后评价视角下管道企业投资项目档案管理探讨

陈星宇

摘要：在项目后评价工作中，后评价工作的重视程度不断加大，而项目档案管理对于后评价工作的开展具有重要作用。本文针对项目档案管理情况进行分析，并基于后评价视角下提出对策建议。

关键词：项目管理;项目后评价;档案管理

项目后评价是指对已经完成的项目或规划的目的、执行过程、效益、作用和影响所进行的系统的客观的分析。通过对投资活动实践的检查总结，确定投资预期的目标是否达到，项目规划是否合理，项目的主要效益指标是否实现，并找出成败原因，总结经验教训，为未来项目的决策和提高完善投资决策管理水平提出建议及改进建议，从而达到提高投资效益的目的。【1】投资项目后评价可以说是项目全过程管理的最终环节。

一、从后评价视角认识加强项目档案管理工作的重要性

项目后评价通过查询资料、现场调研、座谈访谈等方式开展，项目存档资料是项目后评价开展的基础。项目存档资料反映了项目运作全过程，反映项目的管理状况，是项目决策、实施过程的重要成果，也是追溯项目决策、建设过程的重要依据。

后评价的开展要求存档资料齐全、完整，才能全面、真实的反映项目建设全过程。可以说能否做好项目后评价与项目存档资料管理有着直接关系。

二、项目资料管理现状及存在的问题

现行项目管理主要采用职能式的项目组织管理方式，与此对应的项目档案管理方式为“建管分离模式”。这种模式下，项目的不同建设阶段由不同的业务部门进行管理，项目负责人只负责项目的某一阶段或某一部分。因此每个阶段产生资料的主体不同，资料归档的主体也不统一。这种管理方式造成项目资料产生主体多、源头多、归档要求不一致等特点。（表1）

基于上述档案管理模式，项目资料管理存在以下问题：

（一）未建立以项目为单位的全流程项目资料组档、归档制度。

项目资料归档未实行以项目为单位，而是以承包、服务企业为单位，或者以分部工程为单位进行资料收集。究其原因主要为：一是公司未制定发布以项目为单位的全流程项目资料组档、归档制度。相关制度规定：“项目建设单位各部门或参建单位，应在建设项目竣工验收前按阶段或单项，将经过整理的项目文件，提交项目建设单位档案管理部门归档”。二是在实践过程中各项资料的产生或管理部门为了便于操作及减少后期整理工作量，在存档上没有以项目为单位进行资料存档。

（二）各参与方重视程度不足，未实际落实责任。

缺乏有效的档案管理组织，档案管理工作不到位，从而影响了整体的进步与发展。工程项目施工点多、持续时间长、流动性大，这些特点在很大程度上给工程项目档案管理工作增添了不少难题，而且在实际工程项目档案管理工作中，还缺乏有效的档案管理组织，这就导致档案管理工作缺乏组织性、规范性，并且无论是领导者还是从事这项工作的工作人员，都对工程项目档案管理工作有所忽视，档案管理意识不强。

（三）工作人员能力欠缺、经验不足

一般企业中工程项目档案管理人员多数情况下不懂工程，也不具有档案管理的相关资质及经验，在收取资料、整理资料中无判别资料是否完整，对施工表格记录内容是否准确更是难以判定【2】。因此在工程项目档案管理工作中，工作人员能力不够、素质不高、责任意识不强，将会直接影响到工程项目档案的质量。

三、如何加强项目档案管理

（一）加强档案管理人才队伍建设

在补充专业人才的同时定期开展项目档案管理人员的系统培训工作，培训内容不限于档案管理内容还应包括项目全过程管理的相关内容，培训对象包括档案管理专门人员及资料产生主体单位，通过组织培训知识讲座或是交流研討、对标提升等方式，更好的提高档案管理水平。

（二）建立完善的项目全流程资料组卷、归档制度

项目全流程资料组卷、归档是一项庞大且复杂的工作，因此需要建立完善的项目全流程资料组卷、归档制度。首先应在现行项目管理模式下明确项目资料归档管理的责任主体，确认项目建设单位收集整理项目资料、归档责任;健全、细化咨询单位、建设单位的档案归档主体责任;明确档案管理专门人员的主体责任，做到档案资料应收尽收。其次建立项目资料跟踪管理机制，增加过程监督和控制，由档案管理专门人员按照项目进度督促相关部门及时归档;在各类委托合同、施工合同中增加档案归档责任义务及违约责任条款。最后按照明确的归档范围、归档时间进行资料归档验收和考核管理，制定相应的考核细则，定期考核奖罚。

（三）提升项目档案管理信息化水平

现行使用的档案管理系统仅是档案资料的存储器，未真正实现项目数据库的目的。在规范项目档案管理程序的同时应提升档案管理信息化水平，增加项目资料归档内容指引、资料检索标识管理等功能，设立不同阶段归档窗口，由企业内部职能部门、企业外部咨询机构以及各承包商共同维护，最终形成一整套基于项目全过程管理完整的项目档案。

四、结论

项目后评价作为舶来品，仍属于新的业务领域，但对于项目管理提升具有重要作用，而项目档案管理对于项目后评价的开展在起到基础性作用的同时，项目后评价也会对项目档案管理水平提出更高的要求。

参考文献

[1]（国家发改委《中央政府投资后评价管理办法》）

[2]田博汇.浅析天然气管道工程项目档案管理实践中的问题与对策[J].《重要企业管理与科技》.2019（04）34：35