档案记忆观视野下的企业档案管理探析

陈美

摘要：在企业的发展已经建设当中，档案管理占据着非常重要的位置，并且具有一定的历史意义，在企业的发展中，档案记忆能够将历史以纸质的方式呈现出来，所以在企业的管理工作当中，相关工作人员要对档案的记忆有着非常充分的认识，这样才能够在企业的管理中，将企业文化很好的发展以及传承下去。但是在企业的实际工作管理当中，往往忽视企业档案记忆的重要性，在社会的发展过程当中，档案记忆是历史的呈现，是文化延续的必要途径。

关键词：档案记忆;档案管理;企业;有效途径

档案是社会组织、国家机构以及个人活动中形成的具有历史价值的记录方式，在档案的发展过程当中，因其是记录着真实发生的事情，并且是一种较为原始的记录方式，使档案成为了社会记忆当中非常重要的媒介以及载体，是社会发展的见证者，也是社会记忆的形态，是社会控制人们记忆的方式，可以社会记忆的手段。档案记忆在一定程度上为档案管理以及档案自身提供了非常重要的思维方式，并且档案记忆在企业中处于什么样的作用，在企业的发展过程当中如何将档案记忆更好的应用到企业的管理工作当中，是目前需要考虑的问题。

一、企业档案是构筑企业组织的基石

将档案记忆按照主体进行划分，可以将其分为集体记忆与个人记忆。在目前现代社会当中企业担任着多种职能，其中包括：生产活动、货物流通、日常服务等，是一种较为独立存在的经济组织，企业的记忆是企业在历史发展中的缩影，同样也是一种真实写照。企业档案主要记录了企业在科技研发、工厂生产、日常经营、企业管理等方面的内容，并且将其中具有保存价值的内容以不同形式的记录了方式进行记录，是企业组织记忆的构建、塑造企业形象、传承企业文化的重要方式，同时对于企业未来的组织记忆也起到了一定的构建作用。

二、完整的企业组织记忆的构建与多维视角的档案收集工作

对于整体的社会发展来说，企业在社会中是非常重要的一员，国家的政治体质改革会将其很好的映射在企业的发展与改革当中，在企业中的组织记忆是社会记忆的最重要的部分之一。企业的文件中记录着企业整体以及企业员工的档案记录、企业信息传递、企业储存信息等重要工具，企业档案是将企业中最重要的文件进行储存。

（一）从宏观把握现阶段企业的活动脉络，为收集工作开展奠定良好基础

企业为了能够在当前市场竞争环境较为恶劣的情况下得到良好的发展，就需要针对于企业的发展方向、经营方向等进行不断的调整与完善，最基本的要转变企业的管理理念，在企业处于不同的发展阶段时要进行不同方式的变革。这同样适用于档案收集工作，档案的收集工作也要以企业目前的经营状况、企业的发展方向等作为档案收集的依据。因为在企业档案收集的过程当中存在著一定的滞后性，企业在档案收集工作中，制定了工作范围，档案收集人员就会将此作为档案收集的蓝本，在规定范围内的内容进行收集，在规定范围外的不予收集。例如：企业的发展过程当中出现了一些关乎企业生死的重大时间，这些往往是组织记忆中最为重要的组成部分，但是往往由于档案收集工作的工作范围不全面，并且范围没有覆盖到，就会导致重要信息的流失。在档案管理工作中具有一定的规范很重要，但是要让工作规范与实际工作内容相符合，能让档案管理发挥其重要的作用。因此，要对于企业 ，目前的发展情况以及活动脉络进行掌握，这样才能够更好的完善企业的档案收集工作，从而构建完整的企业组织记忆。

（二）数字档案收集在企业记忆中的重要性

随着网络时代以及信息化时代的到来，经济全球化以及信息网络化已经成为当前发展的必然趋势，企业想要保持可持续发展，就需要立足于企业信息化，这样才能够将企业的发展与当前社会的发展相结合，从而提高企业的竞争力。传统企业在计算机的利用上，主要体现在生产制造的自动控制，到利用计算机实现企业管理的系统化，再到目前利用互联网开展电子商务内容，随着信息化在全球中国的地位越来越重要，从企业的设计以及产品制造、到生产销售环节、再到企业内部的经营管理，在其发展中会产生巨大的数字化信息，所以数字化信息在企业的发展中是一种非常重要的支持，也在描绘着企业各个阶段发展的情况。但是，在不同部门、不同系统、不同业务环节中都会涉及到大量的数字信息，如果信息不能够完整的收集，一旦出现信息流失，就会对企业组织信息造成一定的影响。

因此，在企业的档案收集工作当中，要对于有价值的数字信息进行文档收集。例如：在企业的发展中，逐渐完善了企业的知识库、知识搜索平台、知识中心等，将企业的发展以知识水平为基础，但是其中很多信息没有收录到知识库当中，主要是因为在数据产生的过程当中，数据没有得到很好的收集，在其没有发挥自身的价值时知识便流失了。再进行举例：在我国目前的企业当中，尤其是针对于中大型的企业来说，企业的管理活动主要是通过邮件系统进行，但是目前在中大型企业当中，邮件系统处于一种失控的状态，即使是非常重要的邮件，也没有在企业的档案管理范围之内。

三、塑造与维护真实的企业组织记忆与科学的档案鉴定

在企业的档案管理当中，档案鉴定起到了至关重要的作用，档案鉴定决定着档案中的内容，也直接影响着在企业的发展当中信息的存毁。在实际的档案记录工作当中，由于历史以及文化存在着不同程度上的差异，以及不同的档案管理人员对于档案价值认知程度的不同、档案判断标准的不同，在加上档案产生时的条件与档案的形式具有一定的不可逆行，所以，档案管理工作中档案鉴定内容是难度最大、挑战性也较大的工作。在企档案管理中要保障信息的准确性以及档案鉴定内容的确定性，这样才能够让企业在激烈的竞争环境中保持良好的竞争能力，是推动企业发展的源泉。

（一）宏观鉴定时企业档案鉴定的科学指导

在我国目前的企业当中，在信息技术方面的使用较为广泛，使得企业在文档信息规模上也在逐渐扩大，再加上企业在管理规模、管理方式上存在着一定的多变行，如何在企业的发展过程当中，将其中最具有价值性的内容提取并且记录是最为重要的。如何能够将企业记忆的真实性成功的展示出来，是目前企业档案管理工作一项最为重要的工作内容之一。在企业的档案鉴定中可以遵循宏观鉴定的方式，宏观鉴定是由一位加拿大的档案管理学者在1989年提出的这一理论，是档案鉴定工作的一整套综合性的理论、实施措施和鉴定方法，宏观鉴定主要在鉴定国家重要信息当中使用，但是对于企业来说同样适用。

在宏观鉴定工作内容当中，档案鉴定人员在进行鉴定的过程当中，不仅仅是对于每份文件单独进行鉴定，而是将档案的背景以及当下所用的情况，通俗一点说就是鉴定文件的虚拟性以及职能来源的情况。这样一来，在企业的中一种特定的职能在所有不同载体上以及地点中形成的文件，可以将其更加综合性的进行鉴定。

在进行档案管理的工作当中，首先，要对于企业的文件进行筛选，要针对于企业发展过程当中的哪些职能以及哪些互动内容进行记录，档案筛选的工作与企业的整体发展战略方向的制定要相同。企业的发展战略的制定是立足于企业未来发展方向，使企业能够在竞争环境中找到更具优势以及更加稳定的发展方向，从而制定企业的发展战略。在企业发展战略的制定当中，要将企业自身的文化、企业的业务情况、信息情况等进行深入了解，这样才能够更好的站在企业的角度，确定企业在不同时期需要记忆的内容。其次，在对档案内容能够进行判断的过程当中，要对关键职能、项目计划情况以及企业事物处理中，由哪些部门以及哪些人员会形成这些类型的文件，文件在使用的过程当中与谁产生了互动。最后，确定文件的形成是较为重要的。

（二）电子文档是企业组织记忆中最为重要的组成部分

对于企业文档的鉴定工作来说，电子文档的鉴定为其带来了巨大的挑战。结合电子文件自身所具有的独特性的特点，对于电子文件的鉴定方式以及内容都提出了较高的要求，要对电子文件实施技术鉴定，看其文件是否具有可读性、实用性、真实性与完整性。在现代企业的发展过程当中，电子文件也随之大量出现，并且逐渐成为了企业档案记忆中最重要的组成部分。对于目前企业情况来说，数字文档也处于一种失控的状态，重要是由于信息收集不及时导致其散失，另一方面是日常的管理维护工作不全面，导致电子文件出现不可读、不适用的情况出现。因此信息收集的工作固然重要，也要保证电子文件的完整性，要对其进行定期维护、技术鉴定等形式，保障其具有长期可读、可用的特点，这样才能保证企业的组织记忆能够真实、完整的存在。在当前数字时代的基础上能够可以使企业的记忆得到更好的延续。

四、企业组织记忆的激活与传承与丰富的档案利用服务

企业记忆是企业员工引发认同感的关键，在企业当中员工产生认同感后会对企业自身产生认同感、归属感等情绪，是企业在发展中最为重要的内部动力，这样才能够将企业中将组织记忆进行激活并且传承下去。

在企业的档案管理工作当中，企业档案提供的利用方式与形式较为丰富，提供了档案的凭证价值和情报价值，时其能够更好的发挥。在企业的组织记忆的传承过程当中，企业档案管理工作人员需要对于档案资源进行更加系统、深入的整合过程，让其以更加生动形象、更易于人们接受的方式进行，主要将企业记忆呈现给企业的员工，这样才能够实现在潜移默化的影响中实现企业的记忆传承与激活。

从服务内容上来看，可以将不同时期的决策、经营管理等具有重要影响的文件进行加工展示给员工。从服务类型上来说，用户很难提出自身的需求，导致其丧失了活力。从当前形式上来说，要选择用户容易接受、并且是主动接受的方式。可以采用多媒体网络信息技术，让用户在听觉享受的同时，也在视觉方面传递着重要的信息。在传统的档案管理工作当中，通常使用档案展览的方式，当时在当前可以采用音频、视频等形式进行档案展览，是一种新式上的创新，也可以采用微电影的形式进行，使企业的组织记忆在员工的日常休闲互动中进行。

结束语：

综上所述，企业的档案是企业在长久发展的前提下逐渐形成的企业的记忆，是企业发展过程当中的见证者，并且对于企业日后的经营管理起到了非常重要的参考作用，能够在当今激烈的市场环境当中，企业能够有一席之地。因此，要在档案记忆观的新型视野下，企业要不断进行观念的更新，并且在企业的档案管理的措施方面要不断优化管理措施，这样才能够提高企业在档案管理的工作效率，使企业得到长久的发展。

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