医院人事档案管理中应用数字化管理有效路径

唐虹

四川大学华西医院运营管理部，四川成都610041

在医疗水平不断提升的现今，医疗体制也随之不断进行调整优化，相应的管理模式也不断更新完善。为进一步提升患者的医疗舒适性，必须对医疗环境的完善性以及舒适性引起重视，其不仅能够促进医院卫生事业的建设，并且能够为医院医疗产业的发展提供一定助力。在医院开展管理工作的过程中，应当对人事档案的管理进行强化。对医院人事关系基础配置情况的充分了解，不仅能够确保人事档案管理工作的高效开展，并且能够在一定程度上提升医院的整体管理水平以及管理质量。现阶段，随着信息技术的不断发展，医院可将其应用到医院人事档案管理中，其具备更加科学、先进的管理手段，可以充分结合医院的实际人员配置情况与工作开展情况来调整人事档案的管理模式，促进医院人事档案管理的数字化发展。

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是在人事管理活动中形成，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案在新的市场形势下，由于社会治理及企业管理内容和要求的变化，人事档案的内容也相应发生了巨大的变化，需要在新的板块中加以升级和更新。

1 在医院人事档案管理中应用数字化管理的作用

将数字化管理应用到医院人事档案管理中，除了能够推动电子档案的创建进程外，与传统档案管理中的纸质档案相比，电子档案不会占据过大空间，可达到有效节省空间的目的。借助互联网能够有效实现电子档案的有效储存，从而使档案管理的工作质量以及工作效率得到一定提高，缓解工作人员的工作负担以及工作压力。在信息技术不断发展的同时，相应的数据交换速度、传输速度也会随之提升[1]，计算机的储存量也会不断增大，能够使不断变化的档案管理需求得到有效满足。同时，在互联网的帮助下，能够使人事档案资源的共享得以实现，继而确保各个科室以及各个部门的相关工作需求均得到满足。在电子档案的帮助下，归档环节、存储环节、整理环节以及调用环节的工作效率及工作质量均会得到有效提升[2]，借助计算机接收需要的信息及数据，可在一定程度上增强各个部门之间的沟通以及交流，继而使人事档案在医院管理工作中的作用及价值得到充分发挥。借助更加安全高效的防护措施以及保密技术[3]，可以进一步提升医院人事档案的保密性，防止发生由于操作不当导致的信息数据丢失、泄漏情况。在相关人员开展医院考核工作的过程中，能够在短时间内迅速调取查阅人事档案，继而实现对相关工作人员的有效评估，确保考核流程能够满足公平原则以及公开原则[4]。此外，在人事系统中应用数字化管理，还可以为工资的发放、社保扣费等信息的查询提供一定便利。借助人事小程序，还可以方便相关工作人员查询自己的基本信息、人事信息以及考勤信息。

2 在医院人事档案管理中应用数字化管理的有效路径

2.1 积极健全管理制度及管理体系

以往所使用的传统管理模式具有较为明显的单一性以及局限性，对于日益提高的信息化、数字化建设要求表现出力不从心的态势[5]，无法良好约束、规范医院人事档案管理的日常工作。所以，面对这样的形势，医院必须对自身人事档案管理制度的改革引起重视，进一步提升改革速度，使各项日常工作的开展更具有规范性。积极结合现阶段的政策方针以及法律法规要求制定医院的人事档案管理制度，综合考虑医院的未来战略规划以及实际发展情况，严格细化制度的每一个环节，可将精细化管理理念引入医院管理中，从而有效增强制度实施效果，促使制度规范能够真正落到实处[6]。积极构建相应的责任制度，将责任明确分配到个人身上，避免由于责任界定模糊而导致发生混乱，确保档案信息以及档案数据不会受到影响。进一步优化用户权限管理制度，避免出现越权管理现象。积极构建健全的奖惩制度，针对在日常工作中能力突出、表现极佳的职工，应当积极给予相应的精神嘉奖以及物质嘉奖[7]，使其成为其他职工的学习模范，进一步提高员工的工作主动性以及积极性。针对一些工作态度不佳、行为不够规范、不端正的职工，应当进行适当的惩罚，从而使其形成良好的责任意识以及工作态度，对自身岗位工作的意义有正确、充分的认识。注重优化职工薪酬福利制度，将其待遇改善，确保其日常工作中形成良好的凝聚意识，继而达到留住、吸引优秀人才的目的。同时，积极构建设施设备的检修制度以及维修制度，确保设施设备能够处于良好运行状态，避免对人事管理工作的正常开展造成阻碍。

2.2 对操作流程实施规范管理

必须对医院资源规划要求有明确、清晰的认知，以此来充分应用数字化信息技术，在进一步健全人事档案管理系统的基础上，严格规范管理相关工作操作流程，避免混乱状况的发生。对人事档案信息进行分类管理，确保信息的全面性、真实度以及精确度[8]。在将不同管理岗位任务安排给相关工作人员时，必须先对其基本工作能力进行考察分析，考察内容包括打字速度、计算机操作技能水平、信息素养以及查阅能力等，以此来充分发挥优秀人才的价值。结合实际情况来对档案管理查找页面开展相应的设计，确保搜索关键字、词与医院工作特点相符，进一步提升工作人员查阅人事档案信息的速率。相较于纸质档案管理，数字化档案所占据的空间并不大，便于档案储存工作以及管理工作的开展。在医院规模不断扩大、工作内容不断增多的同时，医院中的人事变动也愈来愈频繁，所以，必须对医院数据库系统进行持续的更新完善，确保其能够与实际工作的开展以及人事变动情况同步。定期检查数据库，避免发生信息丢失问题以及信息遗漏问题，确保补录及时性[9]，避免对档案完整性造成严重影响。强化与其他部门之间的信息数据共享，使信息整合能力得到一定增强，对档案信息的更新引起重视。注意对现阶段的操作规范实施精细化管理，内容主要有数据备份、数字字典、系统日志以及用户管理等。应当为每一位工作人员配备相应的工号，在其需要查阅档案信息的时候，应当使用自己的工号进行登录。若需要修改单位信息栏的数据，则应当确保获得上级审核批准[10]，避免发生擅自修改的情况。定期核查数字字典的相关内容，确保其能够与信息查找工作相符，从而使人事档案的信息利用效率得到一定程度的提升。此外，在浏览档案、修改档案以及下载档案等环节中，应当针对其设置明确的数据权限。

2.3 注重构建电子信息平台

对于医院人事档案数字化管理而言，电子信息平台的建设不仅是一项关键的前提条件，并且是其各项工作开展的基础支撑。所以，医院应当对电子信息平台的建设引起高度重视，确保其能够和医院未来的发展要求相符。在这一信息平台中，可使对多个类型人事档案资料的统一化管理得到有效实现，同时有助于整合相关的数据、文字信息以及图片信息。借助数字化管理的应用，可对人事档案的形式实施分类管理以及分级管理。如此除了能够为资源的优化配置提供帮助之外，还能够使信息的共享需求得到有效满足，可进一步增强医院不同部门间的沟通、交流以及合作，避免信息孤岛效应的发生。在建设电子信息平台的过程中，必须围绕数据交换、技术更新、业务交流、数据集成以及数据应用等平台的建设开展电子信息平台构建工作，对不同子平台的衔接引起重视，以此来为人事档案信息数据的整个应用过程提供一定便利[11]，包括信息数据的采集环节、整合环节、存储环节、分析环节以及调用环节。①使电子信息平台的标准性得到有效保障，确保在统一化的标准下，信息平台的各项功能依然能够正常运行，进而使其应用效果得到有效增强。②必须使电子信息平台的扩展性以及复用性得到有效保障，为医院未来人事档案管理工作的顺利开展奠定良好基础，避免出现资源浪费事件。③应当尽量加快纸质档案转变为电子档案的速度，使传统管理模式中存在的弊端问题能够得到良好处理，进而使信息技术的应用价值得到充分彰显。④为使电子信息平台的功能应用得到一定增强，必须深入解析各个部门以及科室的实际工作特点，使系统功能得到一定拓展，最终确保不同工作人员的个性化需求得到有效满足。

2.4 重视管理人员素养的提升

对于医院人事档案数字化管理建设工作而言，相关工作人员的专业素养与其有着密切的联系，对管理工作的效率以及质量发挥着至关重要的决定作用。现阶段，一些医院的人事档案管理人员缺乏专业性，继而致使其管理工作质量难以达到预期目标[12]。针对这一问题，为进一步提升管理人员的专业素养，相关部门应当结合医院人事档案管理工作的实际状况以及发展特点，为其制定相应的专业培训方案，积极组织相关管理人员开展专业知识培训活动，确保其及时更新自身专业知识以及专业技能，对数字化管理在具体人事档案管理工作中的应用方案、应用要点有正确、充分地认识及了解，以此来推动医院管理的数字化建设。在开展实际业务学习活动的过程中，避免由于人为操作不当致使档案信息安全遭到破坏，必须选择出一个学习小组组长，使其形成较强的责任意识，提升其技术水平，借助互相监督的方法来进行各项管理工作，按照档案分类工作、录入工作、补录工作及校对工作的内容特点，选择使用具有一定差异性的培训方法来组织其开展相应的培训活动，以此来使培训效果得到一定的增强。在开展培训活动的过程中，必须将信息化素养的培养作为重点培训内容，引导相关工作人员开展系统性的学习活动，使其充分掌握计算机、网络信息以及大数据的相关理论知识以及技术操作方法，使管理人员的操作水平以及操作能力得到有效提升，对于新时期的人事档案管理工作具有更快的适应速度[13]。引导工作人员转变自己的工作理念，同时注意培养其技术应用意识，避免数字化建设以及信息化建设逐渐沦为表面的形式化工作。积极对相关招聘机制进行改进完善，招收具有较高计算机应用水平的高质量、高素质人才，构建一支强大、高效的档案管理团队，为团队注入新的生命活力。在招聘过程中，应当积极考察人才的沟通能力、技术应用能力、协调能力以及业务能力，以此来使工作队伍结构的合理性得到有效保障，同时按照员工的实际特点来安排相应的岗位任务，在充分发挥员工个人价值的基础上，使医院获得更高的经济效益以及社会效益[14]。

3 结语

数字化管理是指利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。传统质量管理办法存在着质量信息采集与管理不规范、质量问题追溯不易;质量过程控制有法不依，效率低下;质量决策与分析信息不全，决策拍脑袋等问题制约了企业的进一步发展。随着研发、生产、采购和销售过程信息化程度的提高，质量管理部门越来越迫切地希望采用质量信息系统来辅助质量管理并和其他部门实现信息化沟通。而实现金品质工程的基础是有效地实行数字化管理系统[15]。

无论做什么工作，都需要学会用数据来管理工作，而非凭感觉。管理者需要每天去分析你的库存数据、财务数据、销售网络、产品生产流程、品质数据、售后数据[16-17]。企业的库存是否合理、财务是否健康、销售网络是否正常、生产流程是否顺利，售后网络是否完善，企业都得从重视数据管理开始。根据这些数据才能作出正确的判断与决策[18-20]。

综上所述，将数字化管理应用到医院人事档案管理工作中，不仅能够达到节省空间资源、时间资源的目的，并且可以实现对档案信息资源的高效利用，同时可进一步强化档案的保密性。在以往的档案管理中，因为管理方式具有一定单一性及局限性，同时信息更新速度比较缓慢，继而致使人事档案的可靠性要求以及完整性要求难以达到预期目标，对医院各项管理工作的顺利开展极为不利。所以，必须将数字化管理技术应用到医院人事档案管理中，借助管理制度及管理体系的健全、操作流程的规范管理、电子信息平台的构建以及管理人员素养的提升，使数字化管理的应用效果得到有效增强，进一步提高医院的整体管理水平，使医院的良好发展获得更加坚实的技术保障。