高校教学管理中提升教学秘书工作效率的策略

张莹

摘要：在创造和谐高校的新时期，教育事业不斷改革，而教学秘书又是高校教学管理的基础实施者，因此高校教学秘书的综合素质直接影响了教学管理的质量，而高效教学秘书的管理工作也受到社会各界的广泛关注。本文就高校教学秘书的工作职能，其应该具备的素质，以及其在管理工作中遇到的问题展开论述，并提出针对性的解决办法。

关键词：新时期;高校教学秘书;管理工作

高校教学秘书是教学科研管理工作实施的核心、一线工作者，其工作效率会直接影响高校教学管理的质量。做好高校教学管理中的“管家”，教学秘书需要做好承上启下的作用，做好领导、职能部门、教师、科研人员、学生多个主体之间的衔接工作，工作内容繁琐、责任重、工作效率低。如何提升教学秘书工作效率，保证教学工作顺利开展，是教学管理中重点得到关注和思考的问题[1]。

一、高校教学秘书工作内容分析

日常教学管理一方面，教学秘书需要对上级下发的文件资料、期末试卷、学生考试成绩、学生学籍异动资料、教学质量管理资料等等大量文件进行整理、归档，为后续教学管理提供信息基础;另一方面，还需要收集教学计划资料、录入任务信息、征订教材、安排与通知、考试时间与监考安排、教学工作量安排等等。可见，工作内容十分繁琐、细致，这些工作都要保质保量、按时认真完成，否则可能会引发教学事故。

服务一线师生作为教学管理中的一线执行人员，教学秘书上要承接上级部门管理工作、下要服务教师和学生，需要将基层信息传递给上级，上级任务下达给教师、职能部门，是职能部门和二级学院间的重要纽带。所以，教学秘书必须要树立全心全意服务态度，服务于广大师生。

教学科研任务教学秘书同样也承担着教科研任务，第一时间掌握最先进的管理技术和教育科学理论，并落实到实践当中，不断提升个人素养以及工作效率，发挥个人岗位价值。

二、高校教学秘书教学管理工作提升策略

（一）提升档案信息的管理水平

档案管理对高校来说至关重要。档案是学生的重要资料，需要学校妥善保管，以保障档案信息的真实性，因此在档案管理工作开展过程中可运用授权控制机制。在信息化时代，授权控制机制有实行的基础条件，与国家信息化安全需求相匹配。授权机制运用中，针对学籍信息的变动，教学秘书应提醒专业领导进行审批，经过同意之后授权给相关工作人员，之后在学信网络或是教务系统中就可以查阅到学生学籍信息。依据授权控制机制，可建立学籍管理内部管理制度，将可能产生的学籍管理风险控制在一定范围内。针对授权控制关注，高校教学秘书也可以创建专业责任体系，并积极监督领导在学籍管理工作中承担责任，保障管理公平性，从而提升自身档案信息管理水平[2]。检查机制是高校档案管理效果增强的关键，在管理制度落实中，高校教学秘书运用检查机制可保障档案管理工作的高效性。通过对学生档案资格审核、学生基本信息等的了解，教学秘书应对检查机制进行必要完善。档案管理中出现风险的概率较高，加上部分高校教学秘书工作中意外问题频繁出现，或者当时可能未曾发现，但是通过检查机制可将其档案信息进行审核，保障档案信息准确性，因此通过检查加强高校内部的教学管理与控制理论的运用，这在一定程度上可提升高校教学秘书档案管理的效率[3]。

（二）重视课程的安排

高校教学秘书对于教学课程的安排应加强重视，由于在以往工作中部分教学秘书人员工作出现失误，使教学管理工作屡遭不顺，因此教学秘书应借鉴以往的丰富经验，排除糟粕，使自身优势得到充分发挥，同时反馈给不同教研室主任，安排不同课程实训任课教师填写“实践课程信息统计表”以统计实训课实践方式、是否集中安排、需要软件名称等。经院长审核，上报教务部门。教学中，关于理论和实践课程的教学安排也应引起教学秘书的重视，其需明确学情及具体教学目标等内容，保障课程安排的合理性，并在教务部门审核通过后，落实登录正方系统，同时合理安排不同任课教师必修课的上课时间。经过教务部门的反复核查，在调整安排后下发核对稿。教务部门下发关于限选课课程的通知，通常需要教学秘书及时转告不同班级，进而让学生按要求选课。之后，教学秘书可以根据课程安排标准，将课程反馈到不同班级，使学生可以参加第二轮选课。高校教学秘书需落实最终选课结果，将结果上报到学院安排教师方面。例如，对于教务部门下发的关于体育方面的选课文件，高校教学秘书需要通知所有学生，使其可以按时按要求进行体育网上选课。通过对课程的教学安排，可使不同课程的教学按时进行，保障课程的安排更加有效。

（三）加强教学任务的管理

一般来说，教务部门会下发文件要求学生参与评教工作，高校教学秘书需要将这一情况及时通知给学生，使学生可以积极参加评教工作，并告知未参与评教的学生，其之后将无资格再参与下学期第一轮选课。教务部门会在第十一周下发未评教学生参加第二轮选课的情况。从学生开学第一周开始，高校教学秘书每天应及时提醒不同任课教师相关的上课信息，减少教师由于上课信息失误造成的教学问题。一般情况下，在课程运行期间，不同任课教师若是有事需请假，教学秘书可以协助教师办理调停课手续，通知不同班级学生相关的调课情况。在学期末，教学秘书需统计一学期的学院调停课率。对于教务部门下发选修课的通知，教学秘书需及时转告给学生，还要核实下学期要求的达标学分，了解不同班级学生的选课情况，并上报学院最终选课结果，将不同班级的选课情况进行记录及统计，同时还要上报给教务部门，之后可以转告不同教研室主任，安排选课，明确任课教师。通过加强教学任务的管理，可使教学工作的开展变得更加顺利。此外，高校教学秘书应对教学任务管理内容加强重视，熟悉每一个工作环节，经过多次实践，使自身的综合技能得到提高，从而保障高校教学工作的顺利进行。

教学秘书在新时期构建和谐高校的工作中发挥着重要的作用，这是一个工作具有全面性的岗位，应该受到人们的重视，对他们自身来说也要提升自身素养和自己的综合能力，为教育改革而助力。但他们在工作中仍面临着诸多的问题，还需要慢慢的改进。

参考文献：

[1]宋天棋.新时期高校教学秘书工作的认知及思考[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2019，40（12）：147-149.

[2]李晓星，周洪.新时期高校教学秘书在教学管理中地位及其工作现状[J].内江科技，2019，40（12）：9.

[3]荆国芳.高校二级学院教学秘书和行政秘书的多维度比较[J].现代经济信息，2019（24）：412.

[4]金唯，李兵，王天国.浅谈高校教学秘书如何做好毕业（论文）设计管理工作[J].教育现代化，2019，6（90）：190-191.