高校资料室档案管理信息化建设探析

张建军

摘要：高校档案信息化建设主要是指通过以互联网媒介，让纸质等实物档案数字化，从而达到简化查档流程，节约查档时间，提高档案资源的利用以及价值的目的。在当前各地推进信息化建设的环境影响下，高校的档案管理模式也必须跟紧时代的脚步，全面提高信息化建设的水平。这不仅决定着高校档案管理工作是否能够实现持续发展，对整个高校的日常工作也有着重大的作用和影响。因此，作为一名合格的高校档案管理人员，应当积极推进档案的信息化建设，不断拓展档案处的服务功能，以便更好的满足广大师生以及高校发展的迫切需求。

关键词：高校;档案;管理;信息化

1 高校资料室档案信息化建设的必然性

1.1 满足了社会发展的需求

随着时代的进步与发展，以往的人工检索，现场查档、借档等档案工作方式已经逐渐显示缺陷，不能更好的为广大师生服务。在这种情况下，以信息技术为核心的现代化管理模式逐渐走入人们的视野，并快速渗透到学校管理的各个方面，包括教学管理信息化、人事管理信息化以及科研管理信息化等等。，这些管理信息化，极大的满足了广大师生的实际需求。由此可见，档案信息化建设是高校现代化发展的必然趋势，是提高高校综合实力和竞争力的重要指标之一。

1.2 提高了高校日常档案管理的工作效率

与传统的人工检索和现场查档等工作模式相比，档案信息化不仅极大地减轻了档案管理工作人员的工作负担，缩短了查档、借档的流程，提高了档案管理者的工作效率。

1.3 拓宽了档案工作的服务范围

档案信息化的最大优势在于，人们可以比较快速、便捷地获取更多的原始信息，这对社会公共信息的开发及利用具有积极的促进作用。同时，在储存各种信息的过程中，运用现代化管理手段会更加方便，并且可以更高效地开发与利用这些档案信息资源，发挥其最大值。

2高校资料室档案信息管理的问题所在

2.1 档案信息化管理制度有待提升

众所周知，数字信息化早已深入到校园的各个角落，地方性高校档案信息化管理理应与数字信息化高度融合。然而，部分地方性高校档案在数字信息化建设上相对滞后，尚未跟上时代的步伐，一度难以适应新时期档案工作的需要。地方性高校档案的相关的管理制度缺乏“校本性”。按常理来讲，不同地方性高校所面对的实际问题也必然有所差异，如资料的收集、鉴别、整理、归档、利用与转递等环节都或多或少会涉及到其自身院校的实际情况，在档案信息化管理的过程中都应该有其自身的特点，然而，当下照搬照抄同类地方性高校档信息化案管理制度的现象时有发生。

2.2 档案信息化管理人员职业素养有待提高

对全国百所地方性高校档案工作人员的调查发现，档案专业人才僅占总数的18%，计算机相关的专业人才占总数的15%，有43%的档案管理人员不是专业档案管理人才，他们对计算机相关知识掌握也相对较少。从目前调研的数据结果不难看出，当下地方性高校档案部门专业人才是相对不足的，并且，呈现出人员结构不合理、信息素养普遍相对不高的态势。显见，在“馆际合作，信息共享”成为常态化的当下，档案管理员的素养则已成为制约地方性高校档案管理的一个重要因素。

2.3档案信息服务内容有待完善

由于目前大部分档案管理人员均是在传统档案处理体系下成长起来的，在数字信息化日益增加的当下，大多数从业人员虽然对档案信息化有一定的认识，但在主观上还是过于依赖传统档案管理模式，对信息化处理手段的应用仍是相对较低的，其服务方式相对滞后。换言之，当下部分地方性高校档案信息仍是以人工笔录、归类及统计为主的处理模式，信息化档案尚难以形成体系，这也严重地影响了档案信息化功能的发挥，使得档案的信息化内容发挥也受到了严重的影响。

3高校资料室档案管理信息化建设途径

3.1强化档案学科意识，突出学科建设需求

在某种程度上来讲，在学科档案方面，地方性高校档案信息资源更加具有优势。随着数字信息化技术的不断发展，学科档案资源的信息化比例日益提高，信息化信息资源也日益丰富，影像资料、电子出版物、系统化数据，均不断成为学科档案的重要来源，也成为反哺学科教学的重要支持。地方性高校档案部门要深入把握本校学科建设的目标、具体内容以及地方性高校学科建设的未来走向，强化学科建设相关的档案的内容建设与分类，使其更为便捷地为教学与科研所用。简言之，地方性高校档案与社会档案相比，除了要有档案意识外，更重要的是要有学科化建设意识，要突出其特色与优势。

3.2加强人才培养，建设专业化档案服务团队

具体而言，档案数字信息化人才不外乎培养档案管理、系统维护、数据库建设等等方面的各类人才，将这些人引进到体系中来，需要这些人来拟定数字档案管理规划，结合单位实际制定各类标准，积极策划与组织各类培训等等，这一点在人才引进与使用中要明晰。其次，要建立健全种类档案类兼职队伍。由于地方性高校档案的各类数据分散地来源于各个院系、各个部门，要想有效地管理档案，保持数据一致性和有效性，建立健全兼职档案人员配备，则是极为关键的。最后，在档案人才的建设中，也要注意到除了专、兼职人才引进外，也要注意吸引跨专业复合型人才的吸引，才可以为提升档案工作质量提供一份活力。

3.3加强基础性工程建设，突出网络服务体验

从目前建设情况来看，一大部分地方性高校的基础建设是具备的，但存在着开放程度较低、检索功能障碍、互动体验差等问题，因此，需要在大力夯实基础建设的同时，思考开放权限、检索与体验等问题。首先，可以在校园搭建完整档案系统，建立VPN或者在校外建立相应的查询端口，以供本校人员、师生以及社会人员查询。其次，可以提升更为智能化的检索功能，提供符合个体习惯的检索功能，并提供地理信息相关内容，以供使用者可以更加直观地进行档案查询。第三，增加档案查询的互动体验，设计一些互动化的窗口，实现人机互动、人人互动，在线求助等功能，提高个体查询的体验感与获得感。

4结束语

综上所述，高校档案信息化建设的工作除了可以进一步优化和改进档案资源服务的品质，也关系着高校的现代化建设与发展。为此，高校必须做好充分的工作，并根据现实需求，采取行之有效的措施推进档案的信息化建设与发展，从而使档案信息资源可以得到有效的利用。

参考文献：

[1]张雪.数字化时代高校档案管理信息化建设探析[J].传媒论坛，2021，4（15）：143-144.

[2]石贞贞.高校档案管理工作的信息化建设探究[J].兰台内外，2021（22）：1-3.