精细化管理在医院档案管理中的应用策略分析

陈琦　沈小芳　殷霞晨

摘  要：档案管理是医院内部经营管理的重要构成部分，医疗卫生体制的深化改革对医院经营发展提出新的要求，档案管理在医院内部占据着更重要的管理地位。同时，医院档案管理与医院的整体发展变化有密切的联系，包括文书、人事、科技及病历档案等多种类型档案，档案管理工作内容、流程相对复杂。在医院档案管理工作中渗透精细化管理理念，能够充分适应医院档案管理变革创新的具体要求，有效提升档案管理工作质量和效率。

关键词：精细化管理;医院;档案管理;应用策略

精细化管理作为一种创新型科学管理模式，能够进一步合理简化并理顺档案管理工作流程，对各类档案进行合理分类，进一步提高日常工作效率，为医务工作者及就医人员提供优质周到的医疗服务。同时在档案管理工作中渗透精细化管理理念能够及时反映医院内部各项管理问题，采取针对性解决措施来引导各项管理工作规范落实，从而全面提升医院内部经营管理能力，促进医院良性发展。

一、医院档案管理常见问题

（一）档案管理体制不完善，管理模式落后

现阶段，大多数医院全面开启信息化建设工作，而关于档案管理工作的变革创新进程相对缓慢。新常态背景下，医院建设发展迅速，為充分适应时代发展变化而积极进行改革，而档案管理作为医院内部经营管理的重要组成部分，改革创新速度相对缓慢，无法充分适应医院快速发展的实际需要。其中，档案管理体制不完善、档案管理体制实用性不强及档案工作粗放式管理成为目前医院档案管理工作中较为常见的问题。档案管理体制的不完善导致在实际工作过程中常出现档案丢失、信息不全面、信息内容混乱等问题，尤其是病历档案的管理，不完善的管理体制严重影响医务工作人员诊疗工作的开展，无法及时全面获取病人的详细病历信息，直接导致医疗服务工作质量和效率的下降。另外，粗放式的管理模式无法对档案管理人员工作行为起到相应的约束作用，对于一些细节问题管理不到位，同样影响着档案管理质量和效率。

（二）档案管理人才专业性不足

档案管理人员的综合素质是影响医院档案管理水平的核心因素，一方面由于档案管理人员自身受传统观念的影响较深，不能紧跟时代发展积极学习和提升自己，无法为档案管理工作的变革创新起到实质性的促进作用。另一方面由于医院本身将重心放在经营发展和经济效益的转化层面，日常复杂繁琐的工作耗费医院大量精力，因而对档案管理的创新建设有所忽视，尤其针对档案管理人员的培训工作落实不到位，部分医院仅有信息化管理系统，档案信息化建设停留在表面，档案管理人员自身信息应用水平不高，进而直接影响工作质量和效率。

二、精细化管理对医院档案管理工作的具体要求

精细化管理模式的应用多面向工作分工的精细化、服务的精细化以及管理的精细化等，针对医院档案数据信息复杂繁多的特点，精细化管理在医院档案管理工作中有着较高的应用价值。依据精细化管理性质特点，对医院档案管理工作提出具体要求。首先，通过实施精细化管理模式需要确保档案数据信息的完整性。医院档案信息类型复杂、种类繁多，档案记录了各种类型信息资料，具有较高的集成度。在收集整合各类信息资料时需要充分保证信息资料的完整性，同时认真校对具体的信息资料，避免信息资料出现错漏问题。其次需要保证档案信息的真实可靠性，其中文书、人事、科技及病历档案等不同的信息资料在医院经营管理、医疗服务提供过程中承担着重要的凭证作用。确保档案信息真实可靠，以便为各项工作提供准确的数据参考凭证，同时在各项工作运行过程中注重资料记录收集的真实准确性，进而提高档案资料利用率。

三、精细化管理在医院档案管理中的具体应用

（一）明确档案管理目标，完善档案管理体制

在医院档案管理工作中渗透精细化管理理念，关于档案管理长远发展目标的制定需要从精细化管理角度出发，紧贴医院实际发展情况，以医院整体战略发展目标、规划为依据来明确定位档案管理发展目标，确保档案管理目标与医院发展目标的一致性，从而为档案管理工作的开展提供准确的指导。从长远战略发展角度来看，精细化管理模式下要求医院制定出档案管理长远发展的总目标，以此为依据结合医院不同的发展阶段对总目标进行合理分解，从而制定出更详细具体的二级管理目标，增强目标的可执行性。依据详细具体的管理目标对应到档案管理工作流程，实行岗位责任制，在确保档案管理人员明确工作目标内容的基础上加强对档案管理人员行为的约束管理。为此还需要尽快建立健全的档案管理体制，综合考虑档案管理不同工作岗位职责、工作内容等各项要求，树立以人为本的管理理念，尽快完善档案管理体制，合理制定岗位责任制度、人员管理制度以及绩效考评、奖惩制度等有关体制，不断促进医院档案管理体系的优化完善。

（二）落实精细化档案归类整理工作

精细化档案归类整理工作的落实建立在档案信息完整真实的基础上，结合实际情况选择适合的档案管理方法来进行档案整理和归档工作。如依据档案的不同种类来进行档案归档整理，将综合档案合理分类为文书、人事、科技及病历档案等不同类型的档案，在归档时安排专门的工作人员有针对性地负责对应类型档案的整理归档工作。另外关于不同类型档案分类需要做好编号和分类放置工作，明确各类档案固定放置区域和保存时限，有效避免档案资料混乱或丢失现象的发生，便于档案使用者查找借阅档案资料。此外可充分加强信息化手段的有效应用，一方面利用信息技术搭建相应的档案信息数据库，实现档案资料信息分类存储电子化，极大地降低档案信息记录失误或内容不全、资料丢失的几率，加强对信息化系统的更新维护，最大限度保证档案资料安全完整。另一方面需要加强对档案管理人员信息化教育培训，全面提高档案管理人员信息搜集整合能力和信息技术应用水平。

结语

精细化管理在医院档案管理工作中有着较高的应用价值。新时期，医院档案管理信息化建设程度相对不足，利用精细化管理来有效解决档案管理的常见问题，有效推进档案信息化建设发展。

参考文献：

[1]苗艺文.档案信息化建设在医院档案管理中的实现策略[J].中国新通信. 2020（22）

[2]文淑琼.精细化管理在医院档案管理中的应用——基于X医院[J].人人健康. 2020（11）

[3]杨建民.大数据背景下加强医院电子档案管理的策略[J].管理观察. 2019（18）