企业存货采购内部控制的重要性及对策建议

王文轩

摘要：存货是制造企业重要的实物资产，存货在企业的周转包括采购、仓储、生产、再次仓储和销售五个环节，其内部控制对企业降低运营成本和提升盈利能力非常重要。本文对制造业企业存货采购内部控制的重要性和现阶段存在的主要问题进行了分析，并提出了改进建议。

关键词：制造企业; 存货采购; 内部控制

一、制造企业存货采购内部控制的重要作用

存货是制造企业的重要实物资产，，是生产的起点，存货在制造企业往往经过采购、仓储、生产、仓储、销售五个环节，将采购、仓储、生产、销售、财务等主要生产经营部门紧密联系在一起。因此，存货的管控在制造企业的内部控制中显得尤为重要，而存货采购环节的控制是源头，其重要性主要体现在资金占用和企业盈利能力两个重要方面。

内部控制

从资金占用角度看，制造企业存货金额较大，在资产总额中占比很高，企业存货占企业总资产的比例大约为50%.由此看出，存货是企业重要的流动资产对企业资金影响很大，甚至决定着企业资金链的安全。如果不根据市场需求来制定企业的销售计划、生产计划和采购计划，盲目大量地采购和生产，势必造成存货的大量积压，积压的存货滞销，影响资金及时回笼，增大资金使用成本，增大财务费用，降低企业的盈利能力，严重时甚至有引发资金链断裂的危险，直接将企业推向生死存亡的边沿。

二、制造企业存货采购内部控制存在的主要问题

1. 原材料等存货采购量与生产销售不匹配

企业采购计划与实际 需求偏离较大，导致原材料等存货采购量与生产销售不匹配。

第一，企业预算编制流于形式。未认真进行市场调研，企业战略目标定位不准确，导致销售计划偏离实际情况，影响生产计划的制定，从而影响采购计划的准确性。

第二，缺乏行之有效的预算调整机制。市场环境变化时，企业没有及时捕捉到相关信息，并及时调整自己的销售策略，同时调整生产计划和采购计划，使采购计划与实际需求不相符。

2. 企业缺乏行之有效的存货采购内部管控制度，不相容职务未相分离

（1）采购环节不相容职务存在未相分离的问题

采购环节不相容职务未真正相分离。有些不相容岗位由同一人担当，有些岗位虽然分离了，但相关人员也可以串通，影响供应商的选择，操控采购价格，给企业产品生产质量及生产成本埋下重大隐患。

供应商的调研、供应商的选用、合同价格的谈判、签订合同的审批、采购订单的申请、采购订单的审批、货物验收、采购订单支付审批等不相容职务未相分离。

（2）企业缺乏行之有效的存货采购内部管控制度

企业内部各部门之间未建立行之有效的沟通机制。虽然有些企业有每月定期召开生产经营会，各部门负责人均会参会，但会议讨论内容几乎固定不变，未就市场环境变化而及时修改企业预算，调整生产销售计划，导致采购计划未能及时调整，市场应对能力下降。

3. 各采购环节管控不力，导致采购成本增加

第一，在签订大框架合同时，实际采购价格与采购订单申请不一致，往往是高于采购订单申请价格，如采购审核、财务付款审核不仔细，直接增大采购成本，导致企业利润下降。

第二，在原材料等存货入库验收时，没有严格按规定检查其包装是否完好无损、检验其产品质量是否合格、数量是否正确无误，未及时将不合格的物料联系供应商退回或换货，导致不合格的物料流入生产线，产生次品、不合格产品，增大生产环节不合格品率，从而增大产品成本，降低企业利润。此外，由于未准确清点数量，也为日后存货盘点留下了后遗症。

第三，采购需求订单未及时处理，采购人员将一些采购订单集中一起采购，或为了减轻自己的工作量，减少采购次数，人为地增大一次性采购量，增大库存，导致仓储成本、人工成本、资金占用成本增加，降低企业利润。

三、加强制造企业存货采购内部控制的对策建议

1. 建立科学的决策机制，减少人为干扰因素

第一，实行企业预算管理，每年 编制下一年度的预算。为了降低库存，减少存貨积压， 制造企业按照以销定产的思路编制年度预算，根据市场行情进行销售预测，根据原材料价格变动趋势决定是否提前进行采购储备。

2. 建立科学的、行之有效的存货采购内部控制制度

制造企业存货采购环节至少包括以下几类不相容职务：供应商的考察、询价与确定供应商;采购合同的签订与执行;采购计划编制、采购业务的订单申请与审批;验收与供应商确定等采购环节岗位;采购、验收与出入库等相关会计记录;货款支付审批与支付执行。不得由同一部门，更不能由同一岗位办理完采购与付款业务的全过程。

3. 加强人员培训，增强岗位责任感，提高专业能力

采购的基本原则包括：成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竞争原则。采购人员培训应着重强调以下几个方面工作：

（1）新产品、新材料供应商的选择

对新供应商品质体系状况从产能、设备、交期、技术、品质等多方面进行评估、认证，以确保供应商自身优良，未来能满足制造企业的供货需求。

（2）与供应商的比价与议价谈判

应充分了解市场行情，从维护企业利益的角度出发开展工作，要能经受起各种诱惑和考验，防止有些供应商为了争取更好的价格，而采取不当的竞争手段。

（3）对于已经合作的供应商加强审核

为了确保供应商的稳定供货能力，应从价格、产能、品质、交期四个方面加强审核。及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升所采购的原材料品质并降低采购成本。

（4）编制采购计划。根据制造企业实际情况确定适宜的采购批次，并进行交期控制，加强与供应商、企业各部门之间的沟通协调。

参考文献

[1]胡明松.探析企业内部控制中采购管理与存货管理的业务流程[J].会计师，2015（1）：41-42.

[2]朱海红.加强企业存货管理内部控制的策略探讨[J].中国乡镇企业会计，2020（2）：191-192.

（青岛滨海学院 山东 青岛 266555）