大数据背景下档案安全管理体系研究

摘要：近年来，随着信息技术的发展，大数据技术受到了人们广泛的关注，其通过特殊的数据分析技术，将各类信息资源都囊括在其中进行储存。其为信息管理工作提供便利的同时，也产生了一定的风险，本文通过对大数据背景下档案资料管理特点和存在的问题进行分析，阐述了建立档案安全管理体系的对策，以供参考。

关键词：大数据;档案安全管理;档案数据

引言：

大数据技术的发展依托于信息技术的应用，其技术的应用已经收到了人们的关注和认可，档案管理工作通过大数据技术可以提高其管理效率和质量，确保不会出现较大的纰漏，但是该技术也给档案安全带来一定的问题。基于此，在大数据背景下，以科学的管理体系和对策进行档案安全管理具有重要意义。

一、大数据背景下档案资料管理的特点

在大数据背景之下的档案资料管理特点主要分为三种，分别是信息数据海量化、数据管理类别多元化、管理需求多样化。这三种特点都有其独特的内涵，首先，信息數据海量化的特点形成的主要原因是，随着时代的发展进步，更多信息资源需要进行管理和存储，因此借助大数据技术，许多信息资料得以保存，且目前所需保存的信息资源越来越多。其次，信息数据管理类别多元化特点形成的原因是每种行业都有其特殊的信息资源，这些信息资源因其内容不同需要将其归类在不同的系统当中进行储存。最后，数据管理需求多样化特点形成的原因是每种信息资源的内容和安全程度不同，信息档案内容相对重要的资料应以多重加密的方式进行管理，所以需要以不同的存储加密方式对不同类型的档案进行存储，以确保其安全性。

二、当下档案数据管理存在的问题

近年来，随着大数据技术的发展，更多档案数据的保存工作效率得到了提升，但是其管理工作仍旧存在许多亟待解决的问题。首先，很多管理人员的管理意识淡薄会引起资料的丢失，造成严重的影响，甚至出现法律纠纷。档案管理人员作为档案资料的直接接触者，其工作态度和安全意识极大程度决定了数据信息的安全性。其次，档案信息缺乏安全有效的管理手段，在目前的很多企业当中，相应的档案管理工作人员并没有以科学的管理手段进行对应信息资源的管理，而是采用简单的文件初级加密进行该项工作，这种工作方式会导致档案资料出现一定的危险。最后，档案管理体系不完善也会导致其数据资源的丢失和信息偏差，没有相对完整的体系对档案进行管理会使整个系统的信息资源相对混乱，造成档案丢失的风险。

三、建立新型档案安全管理体系的对策

（一）提升管理单位的安全管理意识

在大数据背景之下的档案安全管理工作需要有关企业和管理单位提高自身的安全意识，以更为优质的管理手段对其进行管理。对于相关档案管理单位和部门的档案安全管理工作而言，提高其安全意识具有重要的意义，在进行相应管理工作时，有关企业和部门应加强对该岗位工作人员的安全意识管理，定期对其进行相应专业知识的培训，提高业务能力的同时提升其安全管理意识。当档案管理工作人员具备较高的安全管理意识时，其工作能力和工作质量也会进一步提升，无论是数据的存储工作、传输工作、查阅工作都可以确保进行时的安全程度和效率，对档案安全管理体系的建立有重要的促进作用。

（二）以科学手段进行档案信息管理

对于档案资料的管理工作而言，以科学的管理手段进行信息资料的管理工作可以提升整体的工作效率和安全性，对档案安全管理体系的建立具有重大意义。科学调整管理手段是指根据不同类型的档案资源进行管理手段的调整，例如，文件类型档案需要以加密的方式进行信息管理和储存，而数字类型档案则需要根据其需要进行相应的集中管理，并给予其对应的编号以便查阅工作的开展。档案管理的储存和保密工作依托于大数据技术可以更为便捷的对其进行管理，将所有档案都上传到计算机之中进行保密和储存可以提升整体档案管理工作的效率和安全性，再以科学的管理手段和机制对其进行保护可以有效促进档案安全管理体系的构建。

（三）健全档案管理机制

在大数据背景之下的档案安全管理工作需要健全相应的档案管理机制，以责任制度的落实进行对应的管理工作，可以确保其工作的科学性和安全性。在相应档案资料存储的初期，有关企业和管理部门应建立相应的管理制度，并将每个档案管理人员的职责进行明确的指示，每个档案管理工作人员都有其自身的职责，无论是储存部门还是查阅部门都有其独特的工作要求，一旦出现档案资源丢失问题可以及时对其予以问责，并查出问题的所在予以及时的解决，减少企业和个人的损失。科学的档案管理机制可以在极大程度上提高该项工作的效率和安全程度，使更多的档案资料通过计算机进行保密，不仅可以促进档案安全管理体系的建立，还可以推动档案管理工作的发展。

（四）提升管理工作人员的工作水平

提升档案安全管理工作人员的工作水平对于构建档案安全管理体系具有重要的促进作用，因为档案管理工作人员直接与档案信息进行接触，所以需要高素质的管理人员对相应的信息资源进行管理，防止出现工作上的纰漏而导致档案资料的丢失引发经济纠纷。基于大数据背景下，提升档案管理工作人员的工作水平需要有关部门以线上教学和线下培训两种方式进行，在线上需要将相应的存储步骤和加密技术对其讲解，而在线下则需要对其进行思想教育，确保其思想不会出现偏差而导致信息资源的丢失给档案持有者和管理单位造成影响。高素质的工作人员通过其管理工作可以在极大程度上提升档案资料的安全性，促进新型档案安全管理体系的建立。

结论：

总而言之，随着大数据技术的发展，更多有关档案管理类的工作都将依托于其技术进行，且效率会有明显的提升。但是因为其仍旧有相应的弊端存在，所以需要相应的管理部门以科学优质的管理对策进行该工作，确保档案资料的安全，对档案归属者负责。

参考文献：

[1]林月娥.档案数字化安全管理体系的构建[J].办公室业务，2020（21）：75-76.

[2]安安.大数据时代档案信息安全管理的策略探讨[J].兰台内外，2021（25）：31-32.

作者简介：姓名（周庆楠）性别（男）出生年（19890211），籍贯到市（天津市）民族（汉）职称（助理工程师）学历（本科）研究方向（档案管理）。