医院档案管理中存在的问题和对策

吴星

（靖江市人民医院，江苏 靖江）

0 引言

医院的档案是伴随医院的发展而慢慢积累起来的各种文字、音像、实像等信息材料，不仅包括患者的病历资料，而且还包括医院内部的行政资料。医院档案客观、真实地记录了医院的历史与发展状况，为医院发展的研究提供了可靠依据。伴随时代的发展，医院档案管理的需求也不断发生变化，在新时期下，医院档案管理显得尤其重要。

1 医院档案管理的重要作用

医院档案真实、客观地反映了医院的历史与发展状况，不但记录着医院的整个发展历程，而且也体现了事实的真相。对于医院来说，档案管理如同一个见证者，对于医院的发展而言具有非常重要的作用，其主要体现在以下方面：第一，医院档案是对医院各时期医疗业务、科研教学、设备投入、建设规划、人事变动、财务收支等活动的真实记录，通过查阅医院档案可清楚地了解医院的历史变迁，分析医院的运营状况与发展情况；第二，医院档案可为医疗纠纷的处理提供可靠证据，确保医疗案件的解决公平、公正；第三，医院档案为医院管理人员提供了借鉴资料，医院领导通过翻阅医院档案能全面了解医院的基本情况，并凭借此做出科学、合理的决策；第四，医院档案中的人事档案记录了医院职工的基本情况，反映了医院职工的业务能力、政治表现、医德医风等，这对于人才招聘、人事选拔来说具有非常重要的参考作用，提高了医院人事调动的科学性；第五，医院档案记录了医院各时期所获取的荣誉、研究成果，通过对其进行专题分析可制定医院的未来发展规划，以推动医院的稳定、健康发展。

2 医院档案管理中存在的问题

2.1 档案管理意识薄弱

医院档案管理是一项具有强基础性和综合性的工作，其不仅需要档案管理部门人员的努力，而且还需要医院全体职工的配合。但受传统管理观念的影响，现多数医院的档案管理均存在管理意识薄弱的问题，不仅仅是档案管理人员自身，就连多数医院职工均认为医院档案不过是记录了患者病情的资料而已，用过之后便无多大用处，档案管理人员虽然都会收集档案，但却未充分利用档案。甚至有部分医院将档案资料堆放在仓库长时间无人管理，致档案资料变成废物。医院领导层也忽略了对档案管理的重视，认为医院的病历档案管理工作较为简单，不具备较高的技术性，且档案在诊断患者病情时用过就无过多的利用价值，忽视了其对于医疗、教学、科研、医疗纠纷、医疗质量、医院管理等方面所起到的作用，也正是因为不重视，而未配备专业管理人员与管理设施，这严重影响了医院档案管理的进一步发展。

2.2 管理人员的综合素质偏低

管理人员是医院档案管理的生力军，直接影响着医院档案管理的质量与水平。依我国病历档案管理工作的相关要求，每一百张病床就应配备1名专职的病历档案管理人员。但就现实而言，受医疗卫生改革的影响，再加上我国医疗事业正处市场经济状态，当前很多医院的档案管理工作人员配备还未达到此要求，且多数医院的档案管理人员为兼职人员，一人身兼数职，自然无法做好专业的管理工作，且部分管理人员缺乏必要的责任心，同时兼职人员也只能进行简单的病历档案收集、整理、装订、编码、用袋、装袋、上架等工作，部分医院甚至是用的医院本身或是外聘的退休老年职工，这些人员可能连最基本的病历档案收集、整理工作都无法很好地完成。部分医院虽配备了专门的档案管理人员，但却缺乏档案专业知识背景，无档案管理工作经验，致医院档案管理工作的效率偏低[1]，使得档案管理工作难以实现深层次的发展。此外，档案管理人员的流动性较大，严重影响了档案管理的系统化发展。

2.3 档案管理制度不完善

制度是管理的保障，对于医院档案管理而言也不例外，医院档案管理需要一套完善的管理制度作为支撑。但就现实来看，很多医院虽然不断更新改革管理制度，却忽略了档案管理制度的更新，档案收集范围、方法、程序不适应进入新时期的档案管理需求，档案管理制度的可操作性较低，档案归类不规范、借阅未及时归还等问题层出不穷，甚至有人利用管理漏洞私自篡改医院档案，这不但会影响医院档案管理的发展，而且还会影响医院的整体发展。

3 医院档案管理中存在问题的解决对策

3.1 加强档案管理意识

医院档案记录了患者的真实情况，反映了医院医疗业务的管理水平，也为医院医疗纠纷的解决提供了法律证据，是临床科研的第一手资料，对于医院日常管理而言非常重要。作为管理人员，务必要加强对医院档案管理意识，尤其是医院领导层，应特别重视医院的档案管理，转变自身档案管理理念，充分认识到档案管理对于医院整体发展的重要推动作用，将医院档案管理纳入医院议事日程当中，发现问题应及时解决。加强普及档案管理相关知识，定期举办医院档案管理知识讲座，以提高医院全体职工的档案管理意识，使医院全体职工均能主动配合医院档案管理工作。另，要加强对医院档案管理基础设施的投入，适当引入先进科学技术与设备，包括用于档案管理的照相机、摄像机、扫描机、打印机及相关计算机硬件与软件系统等，重视人才的引进与培养，确保医院档案管理能满足时代发展需求，实现医院档案管理的与时俱进。改变传统的档案管理方式，充分利用现代化科学技术与设备来提高医院档案的利用率。如可将一些影像与数字资料录入计算机中，这样既可节约仓库空间，同时也延长了这些资料的保存时间；建立医院局域网，使医院其他职工能通过申请权限的方式自助阅览电子档案；利用微信公众号为医院患者及广大群众定期推送各类档案信息。

3.2 提高管理人员综合素质

为顺应现代化发展的潮流，满足现代化发展的需求，现医院的档案管理模式已逐步自原来的“重收集，轻管理”转变为对档案进行全方位利用的模式，而为能充分利用医院档案，就要求档案管理人员具备专业的管理素养，不仅要具备一定专业管理知识，而且还要能熟练运用计算机，同时还应具备一定医学知识。为此，在对医院档案进行管理的过程当中，应不断提高管理人员的综合素质。首先要加强引进专业技术人才，尽量招聘一些拥有强档案专业管理能力，同时又能掌握一定计算机技术的复合型人才，为医院档案管理队伍注入新的活力，引入新的管理概念；其次要加强对现有档案管理队伍的建设，采取“请进来，走出去”的方式，一方面邀请院外档案专家与业务骨干来院授课，让档案管理人员能迅速了解医院档案管理的最新规定与要求，另一方面可组织院内医院档案管理人员赴先进地区或先进医院进行参观学习，以提高医院档案管理人员的专业素养与综合素质。

3.3 不断建立健全档案管理制度

建立完善的管理制度是医院档案管理工作顺利开展的前提。在实际工作当中，医院档案管理应依医院实际业务情况与档案管理实际需求，结合我国档案管理相关法律法规，如《档案法》《保密法》、地方的《档案管理暂行规定》等[2]，制定出一套与本院特色与实际需求相符的档案管理规章制度，包括档案管理的归档、保管、移交、销毁等工作，如《档案保密管理规定》《档案借阅与归还办法》《档案归档制度》等[3]，从业务、行政、党务等方面为医院档案管理的执行提供制度保障，促进医院档案管理工作的顺利进行。加强对档案管理各环节的控制，要求各环节均能依规范办事，建立台账管理制度，细化制度各规范与要求，为档案进行统一管理，实现档案管理的整体化和系统化[4-6]。此外还要建立完善的档案管理考评制度，明确档案管理考评内容与标准，包括管理人员的平时的工作情况与培训情况，将档案管理责任落实至每个工作人员身上，使档案管理工作人员能更加重视档案的收集与保管[7-8]。

4 结束语

总而言之，医院档案是医院发展历史中的精华部分，见证了医院的发展进程，也为医院未来发展规划与重要决策的制订提供了有效历史依据，是医院的重要资源。加强对医院档案的管理，一方面要提高管理人员的管理意识，尤其是医院领导的管理意识；另一方面要不断加强对管理人员的专业培训，以提高管理人员的专业素质；此外，还要逐步建立健全管理制度，为医院档案管理提供制度保障。