新形势下办公室行政管理工作策略分析

夏桂杨

摘要：对一个组织来说，办公室如同润滑剂一般，承接着沟通各方、后勤服务等服务职能，因此有的单位内部也称为综合办公室，近些年来，随着国内外经济、组织結构的剧烈变化，如何更好地服务组织全局，更好地开展办公室行政管理工作，是值得所有行政管理人员思考的问题。本文将结合作者的行政管理从业经验来讨论如何更好地开展办公室行政管理工作。

关键词：人才培养;职能建设

引言：

在十八大会议召开以来，“强总部”的理念逐渐在机关事业单位所提出，所谓“强总部”，即是增强总部职能部门的战略规划能力、风险把控能力及服务能力，对于办公室来说，即是提高其统筹协调能力、服务能力及后勤保障能力。因此，如何提高行政管理工作能力，来实现“强总部”的目标呢。

一、建立健全办公室行政管理体系建设

没有规矩，不成方圆。若提高办公室行政管理工作质量，必须首先要完善其管理体系，建立健全工作流程、工作记录等管理规范，这样，工作人员在开展行政管理工作时才能有制可依，工作人员的年度考核、工作督促才有相关依据。具体措施为：一是建制度，针对机关的会议管理、后勤管理、伙食管理、用车管理等，通过合理的民主程序，建立相关管理要求及规范。二是明确岗位职责，划分工作权限，组织全员认签岗位职责说明书，并组织相关专项培训对工作人员进行岗位职责说明，进而层层压实责任，提高办公室整体协同效应。三是完善考核机制。使办公室内部“能上能下”，即考核优秀的人员优先升职，考核较差的人员考虑降职，避免出现干得好不好一个样的现象，从而着力督促职工奋发作为，有效提高其工作积极性，充分发挥绩效考核的绩效督促作用。

二、提高行政管理职工整体素质

人力资源是行政管理工作最重要的资源，为实现“强总部”的目标，必须实施有效的人力资源管理制度，如培训制度、招聘制度、薪酬制度、绩效考核制度等。为充分有效发挥办公室行政管理职能，可以开展下面几点工作：一是以行政管理具体某项工作为导向，如后勤、文书等职能，精准充实人才队伍，严格按照岗位需求，安排专门招聘内容，不拘一格地多方面引入岗位所需人才。二是改善培训效果。一方面积极组织人员参加专项业务培训，并根据岗位不同，设置不同的侧重点，如针对中层干部，则应重点培训小团队管理能力、协调沟通能力，针对一般管理人员，则侧重于培训其业务具体内容，以提高其行政基础工作质量。另一方面更高效地开展培训工作，为使培训更适用于机关及员工实际，在培训工作开展时，可将培训工作重心前置。做好制定培训计划前的沟通，统筹机关与员工个人发展需求，确保培训工作计划科学、有效，更容易满足职工的实际需求，提高职工对培训的接受程度。最后是在科学制定培训工作计划后，应在一定范围内予以公示，并严格落实年度培训方案，充分利用机关内外部优质师资资源，加强对职工的培养，并在年末时对培训完成情况进行考核，从而有效提高职工的综合素质[1]。

三、增加办公室的职能定位

在经济社会环境变化剧烈的今天，办公室原有的文秘、后勤服务等传统行政职能已日益满足不了机关事业单位的管理需要，因此，在机关事业单位改革的大背景下，办公室新增职能这一事项也逐渐摆上了日程。

（一）完善思想引领职能

在全民发声的自媒体时代，职工接触到越来越多的外部信息，职工通过接纳信息，势必会对所在机关与了解的外部信息进行对比，从而形成一些消极、埋怨等不利于开展工作的思想，此时，传统的思想教育方式已满足不了员工及机关单位的需求，这就要求办公室完善、提高思想引领职能，通过开展多样、丰富的教育活动，在丰富职工工作、生活的同时，引领职工的思想，汇聚职工的价值观，最终达到塑造、完善机关单位自身的文化的目的[2]。

（二）加强办公室在机关中的监察职能

在发挥办公室传统服务职能外，应进一步加强对机关其他部门的监察，收集基层真实数据，以提供给机关领导管理决策依据。一是要深入机关事业单位工作开展一线，与一线业务人员开展深入沟通，以及时掌握工作第一手资料，然后进行整理归纳，并与一线人员合作分析，撰写高质量调研报告，以供机关领导进行有效决策。二是发挥党风廉政职能。自十八大以来，随着党风廉政工作的不断深入、细化，党中央对机关事业单位的廉政工作重视程度也不断提高。在2020年，随着十九届五中全会的召开，党中央对机关事业单位十四五发展期间的党风廉政工作也有了新的要求。因此，完善办公室党风廉政职能，既是党中央的要求，也是机关事业单位的切实需要。

四、结束语

因此，随着时代对机关事业单位提出新的要求，办公室行政管理人员在高质量完成传统的服务职能等行政管理工作外，还应树立学习意识，完善行政管理机制，采取有效的培训措施，加强职工的综合管理素质，完善办公室的思想引领、监督检查等新型职能，以充分满足机关事业单位改革提升的需要。

参考文献

[1]闵胜元.新形势下办公室行政管理工作策略研究[J].办公室业务，2020，No.333（04）：19+30.

[2]张庆武.新形势下办公室行政管理工作[J].环球市场信息导报，2016，000（010）：135-136.

（南通市人民政府台湾事务办公室 江苏 南通 226018）