从管理层的角度试论办公室效率的提高

摘要：本文从办公室管理层的视角探讨了办公室效率的提高的相关问题，并给出了建议。在业务能力建设方面，促进参谋能力的提升;在制度建设方面，建立高规范、高标准的制度;在人文建设方面，加强员工的心理建设;在思想建设方面，提高创新意识与创新能力;在考核建设方面，提高员工的工作积极性与主动性。

关键词：办公室;效率;管理层

办公室是企事业单位进行日常工作的轴心，它在整个工作流程和系统中担负着基础性的作用。办公室起着承上启下、协调员工与上层领导关系、联系各部门、上层发号施令等作用，是整个企事业单位联系的纽带[1]。财政部于2012年11月颁布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，目的就是为了进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制。要求自2014年1月1日起施行，并要求各类行政事业单位结合实际工作情况，梳理工作流程，建立内部控制制度[2]。因此，研究办公室效率的提高，促进办公室的高效管理具有十分重大的意义。本文主要从办公室管理层的视角来看办公室效率的提高这一问题，而不以办公室员工的视角来探讨。重点从人员、管理的角度入手，而不以办公环境的美化的角度谈，因为办公环境的要求已经基本固定化、模式化了。

一、在业务能力建设方面，促进参谋能力的提升

做办公室的工作，第一要务是发现工作重点，抓工作中心[3]。树立正确的工作意识，明确工作职责。以做好本部门的本职工作为核心。在保证自己的本职工作不动摇的基础上，再去做其他的工作。因为办公室的事务繁杂，因此一定要抓住重点，切不可跑偏了。工作要有计划性，分清主次。一定要事前做好工作计划[4]。这样才会有事半功倍的效果。

办公室的事务有辅助决策、组织会议、公文起草、信息管理、协调关系等，然而参谋决策是办公室的核心职能。参谋决策，首先要正确理解领导的想法与意图[5]，这样才能提高工作的有效性。办公室人员要始终把当好参谋助手的任务放在第一位置，做好办公室工作的补充性的一面，为领导分忧解难。这样才能切实提升办公室的成就和效率。党政机关、事业单位办公室要以党为中心，抓好信息。要围绕并且抓住党的路线、方针、政策以及本单位的中心工作，切实反映本单位的工作思路、突出成果、先进个人等，及时发现和宣传典型。塑造良好的形象，增强宣传效果，为领导的工作助力。另外，党政机关、事业单位办公室要抓好调研。要牢牢抓住当前工作的重点。积极认真搞好基层调查研究，积极为领导决策提供突破口和数据信息。不断地总结实践经验，提高办公室的参谋决策的水平。企业办公室也是一样，要想提高辅助决策的能力，就必须做好调查和实地调研。持续提高能力，提升素养。注重员工发展，提升个人工作能力。因办公室的从属性、管理性的工作性质，办公室员工既要精学，还要博学。因此，领导层应积极鼓励员工多学习，更要从任务上明确、量化员工的学习内容。比如，定期举办培训、讲座、员工上交学习心得和工作总结等[6]。

二、在制度建设方面，建立高规范、高标准的制度

办公室的工作往往千头万绪、很繁琐。随着我国经济社会的发展，办公室管理工作的制度有了一定的完善。但是有时，制度仿佛“一纸空文”，很多员工有“规定是规定，实行起来是另一回事儿”的心理。还有工作过程没有很高的规范性[7]。很多员工往往为缩减自己的工作量，耍小聪明，不规范操作，殊不知这样会酿成恶果。办公室的日常工作任务细小、繁冗，但是对规范性有极高的要求[8]。员工做事要向部门领导报备，会议准备的材料都要让领导过目审阅，要加盖办公室的印章也要经过办公室主任的同意。领导什么时间约见什么人、日程等都要提前提醒，不能遗漏。办公室有许多保密信息，不能在外面谈论…… 可以见得，办公室工作一定要依照程序规定走，办公室主任必须对员工高度的规范要求。尤其是对新员工，一定要促使他们养成规范的态度和行为方式。办公室工作和其他的工作有很大的不同，办公室工作的过程的标准化规范化尤为重要。办公室工作强调细心和严谨。办公室地位特殊，为了防止“千里之堤溃于蚁穴”的悲剧，必须规范作业。

制定制度，形成良性的运作机制。员工要遵守办公室的规章制度，按制度行事。一是形成完整的工作程序。面对繁多的日常工作，如果没有科学合理的工作流程，就很容易出现事倍功半、效率低下的情况，所以对接待来宾、接打电话、使用印章、安排会议、文件管理、档案管理、请假程序等都要明确其操作程序以及流程，以做到忙而不乱、有条不紊。二是要重视对现行政策的研究。办公室领导层要严格遵守中央八项规定、接待管理规定等制度，加强制度化建设，使员工有章可循，有章可依。特别是完善日常工作制度，明确权责分配。三是规范使用绩效考核，调动员工的工作积极性。绩效考核的内容要有激励作用，做到赏罚分明、“不宜偏私”，在工作中通过物质、精神奖励，激发员工的的工作积极性。办公室领导要时常倾听各方面的意见，善于总结经验教训，调动下属工作积极性[9]。四是管理层要提高监督与自我监督的意识，灵活地运用督察方式。良好的规章制度必须通过有效的监督将其执行到位，否则就是一纸空文，所以办公室负责人要把制定规章制度落实到位，用制度来约束人。

三、在人文建设方面，加强员工的心理建设

近些年来，社会、经济、技术高速发展，但人的心理问题也不容忽视。在办公室工作中也要注意这一点。员工心理有负担或者情绪压抑，这已成为办公室效率的一大杀手。一要注重员工的心理素质的培养。包括抗压能力、韧性、乐观的生活工作态度、宽容、坚持。要积极缓解员工的压力过大的体验、焦虑感。在工作过程中，面对不懂的问题要及时请教，切忌不懂装懂。在遭受误会的时候，心理能够承受，并且能够继续以饱满的热情投入到秘书工作中。不会因为一丁点小事，而与他人产生摩擦[10]。另外，列宁有这样一句话，“不会休息的人就不会工作”。因此，办公室工作不要过多压榨大家的休息时间，单位最好能提供一个环境优雅的休息場所。办公室领导层要以身作则，不要带给员工“低气压”的工作氛围。领导在每周例会上要注意对员工的心理疏导。二要促进办公室和谐人际关系的建立。现代人很多心理问题都是因人际关系而起的。网上有很多“同事关系比纸薄”的言论。因此，办公室领导要多组织一些团队建设活动，增强员工之间的相互信任。三是提高效率的同时要注意员工心理体验的改善。如果效率的确改善了，但是增加了员工的工作量，很多员工就会产生不满情绪。因此，要引导员工适应新的工作流程。并且要采取必要的措施来缓解员工的心理不满，比如适当地增加假期时间、增加薪酬、提高福利待遇、部门聚餐请客、节假日礼物、各种奖金、礼品券、代金券之类的。

四、在思想建设方面，提高创新意识与创新能力

有不少办公室员工所做的工作全部依赖上级的指令，只是每天忙忙碌碌地完成任务，工作十分被动。在这样机械的劳动中，很难提高效率。他们缺乏不断改进、自我提升的意识。因此，人员的持续改进的精神对办公室效率的提升有很大的关系。办公室工作必須与时俱进、注重创新，要紧跟时代潮流，要有创新意识。不能一味照搬、运用过去的工作流程、方式，如果总是凭老思想老方法想点子、做工作，往往就会成为“马后炮”。一定要紧跟时代潮流，提高创新意识与能力，在工作的各个方面和流程都要渗透创新的意识。创新是提高办公室效率的必要手段[11]。

办公室信息化建设是目前办公室改革的重要方向，已取得了一定的成效，但是往往缺乏专业的信息化运营团队。在办公室工作中，常常有这样的现象。年长的人员在待人接物、协调沟通、办事各方面比较强，但是信息化系统操作方面有一定的困难。而年轻人很擅长信息化系统操作，也愿意学这方面，并且吸收快，但是在办公室事务方面则不够老到。综合以上，提高办公室信息化建设有很大的意义。比如以办公自动化（OA）来提高办公室效率。办公自动化（OA）主要指利用信息技术来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化，是一种面向组织、针对全体干部职工日常管理的高频率应用体系。通过构建完善的管理机制，对办公室工作进程实现监管，同时对各项工作环节设定管理标准，对整体办公室工作质量实现统一监管，在确保工作稳定性的同时，还能提升各个部门的满意度[12]。

五、在考核建设方面，提高员工的工作积极性与主动性

通常在事业单位办公室中，除领导外，其余人员并没有明确的岗位职责划分，这就导致了工作中的推诿、拖拉、“磨洋工”的现象。并且，很多工作的交接不明确，出现了很多问题。可见，岗位职责分工不明是影响办公室效率提升的一大因素。定岗定人，分工明确[13]。依据罗宾斯的《管理学原理》，分工作业能明显地提高工作效率，这样可以发挥员工的特长，促进其专业化水平的提高。并且要重视团队合作。在当今时代不能单打独斗，我们谁都离不开团队合作。在工作中，要做到定岗定人，“一个萝卜一个坑”，各人做好各人的事。同时也要强调团结合作，互帮互助。因此，领导人要重视团队作业的方法。办公室员工不能只是满足于完成上级布置的任务，而要主动提出问题、主动发现问题。办公室员工要有“抢”的思想，积极主动地发现问题、研究解决问题，积极与领导沟通，有问题有发现积极上报领导，主动为领导分忧解难。

考核的目的在于彰显公平，调动员工的积极性，增强企业或事业单位的活力。因此，领导务必改掉对员工积极贡献的“闭目养神”式的传统考核方式，应重视员工积极主动的“额外”贡献，把奖金、升职等优待政策与员工的积极性挂起钩来。办公室领导要充分调动员工的工作积极性，积极促进员工由“被动型处理向主动型参与转变”，根据领导意图和指示精神自觉主动地开展工作[14]。

综上所述，办公室管理在现代企事业管理中是非常重要的一部分。而办公室效率的提升对于企事业单位都有极为重大的意义。本文分析了目前办公室工作的现状，发现了其中影响办公室工作效率的因素，并提出了能够有效提高办公室效率的措施和建议，从硬件到软件，从制度到人情，从生理到心理，不一而足。提高办公室工作效率，为企事业的发展提供良好的后勤和保障，为其创造巨大的社会效益和经济效率助力，为中华民族伟大复兴的中国梦增砖添瓦！

参考文献

[1] 张琳琳. 试析办公室行政管理工作的“角色”与效率提高[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊），2017，（09）：19-20.

[2] 范旭，高侃. 行政事业单位内部控制制度建设探索[J]. 产业与科技论坛，2017，16（24）：239-240.

[3] 蒋娜芬. 办公室行政管理工作的“角色”与效率提高[J]. 中小企业管理与科技（中旬刊），2017，（10）：15-16.

[4] 许文兵. 办公室日常工作效率的提高策略[J]. 科技经济导刊，2016，（29）：233-234.

[5] 张喜发. 如何提高办公室工作效率[J]. 邮电企业管理，1994，（12）：32.

[6] 王敏. 办公室文秘工作效率提高策略分析[J]. 办公室业务，2017，（02）：93.

[7] 高红琴. 提高高校办公室工作效率的若干对策[J]. 安徽工业大学学报（社会科学版），2003，（04）：145-146.

[8] 孙川三，夏侯雪娇. 提高高校办公室管理效益的思考[J].中国成人教育，2007，（09）：41-42.

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[10] 王涛. 提升企业办公室秘书综合素质，助力企业发展[J].山东社会科学，2015，（S2）：191-192.

[11] 杨超南.试论如何提高综合办公室的工作效率[J]. 经营管理者，2017，（08）：133.

[12] 李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究，2000，（07）：47-50.

[13] 赵靓雯.关于提高事业单位办公室工作质量和效率的探究[J].人才资源开发，2017，（16）：31-32.

[14] 曹丽.新时期高校办公室参谋辅助职能再探[J].宁夏大学学报（人文社会科学版），2009，31（04）：194-196.

作者简介：穆娜（1997-），女，汉族，陕西宝鸡人，在读文学硕士，单位：陕西师范大学文学院中国古代文学专业，研究方向：先秦两汉魏晋南北朝。

（陕西师范大学文学院 陕西 西安 710119）