随着计算机应用的不断深入，信息素养在解决实际问题及辅助领导决策中的作用日益显现，其内涵也随之扩大。1989年，美国图书馆协会(ALA)对信息素养进行简单定义，认为包括文化素养、信息意识和信息技能三个层面，即能够依据既定问题快速查找信息、获取信息、评估信息、处理信息并能快速发现和使用新的信息。1999年，英国国家和大学图书馆协会将信息素养界定为“是一种意识认知，能够运用合法方式和有效技能来收集、评估、使用、管理、整合和创造信息与数据……”可以看出，这与美国图书馆协会对信息素养的定义比较类似，都是将信息素养从过去的单一文献检索技能扩展到基于问题解决的信息发现、组织、评估和利用的能力。国内，对于信息素养的研究最早可见于1989年熊扬华对其的定义，他从企业经营的角度提出信息素养为“在实践中加工、传递和利用信息的一种潜能”；1993年，谢德荣首次提出“专业课教师应当具有足够的信息素养并能够充分运用”；1995年，金国庆首次提出了“信息素养教育”模型。2000年之后，有关信息素养的研究逐年增多，相关论文数量也逐渐增多，并于2014年左右达到高峰期。

随着研究的深入，目前学界对信息素养的主流认识为：信息素养是人们在现实生活中信息应用方面的综合表现，主要包括信息意识、信息知识和信息能力三个方面，它既包括认知层面上的内容，也包括技术层面、操作层面和能力层面上的内容。即：主动寻求和应用信息的意识、查找分析和评估分享信息的知识、高效获取和整合创新信息的能力。

二、大数据背景下文秘人员提升信息素养的思考

大数据背景下，机关文秘人员必须顺应时代发展潮流，改变传统观念和工作方式，努力提高信息素养，提高辅助决策能力和水平。

(一)树立信息意识，优化知识储备

信息意识，即对信息的敏感程度，表现为对所关心事物或信息的观察能力、分析能力、判断能力及创新能力。信息意识是人们产生信息需求、自觉寻求信息并利用信息的动力和源泉。在当今“信息大爆炸”背景下，面对丰富而纷杂的各类信息，文秘人员必须树立信息意识，将日常各种公文、请示、报告等材料进行快速分析处理、精准筛选出有意义、有价值的信息并及时提供给领导。而信息意识的培养，离不开丰富的知识储备和合理的知识架构。为此，文秘人员必须树立终身学习观念，不仅要学习书本上的自然科学和社会科学知识，还要深入研究单位现状及行业前景，深入了解基层工作及民意民生，深刻体会领导意图及思维方式，学习借鉴他人成功经验及典型做法，只有这样，才能练就敏锐的信息洞察能力，进而精准发现问题，科学分析处理信息。

(二)转变工作方式，提高工作效率

从事文秘工作，既需要深厚的理论知识，又需要丰厚的实践能力。新形势下，办公自动化等各类信息化平台的广泛运用使文秘人员的工作方式发生了巨大变化，大量烦琐的日常工作趋于智能化、规范化。为此，文秘人员必须顺应形势需求，熟练掌握日常办公软件的运用和使用技巧，为提高工作效率奠定基础。

一是熟练掌握信息化办公技能，提高办公效率。如熟练运用各类办公设备，精通其使用及简单的维修方法；熟练运用办公平台，提高文件流转效率，实现文档管理程序化、系统化；充分发挥其自动化功能，统筹网络会议安排、提高网络协同办公效率等。

二是熟练运用计算机软件进行文字处理、信息查询、数据统计和分析等工作，不断提高自动化办公系统的运用能力。

(三)加强数据运用，提高参谋水平

为领导出谋划策是文秘人员的基本职能之一。与传统意义上的主观决策不同，大数据依靠全面、完整的数据与事实进行分析预测，决策依据更全面客观，决策结果更科学精准，决策过程更注重各要素之间的关联。依靠大数据进行决策，可在很大程度上提高决策的精准性、科学性，大大降低决策过程及结果的主观性、盲目性和不确定性。为此，机关文秘人员要积极适应领导决策模式的转变，加强对决策数据的分析、处理和运用，提高辅助决策水平。

一是要注重数据间的关联。大数据挖掘技术可通过深度分析事物之间隐蔽的联系来获得更多的认知，并可以运用这些认知捕捉现在和预测未来。因此，文秘人员辅助领导决策时，要学会用数据说话，并充分运用好数据关联分析方法，找到事件要素之间的线性或非线性关联，为领导提供更科学、更适用于实际情况的决策方案。

二是思维方式要从精确思维向容错思维转变。当面向海量、即时数据进行决策时，绝对的精准不再是主要目标，适当忽略微观层面上的精确度，容许一定程度的错误与混杂，反而可以在宏观层面拥有更好的洞察力。因此，文秘人员应从全局出发，统筹谋划，为领导提供全面、系统的参谋建议。

(四)增强安全意识，主动防范风险

大数据技术快速发展的同时，所带来的信息安全问题也得到了广泛的关注。因为大数据技术是把双刃剑，既可用来挖掘数据价值，方便人们工作和生活的各个领域，又可被心存不轨之人用来搞破坏。大量看似毫不相干的非涉密信息通过深度分析后，就可能从中判断或者推导出涉密信息。为此，机关文秘人员必须牢固树立信息安全意识，坚决履行岗位职责，主动防范风险，保障信息安全。

一是培养政治敏感意识，提高信息判断力。对各种网络信息应具有基本辨别、分析、筛选的能力，不盲目相信、不盲目传播。

二是完善制度。严格的管理制度是做好保密工作的重要前提。保密制度应结合本单位具体情况而建立，并且应将相关责任落实到人，做到责任有源头，落实有保证。

三是坚持原则，保持底线。坚持职业原则，不为金钱、物质所动。明确传播范围、程序，坚决做到“不该说的绝对不说、不该做的绝对不做。”对于日常各类机要文件、讲话、会议记录及领导个人敏感信息，都要坚决保守，不可大意。处理重要信息时必须沿用传统保密工作的经验方法，严格遵守其调取、使用程序，防止数据外传造成相关损失，不能为了一时方便而违反操作程序。在日常生活中要保持思想上的高度警惕，绷紧弦儿，不在家人、朋友面前谈论机密内容。

四是加强技术防范。现代化办公方式日益普及的同时，也为信息安全带来了一定的风险。如各种电脑病毒的袭击、恶意程序对系统漏洞的攻击等。为此，文秘人员必须与时俱进注重提高自身信息技术与网络安全防护技术水平，加强计算机病毒防范及计算机犯罪活动相关知识的学习，最大限度降低网络信息风险隐患。