创新企业文书档案管理工作探讨

马凯

摘要：在一个企业的发展过程中，对企业文书档案进行管理，对企业的发展具有极其重要的作用，本文通过对企业文书档案管理的工作现状进行的简要的分析，进而提出了企业文书档案管理工作的创新路径与方法，期望创新的路径可以为企业的发展提供参考，进而推动企业的文书档案管理工作顺利开展。

关键词：企业;文书档案;管理工作;创新路径

中图分类号：G275.2 文献标识码：A文章编号：1003-2177（2021）13-0044-02

0 引言

在企业的建设与各类活动开展的过程中，企业档案在其中发挥着极其重要的作用，它对企业开展的各类活动都具有一定的记载功能，同时还可以为企业的各项工作与活动的开展提供指导，因此，对于企业的发展意义重大。在企业的档案管理过程中，包含的内容是比较多的，主要有人事档案、会计档案、科技档案、文书档案以及实物档案等，但是在企业发展的过程中，文书档案在其中所占的比例是最大的[1]。在传统的档案管理模式中，主要的档案管理一般都是纸质的文档，但是在网络技术与科学技术不断的发展与推动过程中，逐渐进入到互联网时代，在各类电子系统的运用过程中，电子档案的比例在不断的增加，文书档案的载体也在不断的改进与更新，对于企业来讲对文书档案可以进行高效的管理对于企业的发展具有积极的促进作用，同时也是对企业的档案管理工作进行推进的有效保障，因此，提升文书档案管理的工作意义重大。

1 企业文书档案管理工作的现状

1.1 管理模式缺乏规范性

在现代的企业发展过程中，对于管理工作都是极为重视的，在企业中一般都具有比较先进的管理模式，同时在企业不断发展的过程中也在对管理的模式不断的改进与完善。但是在企业的管理过程中，文书档案具有一定的不可或缺性，但是在日常的管理工作中，對管理的模式依旧还是比较缺乏的，在管理的过程中不能对其引起重视，在机制上还存在不健全的部分，同时对档案的管理工作不能及时全面的进行监督、指导与检查[2]。在日常的工作过程中又得不到有关制度的支持，在工作的过程中没有对应的制度对其进行约束，因此，在具体的工作过程中也就缺乏一定的规范性，因此，开展文书档案管理的工作人员在实际工作的过程中也就不能很好的遵循有关的规则，在工作中对管理的数量比较重视，但是对质量的重视程度却不够，在工作的过程中随意性比较大，使得在文书档案的管理过程中容易出现各种疏忽，例如档案缺损、档案信息错误、案卷要素缺失等现象，对档案的管理也就产生了许多的不方便，对档案管理工作的质量与效率都产生了极大的影响。

1.2 重视程度不够高

在发展的过程中，经济效益的发展是企业发展过程中一直比较重视的内容，因此，对于企业发展过程中具有支持性的基础工作重视程度不够高，尤其是在企业的文书档案管理工作过程中，企业中的许多领导对该管理的工作认识程度不够，认为文书档案管理只是普通管理工作中的一个组成部分，对人力与物力的需求不是很高，及时将大量的人力与物力投入其中，也不能获取很好的经济效益。在实际发展的过程中，企业对文书管理的成本进行降低，实际上也会对企业的经济效益进行提升[3]。由于企业对档案的管理不够重视，因此，在其他部门与档案管理部门进行配合工作的时候也会不同程度的受到影响，还有在企业中有一部分工作人员认为文书档案的管理工作没有任何技术的含量，因此，也就不需要进行专业技术的学习、只要按时将档案移交给管理部门即可，甚至对档案的归档要求也不一定清楚。

1.3 档案工作人员能力不足

在企业发展的过程中文书档案的管理工作是一项专业性比较强的工作，因此，档案管理工作人员的素质对管理工作的质量与效率具有决定性的作用。在企业实际的发展过程中，很少有企业会配备专门的文书档案管理人员，在企业中从事档案管理的工作人员同时还兼职着其他的工作任务，同时也没有接受过专门的培训，因此，档案管理人员对自身的工作认识不到位，在管理的过程中，也只是对其进行简单的整理与收集工作，因此，企业的文书档案的管理工作效率也就得不到提升。

1.4 信息化发展程度不高

在科学技术与网络技术不断发展的过程中，档案管理的信息化建设已经成为一种趋势，同时也应该是企业发展的重点工作内容，但是在实际的工作过程中，部分企业的管理工作依旧停留在纸质化的阶段，并没有实施数字化的档案管理，不管是在存档工作中还是借阅的环节中，都存在极大的不方便[4]。部分企业为了获取更高的利益，对档案管理的成本一直在进行压缩，不能及时的对档案管理的硬件设施进行完善。但是档案的管理工作是具有一定的保密性的，保密的程度也是比较高的，因此，管理设备的管理在更新中也是比较快的。

2 企业文书档案管理工作的创新

2.1 对管理的模式进行创新

在科学技术与信息技术不断更新的时代，企业要想发展也必须进行一定的革新。在企业发展过程中，文书档案的管理也必须与时代的发展步伐相统一。企业的管理人员必须对自己的理念进行改进，根据企业的发展目标对档案的管理模式不断的进行改进与创新。因此，企业必须要建立一套简洁、清晰、有效的管理系统，对责任与职责进行明确的划分。此外还应该建立健全奖惩机制，通过这些机制的建立，可以及时有效的促进企业的文书档案管理工作。

2.2 对思想观念进行创新

在企业文书档案管理的过程中，要想使管理的价值得到体现，就必须对管理的思想观念进行改进与重视[5]。管理人员要对管理的观念进行改进就需要对文书管理在企业发展过程中的重要性进行了解，对管理人员的职责要有一定的了解，此外，还应该及时的加强文书档案管理工作的人员与设备的投入。在此基础上，要不断的加强宣传的工作，使企业工作人员对文书档案管理的重要性进行认识，促使企业各个部门之间可以积极的合作，进而促进企业的全面管理。

2.3 对人才培养的手段进行创新

文书档案管理对人员的要求比较高，企业要不断地加强档案管理工作人员的素质与专业性。企业在发展的过程中，需要对专职的档案管理人员提供充足的预算，对档案管理工作的重要性进行理解。建立健全文书档案管理的政策，通过制度与政策对优秀的人才进行吸引，加强对工作人员的培训，建立健全文书档案管理的工作团队，使文书档案管理工作人员的各项素质都可以得到提升。

2.4 对信息化的工作方式进行创新

在企业的发展过程中，对文书档案的管理与管理的流程进行创新与开展对于企业的发展具有极其重要的作用。企业在发展的过程中要对工作的方式与观念进行改进与创新，因此，对于先进的管理理念要不断的进行学习，在企业管理中建立数字化的档案管理模式，使档案管理的作用与效率得到提升[6]。通过对信息管理平台的开发，在平台运行中进行档案的分发与调查管理，进而实现文书档案的共享，不断的对信息设备的各种硬件的支持进行改进[7]。

2.5 提升员工的综合素质

在企业的档案管理工作中，管理人员依旧是将工作的主要重心与精力放在了资料的保存部分，使得在后续的管理工作中，工作人员都是遵循一样的规范对文书档案资料进行整理，在实际的工作过程中，不能与实际的情况与特点进行结合，也就不能开展有针对性的工作。在企业的档案管理工作过程中，管理人员依旧是工作的主体，因此，工作人员的综合素质与能力直接关系着企业档案管理工作的质量与效率。因此，想要使企业的档案管理工作得到提升，就必须对工作人员的自身素质与综合能力进行提升，依据管理工作中的各项细节制定有效的培训计划与学习计划，使工作人员的素质得到提升，使工作人员的各种状态得到一定的优化，进而使档案管理的效率与质量都得到改进。

3 结语

对于企业的发展来讲，文书档案管理工作是一件长期且重要的任务，档案管理各种的效率与质量对企业的发展意义重大。当下的企业文书档案管理中依旧存在一定的问题，但是通过对管理模式、思想观念、人才培养的手段以及信息化的各种方式进行创新与改进，可以使文书档案管理各种的作用得到充分的发挥，进而促進企业的健康发展。

参考文献

[1]谢莉娜.企业档案信息化管理模式探析[J].文化产业， 2020（36）：136-137.

[2]郑静.企业文书档案管理工作现状及创新路径探讨[J].企业改革与管理，2020（4）：50-51.

[3]刘金婷.探讨电力企业文书档案的保密管理[J].青年与社会，2019（4）：137-138.

[4]盛雪艳，王坚.创新企业文书档案管理工作探讨[J].兰台世界，2019（s1）：156-157.

[5]韩小艳.论现代化企业文书档案管理[J].甘肃冶金，2019， 41（2）：123-126.

[6]金颖.企业办公室文书档案管理工作的创新策略探讨[J].企业改革与管理，2018（16）：27+38.

[7]刘春平.新形势下企业文书档案保密工作探讨[J].活力， 2019（10）：57.

（责编：王锦）