新时代背景下高中档案管理的问题与对策

◎ 林 燕

一、高中档案管理中存在的问题

1.档案管理重视力度较低

在新时代的背景下，高中对于校园文化的建设越发的重视，旨在为学生营造一个良好的学习环境，而档案作为文化建设的依据，管理的重要性也开始得到凸显。但是，大部分高中将管理放在了教学方面，对档案管理投入的人力、财力较少，促使学校发展过程中很多资料不能得到有效搜集，尤其是各时期的政策资料、党的会议精神等也出现了缺失的情况，纸质档案损坏、丢失的情况也较为明显，降低了档案资料的使用效率。

2.缺乏档案管理的人才

人才是实施档案管理措施的主体，管理人员自身的素养是影响档案管理质量的关键。但是从目前高中学校的档案管理情况来看，管理人员的整体素养较低，缺乏专业化的管理人才，很多学校的管理人员是由在职教师兼职，对于档案管理力不从心[1]。有些管理人员为校外聘请，缺乏专业性，管理经验也较少，导致高中档案管理工作无法有序推进。

3.信息化管理水平低

在信息技术快速发展的背景下，各种依托信息技术的工具和手段开始在学校中进行应用。在档案管理中应用信息化技术手段已经成了必然。但是，目前的高中档案管理的信息化水平整体偏低，即使应用计算机设备进行资料录入，存储，也没有及时的更新档案资料，档案难以有效检索，导致档案的应用效率较低。

二、新时代背景下高中档案管理的对策

1.强化对档案管理的重视力度

只有自身重视档案管理，才能逐步的提高档案管理的水平。高中学校的领导以及相关的管理人员，要提高自身对档案管理的重视力度，全面对学校发展过程中涉及的档案资料进行搜集，并进行科学管理。为了保证档案搜集的全面性，学校可将档案管理和搜集工作，落实到每个班级中，让每一个教师都成为档案资料的搜集人、管理人，让档案对教师的教学、学生的学习起到促进作用。为了保证档案管理的质量，还可以制定档案管理制度，规范档案管理工作人员的行为，如制定“纸质档案管理制度”“档案资料更新制度”“档案管理责任制度”等，促使档案管理工作可以有序进行[2]。同时，学校还需结合当下的法律法规、政策要求对教师以及档案管理人员进行培训，全面提高档案管理人员的管理意识。

2.提高档案管理人员的素质

优化高中档案管理工作的首要任务，就是让相关管理人员的素质得到全面提高，保证每一个档案管理人员都具有专业素养和责任意识。高中学校在发展的过程中，涉及的档案管理资料较多，不仅包括了日常的教学管理资料，还有学生的学籍资料等，尤其是学生的学籍资料非常重要，无效的管理会影响学生的大学生发展，甚至是走向研究生以及更高级的学校阶段，也会受到影响。这就要求高中学校要重视对档案管理人员的培养，可通过档案管理讲座、专题培训等方式培养管理人员的专业知识，强化管理人员的责任意识，让档案管理人员可以秉承着认真负责的态度，谨慎、细致的进行工作，对档案资料进行有效的搜集、编码、归档以及保存，减少工作的失误[3]。如果条件允许，教学可选择合适的管理人员外出进行学习进修，或者参加实际的培训活动，全面提高档案管理人员的工作效率。

3.提高档案管理的信息化水平

随着信息技术的不断发展，各种依托信息技术的手段开始在教育管理中进行广泛的应用，在档案管理中应用信息化手段已经成了必然。高中学校必须要把握新时代发展的优势，对互联网+技术、计算机设备、打印机设备等进行全面应用，对档案资料进行信息化的管理，进而促进高中学校的档案管理水平持续得到提高，为各项教育管理措施的实施奠定基础，弥补传统管理模式的不足。

首先，制定信息化的管理制度，这样可以有效避免人事档案鉴定的不确定性缺点，在信息化管理制度的要求下，我们对于档案管理的分工会更加的明确，信息化水平也会更高。在制度的要求下，可以对不同类型的档案资料进行合理的划分，如教学档案、人力资源档案、史料、学籍档案等，将这些档案分类管理，并将档案管理责任落实到每一个人身上，如每一个班级的班主任老师都承担着班级学生学籍档案管理的任务，每一个学科教师都具有教学档案管理的责任，大家各司其职，互相配合对档案资料进行高效管理[4]。同时，还要注意档案管理的实效性，档案管理人员要全面利用信息技术手段的及时性优点，对档案资料进行及时的录入、管理和更新，随时对产生的档案资料进行录入管理，并利用计算机系统筛选出有效的档案信息进行处理，确保档案资料的及时性和有效性，与时俱进的提高档案管理的信息化水平。

其次，立足信息技术的时代背景，培养综合型的档案管理人员，不仅要重视对管理人员专业知识、职业素养的培养，还要培养相关人员的信息技术素养，掌握档案管理的技术性手段。现阶段，部分高中已经开始应用计算机、打印机等设备进行档案管理，但是操作水平也只是处于初级阶段，还需继续提高信息化水平，可结合学校自身的发展情况，建设档案信息管理系统，设置管理员界面，为了增加档案管理的私密性，还可设置登记查询密码，只有输入正确的密码，验证身份以后，才能对档案资料进行查询并有效应用。

最后，要最大化地利用互联网+技术传播快速、共享能力强、更新及时等优点，进行高中档案管理工作。互联网+技术自身所具有的优势，可以为档案的及时搜集和整理提供便利，并且能快速地在各个部门之间实现档案资源的共享，促使档案资料的价值可以得到有效的应用。

三、总结

在高中学校发展的过程中，档案管理是非常重要的一项工作，但是在实际的发展中，很多学校都将发展的重点，放在教学管理方面，导致档案管理存在很多问题，降低了档案资料的使用价值。在新时代的背景下，高中学校必须要结合自身的发展情况，对档案管理中存在的问题进行具体分析，实施针对性的管理策略。同时，在新时代的背景下，信息技术得到了快速发展，高中学校还需对信息技术手段进行全面应用，提高档案管理的信息化水平，以便为教学工作、校园文化建设等工作提供支持。