浅析事业单位档案管理有效策略

徐晓红

摘要：现代事业单位在运营和发展的过程中，会产生大量的数据、文件等档案资料，内容涉及事业单位管理的方方面面，直接关系到事业单位发展的记录、事业单位决策的依据和事业单位发展的规划等重大事项。因此，档案管理是现代事业单位管理工作的重要组成部分。

关键词：事业单位;档案管理;有效策略

引言：

在现实中，很多事业单位不能够充分认识到档案管理工作的重要性，档案管理往往成为事业单位管理整体工作中的薄弱环节，不能满足现代事业单位发展的需求。在此背景下，如何解决当前事业单位档案管理工作中存在的问题，并采取行之有效的措施加以改进，以充分发挥档案管理工作。

一、企事业单位档案管理中存在的问题

1.收集内容限制社会价值，服务观念淡薄

首先，档案收集内容偏少，限制了社会价值呈现。现阶段的企事业单位在收集职工档案内容时，往往只涵盖职工履历、职工自传、鉴定材料等一些规定范畴之内的资料。而职工工作能力展现、个人诚信证明、道德素养情况等则往往不在收集内容序列之中，这在很大程度上使得相关单位管理层或当事人在使用档案内容时，不能更为清晰的了解相关情况，限制了档案的社会价值体现。

其次，部分档案管理工作人员服务观念较为淡薄。一些企事业单位上从管理层，下到档案管理工作人员并不重视这一工作的有效开展。他们往往片面的认为档案管理工作就是为了管理而管理，没有形成良好的服务观念，没有将档案利用环节作为重要的内容予以重视，这就造成了服务观念较为淡薄的问题现象。正因为如此，也使得企事业单位档案管理的社会价值体现受到一定限制。

2.使用方式弱化成效发挥，“路径依赖”严重

使用方式的不理想，弱化了档案管理成效的充分发挥。与此同时，一部分企事业单位的“路径依赖”现象也较为严重，正是因为受到上述问题的制约，部分企事业单位管理无法得到档案信息的有效支持。

首先，一些企事业单位在开展档案管理工作的过程中，过度强调其中的管理属性，对安全保密原则陷入了一种认知误区，这些工作人员往往认为，为了追求安全保密，减少了档案的利用频率，很多有需求的当事人都无法利用档案开展相关工作，使得档案管理中的方便利用原则没有得到良好体现，也使得使用方式的不足让企事业单位档案管理成效难以良好发挥。

其次，“路径依赖”较为严重。一些企事业单位中的档案管理人员往往局限于自己的思维惯性不愿意创新探索，将档案管理神秘化或者无用化错误理念贯穿于工作过程，将自己从事的档案管理工作向后勤工作靠拢，甚至等同于后勤职能，没有重视档案利用在档案管理中的实际作用。受此影响，档案使用方式也表现出不断弱化的发展状态，不利于档案管理工作效率的有效提升。

二、事业单位档案管理有效策略

1.拓展档案收集内容，提升档案服务理念

对于企事业单位档案管理工作的具体开展来说，不断拓展档案收集内容，提升档案服务理念，才能更好地展现档案管理工作成效，从而为企事业单位的工作效率提升夯实应有的举措保障。具体措施主要在于，首先，不断拓展档案管理收集内容。当下的档案收集内容范围偏窄，不能很好地体现档案的社会价值。所以，企事业单位档案管理工作人员需要在管理层的帮助下，积极将职工工作能力、职工诚信证明、职工道德素养等相关内容都納入到收集内容范畴之中，使得档案内容与信息更为丰富。与此同时，企事业单位档案管理工作人员还需要丰富档案形式，将文字、图片、视频等相关内容都纳入收集范围。其次，逐步提升档案服务理念。对于很多企事业单位来说，当前的服务观念较为淡薄，没有突出良好的服务特质。所以，无论是企事业单位管理层，还是企事业单位的档案管理工作人员，都需要强化自身的服务理念。档案管理工作人员需要将人本思想引入工作流程，以人为本，更好地为职工服务。

2.强化档案使用方式，遏制“路径依赖”

强化服务质量，增强服务成效，使得档案管理中的档案利用得到更好体现。强化档案使用方式，遏制“路径依赖”带来的不良影响，能够更好地优化企事业单位档案管理工作。

具体措施主要在于，首先，企事业单位档案管理工作人员需要强化档案的使用方式，规避原有的认知误区，将安全保密原则与方便利用原则相契合，强化利用方式。档案管理工作人员可以利用档案复印副本、电子档案等不同档案形式，强化档案利用效率。还可以采取严格审查、签订保密协议等一系列方式展现安全保密原则，使档案使用与安全保密不会发生冲突。

其次，需要积极遏制“路径依赖”造成的不良影响。无论是企事业单位管理层，还是档案管理工作人员都需要积极规避档案管理神秘化、无用化的认知误区，将档案管理有用化与档案利用多元化融入工作流程，破除“路径依赖”现象带来的不良效应。

3.强化档案管理的信息化

“弃档”现象是目前档案管理工作中普遍存在的一个问题，究其根本则是管理模式比较落后，管理制度也缺乏科学性和合理性，其中的管理内容无法为开展档案管理工作提供依据，这样就导致在管理工作中出现各种各样的不良情况。随着我国信息技术的高速发展，为开展档案管理工作提供了有利的帮助，管理人员需要合理的将信息技术和档案管理相融合，从而促进档案管理工作向更加现代化和信息化的方向发展。通过利用信息技术能够加强对各项资源开发和高效应用，使管理人员的工作质量和工作效率大幅度提升。另外，事业单位需要借助信息技术的优势建立完整的人力资源管理系统，将人员的信息录入到管理系统当中，从而对工作人员进行统一的管理，不仅能够实现对人员信息的及时查找和修改，也能够实现跨地区的信息共享。纸质版的档案具有一些显著的缺陷，如保存起来比较麻烦，不仅会占用较大的空间，也无法保证档案的安全性，并且会为管理人员增加一部分工作量，而电子档案则能够避免以上这些情况的发生，有利于促进档案管理工作更加高效的开展。

结论：

档案管理是事业单位管理的重要内容，在新时期社会发展的背景下，需要不断更新理念、创新方法，以期实现档案管理工作的新发展，在事业单位运营中更好地发挥积极作用。

参考文献：

[1]陈明华.新形势下事业单位档案管理的优化方法研究[J].中国市场，2020（34）：111+113.

[2]唐晔.新时期事业单位档案管理工作创新思路研究[J].大众标准化，2019（14）：154+156.

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