基本公共卫生服务档案资料的搜集利用问题研究

王亚丽

摘要： 随着社会经济的不断发展，我国各项体制也日趋完善，在现代化社会建设和发展的过程中，公共卫生服务事业直接关系着广大人民群众的健康和生命安全，需要持续加强公共卫生服务管理工作，以现代化卫生服务为标准优化管理制度和管理方案。档案资料管理作为公共卫生服务管理的重要环节，直接关系着公共卫生服务质量和服务效率。本文主要针对基本公共卫生服务档案资料管理问题进行探究，指出档案资料搜集利用的相关问题和策略，希望能够充分发挥公共卫生信息档案服务管理的优势，促进我国公共卫生事业长远稳定的发展。

关键词： 公共卫生服务;档案资料;搜集利用方法

1 前言

在服务群众和实施国家基本公共卫生服务过程中所形成的各种相关资料为公共卫生服务档案，基本公共卫生服务档案反映了区域内群众的生命质量以及健康素养，是开展健康管理和疾病防护的重要资料和武器。随着社会经济的发展和人们生活水平的提升，人们对自身的健康安全重视程度逐渐加深，此时公共卫生档案管理工作的重要性也日趋凸显出来。从当前基本公共卫生服务档案资料管理和应用过程来看，仍然存在一些问题，影响公共卫生服务档案资料的作用。因此，需要结合实际情况进一步优化和落实公共卫生服务档案资料管理方法和策略。

2 公共卫生服务档案建立的意义和价值

2.1 为人们提供均等化的医疗服务

建立居民健康档案是基本公共卫生服务档案管理最为基础的工作，居民健康档案使得公共卫生服务有据可查。在开展社会改革和经济体制改革的过程中，国家始终将人民群众的生命安全放在发展的首位，通过居民健康档案的建立，可以为人们提供更加正规和安全的公共卫生管理活动，切实保障人们的生命健康。其次，公共卫生服务依赖具体的标准和制度执行，通过建立基本公共卫生服务档案资料，可以为制度的落实提供更好的指导，使得公共卫生服务事业活跃起来。原有的公共卫生档案管理以纸质化管理为主，未能进行系统科学的分类，导致很多纸质档案丢失，影响卫生健康服务活动的顺利进行。  [1]通过建立行之有效的公共卫生健康档案管理标准和管理制度，可以使所有的管理都处在动态的管理和监控之下，并根据居民健康信息的调整而不断完善和丰富档案内容。通过现代化的管理手段，将档案信息转化为电子信息存储在服务器中，能够有效降低由于传统纸质档案丢失所造成的信息风险，保证档案管理的有效性和科学性。同时，档案管理活动的顺利开展也可以充分体现公共卫生服务的目标，有利于更好的指导公共卫生管理工作实践，比如，在对特殊群体照顾政策和制度制定过程中，结合公共卫生服务档案，可以针对特殊疾病进行有效的政策优化，并根据具体情况具体分析，结合健康档案基础资料记载的内容，第一时间筛选出符合标准和要求的重症患者以及残疾患者，并对其进行更加人性化的服务。  [2]

2.2 提高地区医疗水平

基本公共卫生服务档案的建立可以通过对患者心理问题、生理问题、背景资料等相关问题进行完整连续的记录，帮助医护人员和行政人员更好的了解患者情况，以更加快速的调整公共卫生服务策略，满足广大人民群众的健康需求。对于社区来说，通过建立社区公共卫生服务健康档案，可以为慢性病患者提供长期的照顾和管理指导，并进行针对性的健康行为宣传，提高社区居民的安全健康意识，帮助居民养成良好的生活习惯和运动习惯。通过开展一系列的健康宣传活动，增加发现现存危害健康因素的机会，从而可以采取针对性的措施进行处理和解决，降低慢性病的发病概率，全面提升区域医疗服务质量和决策水平。  [3]

3 当前基本公共卫生服务档案资料收集利用存在的问题

3.1 缺乏足够的资金支持

基本公共卫生服务健康档案资料收集和利用需要涉及到大量的人力和物力，从当前公共卫生服务管理活动开展情况来看，由于资金投入不足，导致公共卫生服务项目档案管理存在各种各样的问题，档案收集不系统不科学，无法真实有效的反馈患者的病情。很多单位由于缺乏资金，并没有设置专门的档案机构，档案资料管理混乱，无法保障档案的完整性和系统性。其次，基本公共卫生服务部门并没有设置档案管理的岗位，往往需要公共卫生人员兼职负担档案管理工作。由于这部分工作人员缺乏档案专业知识，仅仅按照要求对档案进行收集和管理，但是对项目运行过程中所形成的各种表单和文件疏于收集，导致公共卫生健康档案连续性和实用性不强，体现不了公共卫生服务的整体流程和方式，影响档案的记录功能。  [4]

3.2 档案收集不全面

公共卫生服务目前还普遍存在人员队伍业务素质较差、思想不稳定以及岗位配置不足的问题，难以就当前人们关心的公共医疗服务作出有效回应，在健康档案规范化管理方面存在各种各样的漏洞。首先，档案管理人员不能对收集的档案进行全面审核，容易将不真实的、杜撰的档案收集到健康档案系统当中，影响档案资料的可靠性。其次，由于档案管理人员工作量较大，在具体档案管理工作过程中难以面面俱到，存在遗漏档案现象，很多有价值的档案由于工作人员失误而缺失和损坏。另外，很多地区人口流动性比较大，公共卫生服务人员无法及时的对新入驻的居民建立健康档案而导致漏档问题。此外还有很多居民缺乏对基本公共卫生服务健康档案管理工作的认识，甚至存在一定的排斥心理，无法积极与相关工作人员进行沟通和交流。甚至有的居民杜撰错误的信息填写到健康档案当中，影响健康档案作用和价值的发挥，导致工作难以进行下去。  [5]

3.3 缺乏专业高水平的档案管理人才

基本公共卫生服务档案管理工作实施的主体通常是乡镇一级的卫生院和卫生室，承担公共卫生服务项目八成以上的工作任务，工作任务量极大。但乡镇卫生院和卫生室医务人员较少，而且相对于大城市来说专业技能较差，导致公共卫生服务档案管理工作质量不高，存在很多问题。绝大多数乡镇卫生院公共卫生服务的科室工作人员缺乏专业的档案管理知识，年龄普遍偏大，学历较低，学习能力较差，甚至很多不会使用和操作计算机，无法利用互联网开展基本公共卫生服务档案管理工作，缺乏公共卫生管理理论知识和实践经验，严重影响项目资料的收集使用和处理。要想进一步提升基本公共卫生服务档案管理质量和效率，必須要结合时代的特征引入信息化的管理手段和自动化的管理方式，建立信息数据库。但由于缺乏可靠的人才，导致信息数据库建设存在档案缺失严重、资料零散、数据不准确、不完整等各种问题，直接影响公共卫生服务电子档案的使用效率和可信度。  [6]

3.4 健康档案管理方式落后单一

基本卫生服务中心各个分管部门之间差异性比较大，档案管理方法和管理流程也存在较大不同，这样一来给统一化的档案管理工作带来了较大难度，影响基本卫生服务档案信息化的建设。随着时间的不断推移，基本卫生服务中心档案数据量不断增加，在这个过程中由于管理失误导致很多档案信息缺失，影响后续信息化数据库的建设效果，极大的减慢了卫生服务中心档案信息化建设的脚步。  [7]

4 基本公共卫生服务档案资料收集利用的相关策略

4.1 加强档案资料收集的完整性和科学性

基本健康档案收集是否完善和规范直接影响区域内卫生服务工作的效果，一般来说，基本卫生服务是一项复杂和长期持续的过程，承担着管辖区域内所有居民的人身健康服务，项目繁琐，环节较多。包括对老年人、儿童、孕产妇以及患有具体疾病患者的健康管理，以及对患有精神病、糖尿病、高血压等慢性患者开展持续性的健康干预。基本卫生服务工作项目杂乱，任务繁多，要想了解不同任务的进度以及基本卫生服务的效果，最好的方法便是对各项工作档案资料进行系统的编制和收集。工作人员要严格按照档案管理制度和要求，收集真实的档案资料，使之能够切实反映当前居民的健康情况，并做好对档案资料的评价和监督。利用完整的档案资料，可以帮助医务人员在开展医疗服务时及时发现问题、总结经验，提高医疗服务水平，制定行之有效的工作计划和实施目标。  [8]

其次，基本公共卫生服务机构需要结合现状，制定行之有效的档案管理制度，使各项档案管理行为有据可查。要求档案资料记载的内容尽可能的真实详细，完整的记录居民的个人信息和健康信息，包括居民的年龄姓名、文化程度、工作性质、生活环境、家族病史、吸烟饮酒情况、个人体检信息、运动情况以及慢性疾病等内容。通过完整的信息记录，可以帮助社区医生快速准确的掌握居民健康情況。当居民看诊时，社区医生通过调取档案可以对患者的病情有系统的了解，加快病情诊断的速度和诊断的准确性，为患者提供更加专业和可靠的医疗服务，制定详细的医疗计划。同时，也可以结合患者的病情为患者配套科学系统的预防保健方案，提高患者自我防护意识和健康意识，减少患者发病概率，降低疾病的影响。  [9]

4.2 开展基本卫生服务健康档案信息化管理

信息技术的不断发展使得档案管理工作更加便捷、透明和高效，能够有效减少传统以人力为主的档案管理工作存在的问题，提高健康档案管理质量和管理效果。基本卫生服务相关工作人员要充分了解档案管理信息化建设的优势，并做好信息化建设宣传，加强基层员工对公共卫生服务档案资料信息化管理工作的认识和重视。同时，基本卫生服务中心要加大信息化建设专项资金投入，引入专业的硬件设备和软件设备，做好局域网建设。安装和添置一系列先进的管理设备和资料收集设备，包括复印机、高速扫描仪、数码相机、防磁柜等。加强对机房电路安全改造，安装温度湿度环境监控设备、门禁设备、自动灭火设备以及视频监控设备等，切实保障档案存储环境的安全性，避免由于环境因素的影响而造成档案资料缺失。  [10]

其次，还需要结合信息化技术发展的现状，制定系统完善的信息化管理标准。目前很多基本卫生服务中心已经推出了信息化档案建设工作，但普遍缺乏统一的信息化管理标准，影响信息化管理效率，无法实现档案资料的共享。因此，需要持续优化信息化管理标准，制定统一的档案管理方案，创建专业可靠的档案管理信息化团队。要求档案管理人员能够明确基层卫生服务中心档案管理的任务特点和标准要求，开发建设完整一致的信息化管理平台，使得档案资料的调取更加便捷和快速。

另外，还需要根据基层卫生服务中心的工作情况，建立服务中心档案信息库，有效解决纸质档案工作效率低、占地面积大、记录信息少、容易损坏缺失等各种问题，切实满足社会经济发展的需求，减少纸质资源的消耗，降低档案管理成本。相关工作人员针对建立的健康档案信息库，要结合实际及时更新和维护，并完善补充相关资料信息，保证信息库内容的全面性和系统性，充分发挥信息技术的优势，建立起共享型的信息平台。医务人员和工作人员可以根据自身权限随时随地的调取共享档案资源，充分发挥信息的价值。群众和居民也可以通过共享平台了解基层卫生服务中心建设情况和运作模式，加强对基层卫生服务工作的理解和重视，推动我国整体医疗事业的持续稳定发展。

4.3 加强基本公共卫生档案管理人员的综合培训

基本公共卫生服务项目开展依托的重要信息平台为《国家基本公卫项目管理信息系统》，要想实现基本公共卫生服务可以高质量、高效益的运转，要求相关工作人员不仅能够熟悉公共卫生服务业务，而且要具备专业的档案管理知识和管理技能，了解计算机技术操作知识，能够应用信息系统有效开展各项档案管理工作。档案管理人员要积极主动的参加上级部门组织的各种业务培训会和研讨会，提升自身的专业素养和综合能力，掌握公共卫生档案信息管理的业务流程和工作方法。同时，相关公共卫生服务单位需要将最新的管理技能和管理理念有效传授给基层公共卫生档案管理人员，加快档案信息化管理进程。

其次，除了培养档案管理人员业务能力之外，还需要做好对工作人员责任意识和职业素质的培养。提高工作人员责任感，使其能够以积极的态度开展档案管理活动，树立起优质管理意识，自觉维护公共卫生健康档案的历史性、完整性和真实性。另外，基本公共卫生服务部门还需要加强对专业信息化人才的引入，构建专用的公共卫生档案管理信息系统。从某种意义上来说，公共卫生项目统一使用的信息管理系统是业务检查指导的平台，所起的作用主要是为了便于上级对下级进行工作检查和督促，无法实现网络信息共享，不能充分发挥信息化管理的优势。要想能够真实全面的记载公共卫生服务项目管理的过程，还需要加强对专业信息技术人才的引入，聘请专业的团队研发适合当前基本公共卫生服务档案管理的信息化平台，应用高新技术手段对各项纸质档案进行电子化的管理，并做好相关信息库的分类，便于工作人员查询和共享。建立起简单的检索系统，将之与医院诊疗系统实施对接，提高健康档案资料的管理质量和利用效率。

4.4 高效应用健康档案的基础信息

基本公共卫生服务档案收集到的信息来源之一便是居民健康信息卡，卫生服务中心要结合居民健康信息卡的填写情况，随时更新和记录病人的健康档案，为公共卫生服务提供基础数据支持。在具体开展医疗卫生服务时，医务人员可以首先对服务对象的档案进行查阅，并适当记录和补充有关情况，及时更新电子信息档案系统中的内容。在应对特殊情况比如转诊患者时，接诊医生需要填写完成转诊记录之后再进行统一服务，并将服务内容和转诊记录详细准确的记录到病人统一的档案当中，然后进行汇总和归档。居民健康档案包括居民的各项基础信息，利用居民健康档案，能够及时了解居民的既往病史和健康情况，为医疗方案的制定提供专业的信息参考。在档案使用过程中的管理人员必须要做好对档案资料的分类服务，使其能够更好的满足档案规范化和统一化管理要求，并结合实际情况对档案资料以及内容进行更新。档案管理工作要严格按照相关标准和要求进行设计，由专人开展档案保存和管理工作，保证档案资料的完整性与准确性，做好档案管理工作的监督，采取多种模式相结合的策略，优化档案管理流程，减少档案管理期间的风险，及时确认和更新档案信息数据。利用电子档案，以电子编码的顺序对档案进行操作，保证电子档案资料保护和管理的有效性。利用信息平台进一步加强资源共享，明确不同档案不同类别之间的差异，并结合档案类型和需求开展具体操作，全面突出档案管理的效能，实现档案管理的精细化操作。

4.5 创造良好的公共卫生服务档案保管條件

当前基本公共卫生服务档案资料的存放和使用与档案管理标准和规范仍然存在一定差距，要想更好的开展档案管理活动，必须要加强技术、物力、财力以及人力方面的投入，配置符合要求的库房改善档案存放条件，为人们提供良好的档案阅读环境。要求基本公共卫生服务中心使用符合国家标准的档案用具以及装具，切实保障档案资料的完整性和安全性。对于珍贵的重要的档案资料采取专人负责制度，通过特殊的保护措施，避免档案资料缺失。加强网络配置和技术装备方面的资金投入，做好针对电子化公共卫生服务档案资料的存档，利用各种工具比如打印机、扫描仪、复印机和电脑等，将纸质档案全部存档在互联网平台，防止纸质档案丢失造成严重后果。同时，还需要适当的增加软件开发资金，为公共卫生档案信息化利用提供充足的支持，实现信息远程传输，保障档案资料可以在疾病防治医疗卫生监督管理等方面得到充分利用。另外，还需要结合当地气候特征和文化特点，持续优化公共卫生服务档案的保存环境，尤其对于精密资料来说，需要制定系统完善的分级管理制度，只有具有权限的人才能够调动这些经历资料，防止资料外泄。档案管理人员要不断提升档案管理意识，应用各种现代化的工具开展档案管理活动，杜绝以权谋私、权钱交易的行为。

5 结束语

综上所述，基于公共卫生服务开展档案资料的搜集和利用对于公共卫生服务工作的顺利稳定开展有着十分重要的价值。当前公共卫生档案资料管理仍然存在很多问题和不足，影响档案资料作用和功能的发挥。通过改善档案存储条件，建设现代化的信息管理系统，提高工作人员工作水平和专业素养，制定系统科学的卫生服务管理策略，能够有效改善公共卫生服务档案资料搜集和利用的问题，使得公共卫生服务资料能够得以长久安全的储存，促进我国公共卫生事业的持续稳定发展。

参考文献

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[2] 刘霞.浅析医院信息化与医院档案管理现代化现状[J].办公室业务，2018（18）：84.

[3] 田鑫.论医院档案管理现代化发展[J].办公室业务，2018（18）：154.

[4] 廖可佳.论我国社区居民健康档案的研究意义[J].法制博览，2019（20）：297.

[5] 张君山.基层医疗卫生机构档案管理的几点思考[J].兰台内外，2017（2）：76.

[6] 张智娟，赵川.疾控中心档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2019，（z1）：183-184.

[7] 张峰.推进基层卫生服务中心档案信息化管理举措[J].卷宗，2019，9（2）：138.

[8] 陈少芬.巧用“6S”管理，健康档案规范有序[J].医师在线，2019，9（11）：16.

[9] 档函〔2020〕10 号.关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知[Z].

[10]  习近平.在湖北省考察新冠肺炎疫情防控工作时的讲话[EB/OL]. http：//www.xinhuanet.com/2020-03/10/c_1125692140.htm，2020-03-10.