企业督办管理系统平台项目方案设计研究——以A企业为例

李 芳

（中海实业有限责任公司，北京 100039）

A企业的上级单位经常有百余项督办任务，平均每项督办任务又包含10余项子任务，涉及各个下属企业和管理部门。而A企业目前还没有建立专门的数字化平台，工作方法比较传统，亟须用数字化的手段实现督办任务的实时管理和在线督导，实现从传统管理模式向数字化、智能化的转变。

一、A企业督办管理平台建设的现存问题

A企业督办管理平台建设的问题主要体现在以下几方面：一是与上级单位对接的督办平台尚未建立，尚未完全与上级单位保持一致；二是未实现督办任务的标准化、规范化、数字化管理；三是无法实现上级单位提出的“挂图作战”理念；四是督办管理工作产生的数据离散化，未实现有效的集中管理；五是无法做到对上级下达任务和指标要求的快速响应。

二、督办管理平台建设的目标及预期成效

1.建设目标

（1）短期建设目标：建成企业级督办平台，保障督办任务落实落地，动态展示督办进展情况及成果，顺利对接上级单位的在线督办平台，为各单位、各部门的督办工作全面赋能，全面提升集企业管控的信息化协同水平。

（2）长期建设目标：未来不仅限于督办工作，未来打造成企业管理的一站式工作与资源平台；集战略管理、公司治理、集团管控、绩效管理、管理创新、对标管理、风险内控管理于一身，实现企业管理的数字化重塑；运用大数据、机器学习等技术，全面打造协同化、移动化、组件化、全自动、交互感强的信息化平台；增强平台的可视化和用户友好性，建立高层领导驾驶舱，打造一站式管理平台，快速、直观、全面地了解企业管理的核心数据，支撑领导决策。

（3）业务目标：打造企业督办平台，提升对上级单位下达指标要求的快速响应能力；实现督办任务和督查问效的数字化和智能化管理，线上督办，线下落实；打造督办资源平台，为各单位各部门的督办工作赋能。

（4）功能目标：实现督办任务的重点量化，实现督办指标数据的整合、填报，并通过平台实现动态上报；构建督办目录动态管理、指标任务实时下达、督办进度实时监控的功能平台，并对未完指标任务的单位进行督促管理。

（5）效果目标：系统上线后将实现指标和任务双重下发，对未按时完成的单位进行督办，提高工作效率，提升工作质量。

2.预期成效

满足上级单位工作监管和督办要求，以上级公司督办任务为主，以上级单位下发的指标库为辅，梳理形成企业督办重点数据指标库，实现在线督办应用落地；形成企业督办信息资源目录，以信息资源目录为引领，完成上级单位下发的DB文件接收、解密、解析、填报、下发、打包、加密；支撑公司督办工作决策，构建督办工作全覆盖的动态管控体系，形成职责明确、流程清晰、规范有序的企业督查督办工作机制、督办任务评价机制、督办进展及成果展示机制，实现综合分析、风险预警、重点情况反馈、发现问题及时阻断等系统功能，支撑上级领导分析决策；为各单位各部门工作管理赋能，通过企业督办平台，为各单位、各部门的管理工作赋能，帮助各单位、各部门逐步提升推动督办工作落实落地的能力，进一步激发各单位的管理内生动力，提升工作效率和准确性。

三、督办管理平台建设的技术方案

1.设计理念

将信息技术与督办业务进行深度融合，构建一个“智能化、流程化、数据化、可视化”四位一体的企业督办平台。其中，“智能化”利用信息技术将传统工作变为智能化体验，高效处理日常性、重复性工作；“流程化”通过事项清单式的管理，实现将传统线下办公流程迁移至线上的管理转变；“数据化”将管理工作的重点督办事项、完成时间、具体内容等用简洁友好的方式呈现，便于决策；“可视化”通过系统实时监测、日常汇报，实现管理过程和管理结果的信息化转变，提升管理的可视化程度。

围绕督查问效、支持服务、项目管理等搭建平台，用数字化手段确保各项管理任务按时完成，并取得实效，最终形成“一个舱室、五个中心”。其中，“领导驾驶舱”可以直观展示督办工作全貌，让企业各级领导直观、快速地获取最关注的督办信息，把控督办进度，倾听一线心声。“任务督办中心”运用数字化手段支撑工作任务的督查问效，建立督办管理红黄蓝三线督促警示。“在线支持中心”针对基层在督办执行中的需求、政策建议等提供即时、一站式在线督办工作支持服务；通过线上论坛、沙龙，发扬基层研讨精神，保证督办上下联动。“知识管理中心”提供督办的政策、文件、先进实践、内外部专家支持等资源服务，形成督办工作的知识管理、档案管理、信息共享、讲堂培训及经验推广。“流程管理中心”实施标准化、高效的流程管理，加强过程管控，确保督办流程管理的规范化和科学化，实现督办任务全生命周期管理模式。“考核评价中心”根据各单位督办工作开展情况，进行考核评价，实行专项、进度、质量三结合考核方式，建立督办指数和热度考核，实现科学激励。

2.设计亮点

（1）采用“驾驶舱”式操作

操作方式便捷、高效。操作智能化，建立科学有效的数据分权分域安全管理，保障平台数据安全运行。数据、流程可视化，流程以“派单”形式展现，流程可控、可展示、可催办等，提高工作效率。系统角色定制化，根据登录角色不同，定制系统页面和操作逻辑，让决策者快速掌握全局信息，让管理者高效管理任务推进，让操作者快速进入工作状态。实现督办任务、信息报送、考核督办、知识管理、数据留存及展示、完成整改情况、督办资源平台、总体进度把控一体化展示。

（2）拥有复杂数据、智能分析功能

对督办涉及的复杂、海量数据，进行智能分析、量化可视，利于各级决策。一是实现标准统一、即时同步，总公司、机关、二级单位、企业机关、下属单位，标准统一、数据同步，减少重复工作，提升效率。二是采集交换、自动对接，使企业督办及工作管理平台与上级单位在线监管平台自动对接，符合相关考核要求。三是全面管控、快速响应，有利于所有机关部门及所有下属单位深刻把握管理要求，及时、高效地完成管理任务。四是实现协同能力的提升，积累督办重点任务相关指标数据，辅助督办分析决策。五是动态展示督办工作进展，多维分析督办成果，总结积累督办经验。

3.系统架构

一是采用Java开发。基于Java语言开发，更加方便构建企业应用，能与Windows平台紧密结合，最大限度地利用系统功能。

二是实现架构升级。采用主流业务中台与数据中台的双中台架构，为应用层提供统一的服务目录，一次开发，多处服用，提升性能，降低成本。

三是推动开发升级。既“前后端分离 + 后端服务化拆分 + 业务模块代码重写”。避免了后端服务器渲染前端页面的计算，并且在前端可进行大量数据验证，降低服务器的压力，提升系统页面的加载速度，用户界面加载几乎不需要等待。

四是实现管理升级。开发框架自带统一用户管理中心、统一流程工作流、外部接口管理中心、性能监控中心，使用目前最主流、最高效的框架进行实现，能够整体提升系统的运行效率和运维水平。

五是采取“前后分离”模式：分为“展示页”与“工作台”两大板块。其中，“展示页”板块展示上级单位重要督办，领导重要讲话以及对管理政策的重要解读，关于督办经典案例的展示；“工作台”板块提供快捷按钮，精准定位需要进行的工作，为工作闭环助力，图表并茂的方式对督办任务重要信息进行展示。通过“前后分离”的模式，更好地区分开信息阅读与工作。“轻前端”，采用全新UI体系，扁平式设计风格，全面支持即时搜索，图文并茂设置向导；“重后台”，采用引擎式后台，灵活应对组织管理需求。门户引擎、流程引擎、内容引擎、集成引擎、建模引擎满足企业个性化需求。

六是采用简洁的操作方式。页面整洁、操作方式简单直接锚定需办理的工作，省去了各页面跳转繁琐的方式，更加人性化的设计，真正意义的体现向上呼应各项指标，向下传达督办信息和各项工作，并提高监管、督查能力。

七是实现无缝对接。其中培训、会议管理、协同办公等模块可对接上级单位现有OA系统和会议系统，进行资料互通，课件共享。

4.建设内容

建设内容全方位响应上级单位对督办工作的全面部署。主要包括：督办任务管理、数据采集汇总、在线督办反馈及结果分析展示四个方面。一是督办任务管理。落实落地上级单位督办任务，完成每项任务的分解下发，形成子任务；明确督办任务类型、牵头机构、执行单位、配合单位及督办数据指标范围等基础数据。二是数据采集汇总。在督办数据指标范围明确的基础上，梳理形成企业督办资源目录，对上满足上级单位数据采集需求，对下满足下属企业及各种指标的采集汇总需求。三是在线督办反馈。在督办数据指标收集汇总的基础上，酌情发起督办流程，牵头单位、执行单位和配合单位按周期反馈督办事项进度，需督办上级确认结果；涉及督办变更时，需督办上级批示，直至事项完成。四是结果分析展示。在系统运行过程中累积下来的督办数据的基础上，辅以多种图表表现形式和数据计算模型，实时动态展示企业督办进展情况及所取得的成果。

5.网络安全设计

系统设计以数据安全保密为立足点，在满足业务需求的同时充分考虑安全、可靠、保密，不仅在平台层全部采用开源国产化的技术，而且在系统功能设计上也全面考虑安全因素。一是采用账号密码机制+物理地址识别。系统采用物理+账号两种安全机制，获取系统权限不止需要账号密码，而且需要预先指定的设备物理地址和IP地址。二是采用数据库加密、网络传输协议加密。系统对于储存的数据对数据库进行加密，针对数据传输进行加密保证了数据的安全保密性。三是采取附件库加密。系统出于安全考虑，对于系统上传的附件进行加密处理，此操作即使在服务器的物理机上也得不到任何数据。四是采用Paas平台独立节点，账号分级管理。考虑到保密要求的特殊性，已向Paas平台管理方提出要求，要求单独部署应用节点，以保证系统数据实现隔离管理。

在控制系统权限方面，该系统采用了账号分级机制，实现了账号的相互隔离。结合信息系统安全等级保护的相关要求，系统按照三级等保的要求进行建设，减少后期安全工作建设维护的成本。按照《信息系统安全等级保护基本要求》的标准，加强第三级安全保护能力。能够在统一安全策略下防护系统免受来自外部有组织的团体、拥有较为丰富资源的威胁源发起的恶意攻击、较为严重的自然灾难以及其他相当危害程度的威胁所造成的主要资源损害，能够发现安全漏洞和安全事件，在系统遭到损害后，能够较快恢复绝大部分功能。

此外，该项目从应用安全、数据安全控制、数据安全备份及网络安全四个层面加强安全技术措施和保障措施。

四、督办管理平台建设的组织与实施

1.项目组织及职责分工

该项目仅涉及技术实现，不含业务数据梳理。业务管理驱动数据治理，技术实现搭建基础平台，共建督办考核体系。由A企业各单位信息化主管领导牵头，成立专项项目组，信息化岗位人员为项目经理，下属各单位信息化岗人员参与共同完成。

2.实施周期及进度计划

该项目建设实施周期为一年，项目整体计划分为五个阶段。采办合同阶段：成立项目组，启动项目，进行采办招标工作，完成合同的签订；需求调研分析阶段：组织项目建设需求调研工作，收集应用需求，编制需求规格说明书，并组织评审；标准系统部署阶段：进行系统标准功能上线部署、数据初始化、用户手册的编写、用户培训等工作；试点项目实施阶段：完成系统与试点集成系统的对接工作；试运行阶段：进行系统试运行和各类测试。

3.风险及应对措施

系统繁杂风险：建设系统的理念是为了简化工作、提高效率，告别传统式操作，如果系统建成后异常繁杂，则就没有起到利用系统提高效率的初衷。所以在建设系统的过程中要做好需求调研分析，向上理解上级单位督查督办系统设计理念以及考核方式，向下深入部门了解管理日常工作的详细流程，设身处地地了解工作，并设计简易模块，打造一键式简易操作的系统。

五、总结

A企业通过搭建督办管理平台，一是能够进一步规范企业管理、提高工作效率、消除信息孤岛；二是可以提供全程跟踪和管控，可全面记录业务处理的过程，并根据需要进行监督和预警；三是可以实现上下级指标精准对接，避免因信息差而导致工作差错，提高响应率；四是能够让宏观、微观数据展示让企业管理一目了然；五是可以加强事前、事中、事后的督查督办力度，提升企业管控能力，间接提升了各单位任务闭环率；六是可以倒逼各单位提升督办工作的完成率，初步构建起督查与各项工作的闭环管理体系。