论发票数字化在财务共享中的应用

王 强

随着增值税发票电子化进程和税企直连应用的推进，建立企业发票池已经成为企业财务共享建立的标配，增值税发票深度参与企业的财务信息化建设，搭建企业的业财税一体化系统已取得良好效果，发票数字化价值日益凸显。《财会〔2020〕6号 财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确指出单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证，可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档，且保存电子会计凭证原始文件；同时档案管理时除保存其文件外，还需要元数据管理，防止重复入账。由此可见，企业对票据的管理应用已经不再是单纯作为报账附件进行原始凭证管理，而是上升到数字化、元数据粒度进行深度管理，以实现企业的业财控制、风险管理及档案合规的目标。

一、常见票据识别技术

基于近年来在财务共享票据领域的探索与实践，可以将当下常见的票据识别技术进行分类：

(一)税企直联打通增值税发票查验通道

打通企业与税局增值税发票系统通道，主动获取本集团各企业的进、销项发票全票面信息，建立企业自己的发票池，从而实现发票真伪验证，也能够提升传统增值税专用发票认证效率。

(二)基于AI的OCR识别技术

建立企业的会计档案影像系统，在收到业务部门交来的财务的票据时，先对相头单据进行影像扫描，基于前沿的AI深度学习技术，对图片或文件上的文字内容识别为结构化文本，应用于企业票据报销、金融票据识别、收货单据录入等多场景，提升信息处理效率。对集团型财务共享中心而言，一般利用票据识别技术，快速录入票面信息，同时通过打通税局系统完成票据验真，实现全流程数据实时共享，大幅提升财税整体风控水平。

(三)OFD文件解析技术

OFD全称叫做 Open Fixed-layout Document，是一种电子文件的格式。是在PDF基础上加入了许多基于我国社会发展需要的应用场景功能。OFD是我国自主版式文件格式标准，是党政机关电子公文存储、交换、归档的唯一文件格式。目前有关部门正在根据《电子商务“十三五”发展规划》要求，推进OFD格式电子发票、电子会计档案在电子商务中的应用。现在正在推广的电子增值税发票也将采用OFD格式。

(四)企业内外部系统集成化应用

企业内部的供应链系统、商旅系统、银企直联等应用，企业外部的微信、支付宝等社会化软件已经集成了众多社会化票据信息，企业财务系统可与各内部管理系统，外部微信、支付宝及邮箱等集成，实现对电子票据的文件和结构化信息的获取，这些都能从很大程度上解决了相关票据能否及时、完整、准确获取的问题。

二、发票池可以解决企业中的哪些问题

(一)采购发票自动校验入账

在企业中采购业务中一般包括以下环节：签订采购合同、采购合同收货与结算、供应商开具发票、发票认领、发票录入采购系统、三单校验、付款这几个主要环节。在供应商基本买方的收货结算单开具发票后，需要将发票与结算单进行关联，这一步一般称为发票认领，传统方式下需要业务人员或供应商手工录入发票信息，在有票据池后，则可以根据条件以筛选或AI智能方式代替人工录入。

供应商录入发票后，还要经过发票查验环节，这一环节在企业没有与税务发票系统集成时需要财务人工查验，那么有票据池后，发票的真伪则可以企业自身的发票池查验即可。

发票查验后，则应付系统的订单、结算、发票已完成了三单匹配，则可以自动形成采购发票挂账，自动生成会计凭证。整个环节可以基本不再需要财务人员参与，由计算机按照既定的审核规则代替传统人工发票入账。

(二)费用报销智能填单，让报销不再困难

每一类票据都有丰富的票面信息参与业务控制，如发票类型、发票金额、税额、发票日期、销方单位、火车票坐席、出发地、到达地、金额等，企业报账系统在控制重复报账及差旅标准基础上，可梳理票面信息和业务填报关系映射规则，根据提取的全票面信息自动填单，提升填单效率和准确率，提升报账体验。

费用报销业务中涉及到的发票种类较多，除一般的增值税发票外，还有诸如火车票、飞机票、出租车票等。企业发票池中仅需包含与企业经营业有关的发票，其获取渠道一般是通过OCR或外部系统。员工在填写报销单时在票据池中选择相关发票，交发票与报销单据对行关联，再推送至审批系统由各级领导审批，同时根据发票类型和发票明细自动生成进项税额。

(三)出具票据口径下的企业经营报表

在大型企业集团中，对集团下各单位的经营利润一般是各级公司上报相关报表，经过层层合并后，形成集团汇总的经营报表。这种模式下的报表由于各单位的业务能力不同、统计口径及标准不同，很难对各单位的真实经营情况进行及时、有效的反映。利用发票池结合大数据技术，每天定时获取各单位所有进项、销项发票数据，同时利用大数据分析技术，对所有发票行进分类汇总，对经营收入、支出的所有发票进行分析，可以出具以发票口径下的企业经营利润，此种模式尤其在长时间内会十分贴近企业的真实经营情况。

三、发票池的建立方式

发票池主要有两种建立方式，一是通过OCR方式获取发票数据，二是通过税企直联模式，定时通过税务系统下载。

OCR模式的主要缺点是不能保证识别的准确率100%，税企直联模式的缺点是不能实时获取到数据。因此一般是将两种模式结合一起，OCR识别后通过税务系统进行查验，查验通过后进入票据池，同时税企直联每天定时下载税局的发票数据进入票据池。

四、建立企业票据池提升数字资产价值

(一)智能审核，强化落实内控与风险合规

传统财务核算模式下，审核主要依托人工判断，对于集团型企业需要耗费大量人力。企业建立票据池后，票据影像、结构化信息、业务数据、AI智能影像分析融汇关联，将审核规则预置到系统中代替人工审核，加上AI智能业务判断，更能促进财务内控及风险合规落地。

(二)深度挖掘数据价值

票据与业务关联那么票据信息便增加了业务与财务属性，能够通过票据追溯到业务，从业务追溯到财务凭证；同时当企业与内外部上下游建立关联后，票据信息则兼具追溯供应链信息，通过多主维度、多视角大数据分析审核，挖掘数据资产价值。

(三)满足电子档案管理数据要求，设置子会计档案系统

前端系统具备采集票据原始文件及数据存储要求能力后，便能满足《财会〔2020〕6号 财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》相关规定，形成会计电子档案。伴随着企业财务数字化转型以及新技术应用，票据作为财务系统重要构成部分，对其数字化的探索加越来越大，企业票据池的价值将不断被发掘，在财务共享数字化、智能化领域有多年的创新实践，积累了丰富经验，致力于与企业一起持续挖掘应用方案，助力企业财务数字化转型。■