企业安全系统电子文件归档与电子档案管理研究——以陕西小保当矿业有限公司为例

刘朕中

（陕西小保当矿业有限公司，陕西 榆林 719000）

为了解决煤矿安全隐患问题，落实煤矿安全生产责任，预防煤矿生产安全事故发生，陕西小保当矿业有限公司（以下简称“小保当”）建立了智能安全预控系统、煤矿井下人员定位系统、井下安全人员（瓦斯）巡检系统等信息系统。自建立以来这些系统不断产生许多技术含量高、参考价值大的电子文件以及具有长期保存价值的结构化数据。为使这些文件和数据能够按标准归档、管理且发挥其最大的利用价值为企业发展、运营服务，小保当成设立“煤矿安全系统电子文件归档与电子档案管理”课题研究项目，主要研究内容包括：1.建立以电子文件归档和电子档案管理规范化、科学化管理为核心，相关单位和人员权责明确，覆盖从建设项目电子文件“形成、流转、归档”到电子档案“移交、保管、利用”等的全流程管理制度体系；2.研究建设小保当项目电子文件归档范围、保管期限和电子档案分类体系；3.研究建设小保当项目电子文件归档和电子档案管理中存储格式、元数据、电子签名、封装和备份等关键技术方案；4.研究建立小保当项目电子文件自动分类、自动编目、自动归档机制；5.提出、制定小保当电子文件在流转及长期保存过程中保证其真实性、完整性、可用性和安全性（以下简称“四性”）解决方案。课题研究项目主要目标是使各业务系统（煤矿安全系统）、OA系统与电子档案管理系统建立衔接的关系，根据煤矿行业及小保当各业务系统的电子文件及数据特点编制其归档范围和保管期限表，利用数据治理系统对原生电子文件、数据进行收集、清洗、规约、转换，封装为标准格式向电子档案管理系统进行归档，同时要求创建检测系统在电子文件和元数据流转及长期保存过程检测其是否真实、完整、可用、安全，且制定科学、合理的备份还原机制防止档案由于自然灾害、人为风险而受到损害。

小保当煤矿安全系统会不断产生大量的原生电子文件。例如，煤矿井下人员定位系统对每个矿工的井下位置状况、进入区域进行管理，反映井下人员工作情况等。首先，各个系统产生的文件和数据庞大，全部进行归档增加了数据化档案管理难度，降低了经济效益，且短时效的数据过期后并无实际意义，因此如何确定这些文件和数据的归档范围和保管期限是我们课题研究的首要问题。其次，各个系统的运行平台和开发语言差异较大，所使用的通信协议和数据格式各不相同，且原生数据或以结构化的方式存储或以文件（例如XML）的方式进行存储，如何使这些文件和数据以统一的格式进行归档，是课题研究的核心技术要求。再者，文件和数据从业务系统到档案系统中进行流转、在档案系统长期存储以及向其他系统进行移交等过程，如何保证电子文件、元数据、信息包、传输环境、存储环境、存储介质等的四性则是电子档案的重要管理手段。

一、建立小保当电子文件管理规章制度

依据《电子文件归档与电子档案管理规范》《企业数字档案馆（室）建设指南》等标准规范，建立小保当电子文件管理规章制度，明确电子文件管理分管领导责任，并将电子文件管理职责纳入相应的档案人员、业务人员、信息人员的岗位职责范围，建立符合小保当档案业务的电子文件管理操作规则和指南，详细地指明电子文件从生成、登记、流转、鉴定、归档、管理、永久保存或销毁整个生命周期的任务和要求，具有可操作性，让业务人员、档案人员在电子文件管理过程中有章可循，有据可查。

二、建立小保当电子文件分类、归档范围和保管期限表

在梳理小保当电子文件分类归档范围和保管期限时，不仅要参照国家、行业相关政策法规，同时要结合小保当各项档案管理规定以及实际数据特征特点。参照《煤矿安全监管条例》《煤矿安全监察档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相关规定，根据各业务系统特点首先建立分类，煤矿安全系统作为一级类目，各业务系统名称作为二级类目，三级类目按照各业务系统专业、项目性质、种类和用途等设置，例如，智能瓦斯巡检系统下属分类（井下巡检学习资料、井下巡检安全技术措施、井下巡检安全文件、井下巡检法律法规、井下巡检日统计表、井下巡检班统计表、井下巡检月统计表、井下巡检瓦斯巡检日报表、井下巡检记录）。对于学习资料、安全技术措施、安全文件等保管期限设为永久，其他类别保管期限均设为30年。最终编制了《小保当电子文件归档范围和保管期限表》。

三、利用数据治理系统建立小保当档案资源池

数据治理系统支持多源异构数据接入、支持各种关系型数据库（Mysql、Oracle、Sqlserver）、支持多接口多协议的推送传输（RestFul、WebService接口数据和Http、TCP、UDP多种协议），可存储非结构化数据、半结构化数据以及结构化数据。通过数据治理系统采集和接收各业务系统的原生电子文件和结构化数据，对数据进行数据存储、数据清洗、数据聚合和数据分发等操作，形成庞大的档案数据资源池。通过Javascript、Java、Python、Shell等脚本实现数据聚合过程中复杂的逻辑判断，实现对资源池中的数据进行归档范围划分和保管期限的设置。许多业务系统的数据是以非结构化数据（XML、txt等）的方式进行存储，难以理解、存储和利用，借助数据治理就可以将非结构化数据转换为结构化数据进行储存，提高了数据的可用性和利用效率。

四、归档接口研究

需要制定统一的数据接口标准，确保各业务系统的电子文件及元数据自动同步归档到电子档案管理系统，使各业务系统与电子档案管理系统互为衔接，实现电子文件的“一键式”归档。要形成规范的信息包，再通过相关接口技术实现信息包在系统间的交换。信息包也是电子档案长期保存和移交进馆的主要存储形式。主要依据《基于XML的电子文件封装规范》，效仿OAIS模型中对电子文件的封装方式，通过XML采集文件数据及元数据，并按照文件数据及元数据的结构关系进行物理打包封装，生成至少一个归档信息包。信息包主要内容包括：封装包格式描述、版本、封装包创建时间、数据来源、电子文件和被签名对象等，封装核心内容包括：业务实体块、文件实体块、责任实体块和关系实体块。煤矿安全系统、数据治理系统、电子档案管理系统均以WebService接口方式进行数据传输，在电子档案管理系统编写通用的标准数据归档接口，由归档系统进行各自的WebService归档调用。标准数据归档接口可以保持向后兼容，适用于任何业务系统接口集成，无须重新开发，也无须修改现有接口代码。

五、关键技术解决电子档案管理的问题

一是构建煤矿安全系统电子档案元数据体系。目前，国内没有明确煤矿安全系统的元数据标准，也缺乏具体的实践案例。煤矿安全系统文件与文书类电子文件类似，例如，管理制度、安全措施等是以文档形式上传而来，可以参考《文书类电子文件元数据方案》将文件属性作为其元数据。这些也有其自身业务特点，例如，监测运行记录、隐患清单等是一个时间段某个作业详情的真实记录，是很多种监测数值的集中展示。根据《信息和文献.记录管理过程.记录用元数据.第1部分：原则》对记录用元数据的概念区分，将电子文件元数据分为：文件实体、机构人员实体、业务实体、实体关系4个部分，从这4个角度描述电子文件。二是利用数字摘要、时间戳、数字签名和哈希校验等方式，验证电子文件、信息包是否真实有效。三是通过具有可信验证机制的安全接口通信交互，不使用中间数据库等中转方式传递数据；控制用户对资源的访问，仅授予用户所需的最小权限，采用身份认证，防抵赖、可追踪，减少用户在接收过程中的不必要操作，避免误操作带来的风险；数据传输通道加密，并做到点对点传输，在传输前，先确定对方身份，避免非法传输申请，并且对传输内容进行加密，需要保证传输的过程不被窃取或信息完整性被破坏。

六、建立自动分类、自动编目、自动归档机制

在数据治理系统、电子档案管理系统间设立自动机制。数据治理系统按照规定的频次自动从各业务系统采集和接收数据统一放入档案资源池，并按照制定好的归档范围和保管期限设置自动进行数据筛选封装，然后将封装好的信息包推送到电子档案管理系统，后者设立专门的归档接收模块，实现接收电子文件和元数据的跟踪、统计。接收到信息包后自动调用四性检测工具进行检测并生成检测报告和明细，最后将解析后的文件和元数据存储在系统对应门类中进行管理。另外，按照归档要求采取按件的形式进行自动逻辑编目归档，系统需要设计档号自动规则及档案相关的元数据，根据文件与档案的对应关系，实现自动归档。同时，这种自动机制实现了小保当网络化和无纸化模式，实现了煤矿安全系统电子文件“单套制”归档。

七、“四性”保证措施

国家档案局印发的《文书类电子档案检测一般要求》为电子档案四性检测提供了技术规范和技术指导。参照此标准，小保当开发出真实性、完整性、可用性和安全性等四性检测系统，在归档环节、移交与接收环节、长期保存环节自动调用设置好的检测策略对电子文件、元数据、信息包、网络环境、存储环境、存储介质等执行四性检测并生成检测报告和检测细则。利用关键技术验证电子文件及信息包是否被篡改、是否真实；利用元数据设置方案检测元数据是否缺失、是否准确和完整；集成病毒查杀工具检测电子文件、信息包、存储介质、存储环境等是否安全；检测文件与元数据关联性、文件是否可用等。检测工具支持自定义设置检测策略，包括检测频率（天、季度或年）、检测范围（数据范围）、检测比例（全检或抽检）、检测项筛选，且同时支持手动检测和自动检测。

八、长期保存与移交接收

在“单套制”越来越趋于主流的时代，做好电子档案长期保存和移交接收工作对档案工作意义重大。长期保存和移交接收的前提是要保证电子档案的真实、完整、可用、安全。首先，长期保存需要统一电子文件的存储格式，小保当利用OpenOffice等转换工具将系统原生电子文件转换为PDF统一进行利用管理，采用数字摘要、电子签名、时间戳等技术措施生成电子文件固化信息，避免人为因素导致数据失真或遗漏；其次，对于长期保存信息包的封装，将元数据与电子文件按照其逻辑结构封装为更利于长期保存的格式（与归档信息包类似）；最后，对于长期保存的信息包配置检测策略可手动或自动检测其四性。《电子档案移交与接收办法》为电子档案移交与接收工作提供了政策依据和业务指南。移交接收工作分为在线和离线两种方式，相同点是都需要生成移交信息包。根据电子档案移交与接收办法中描述的电子档案存储结构将电子档案说明文件、目录文件、电子档案及其他信息封装为移交信息包，通过在线接口或离线载体的传输方式移交给档案馆或其他相关管理系统。在移交和接收的过程都要对信息包进行四性检测。

九、电子档案备份还原机制

由于档案的不可再生性以及一旦损毁将产生严重后果的特点，电子档案管理系统建立备份还原机制尤为重要。从档案界的工作趋势来看，档案异地异质备份已经成为公认较安全的档案保护措施。电子档案管理系统的备份涉及原生电子文件备份、数据库备份、长期保存信息包备份，还原包括：系统还原、手动还原、范围数据还原。基于小保当是内网环境部署且有档案的保密性要求，选择静态、离线的备份的方式；且由于其电子文件数量庞大而电子档案数据更改频繁，小保当对电子文件采取增量备份的方式，对数据库采取完全备份的方式。对于备份介质选择存取速度最快且容量较大的硬盘，建立多重备份制度，备份两套硬盘，一套封存、一套异地保存，分开保管。建立自动备份、手动备份双重模式，自动备份根据备份设置的频次自动执行备份，手动备份由专人负责，每周备份一次存放指定场所进行保管。对于备份的文件、数据可手动进行还原操作。

十、总结

本文阐述了小保当在电子文件归档与电子档案管理中的实际问题，有助于小保当实施煤矿安全系统电子文件无纸化管理模式，也为小保当整体实现电子档案“单套制”管理奠定了坚实的基础，为小保当未来数字档案馆（室）建设创造了有利条件。同时，也为煤矿行业电子文件归档与电子档案管理工作提供了有益参考。在今后的档案管理工作中，企业相关人员仍需要保持现代档案管理思维，积极地推动企业档案工作持续健康发展。