6S精细化管理策略在医院档案管理中应用价值

邓颖

摘要：目的 分析找医院档案管理中应用6S精细化管理的价值;方法 取常规管理方法管理的600份档案作为对照组，取2020年1月—2020年12月采用 6S 精细化管理方法管理的 600份档案作为研究组;结果 实验组档案缺失率0.013%、破损率0.183%低于对照组0.057%、0.08%，正常利用率94.67%高于对照组85.33%，档案标识规范、档案室清洁程度、档案管理安全性评分高于对照组，且P<0.05;结论 在医院档案中引入6S精细化管理策略，有助于提升档案管理的质量。

关键词：医院档案;6S精细化管理;应用价值

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1673-9026（2022）04--01

档案作为医院重要的临床研究资料与历史凭证，其能够真实地反映出医院各项工作及活动的开展情况，不但可以作为医院开展医疗服务的基础资料，同时还能为医院领导作出重要决策提供指导，从而确保医院各项医疗业务工作的顺利开展。6S技术是在5s管理的基础上发展而来，最早被应用在企业管理中，其目的是提升产品的质量，此后该管理模式逐渐在各个领域中得以推广[1]。本文就6s精细化管理策略在档案管理中的应用价值展开探讨。

1.资料与方法

1.1一般资料

选取我院档案管理处 2019年 1 月—2019年 12月采用常规管理方法管理的600份档案作为对照组，其中病历档案194份、人事档案114份、基建档案162份、文书档案102份、科研档案28份;然后再选取2020年1月—2020年12月采用 6S 精细化管理方法管理的 600份档案作为研究组，其中病历档案198份、人事档案110份、基建档案156份、文书档案112份、科研档案24份。两组档案无显著差异（P>0.05），存在可比性。

1.2方法

对照组： 采取常规管理方法，即由档案科专门负责人对其进行管理，定期对档案予以清洁和消毒，每年整理1次档案，根据档案的录入时间进行统计，每隔半年对档案室的隐患进行检查，避免各种隐患引起的档案缺损、破损等等。实验组则是在档案管理中应用6S精细化管理手段，实施步骤如下：

1.2.1整理。由于医院档案涉及的类型较多，除了病历档案外，还包含人事档案、基建档案、文书档案、科研档案等等，而整理这一环节的工作重点就是逐一阅览这些档案资料，然后按照档案是否存在保存的价值将其区分开来。针对不具备价值的档案还需要组织相关部门开展评定，以免出现某个人或者某个部门判定该档案无价值便不管理，制定不同类型档案的评定标准，严格按照该标准开展，从而为档案管理打好基础。并且还需要根据档案的类型进行整理，不可出现大量档案堆放在一起的现象。基于6S的精细化管理模式便是要求档案部门根据一定的标准将所有的档案分类，及时舍掉没有价值的调档案，保留有用的档案，确保档案管理的有序。

1.2.2整顿。一是，不同科室形成的文书档案应该由档案工作室指定专人负责，然后将其生成电子档案，上传至医院档案管理系统中，待后台审核通过生成对应的电子档案编码，由工作人员将编码打印出来并粘贴在档案整理盒上，并将其送至档案室存档。二是，针对病例档案，待患者离院后便需要将其整理好，交于主任医师签字，然后上传至档案管理系统生成病历档案板块，以电子档案的形式存档。三是，针对人事档案、文书档案、科研档案等类型的档案资料，由对应的科室进行整理，后上传至系统中保存。

1.2.3清扫。档案室管理人员需要根据工作人员岗位划分相应的清洁责任区，小组组长应当做好清洁方法的指引，落实每一个人员的职责，作为小组成员便需要严格按照相关的要求每周一对档案室进行清扫工作，同时做好清扫记录，保证档案室环境的干净，减少环境对档案的影响。例如：当档案整理工作完畢后，需要立即对使用的物品进行清洁、检查、归位，档案室的物品、地面、设备等进行清洁，保证档案室的环境质量与空气质量。清洁并非单单指的是打扫，每次清扫时，均需要湿式清洁档案室的各个台面与地面，同时在工作中也需要注意保持室内的干净与整洁，确保每一件物品或设备均处于整洁且完好备用的状态。

1.2.4清洁。清洁主要是指将整理、整顿以及清扫三个环节实现制度化，从而确保上述环节具体可行，落到实处，维护到档案室的整洁度。对档案管理而言，清洁这一环节的主要目标是确保职责明确，规范档案管理各个环节，要求工作人员严格遵守相关的规章与制度。例如：为了确保各项打扫清洁工作落到实处，档案室除了应当加强基层设施建设外，还需要配合相应的硬件设施，常见的如储物柜、消毒工具、监控设备、深度与湿度检测仪、消防用品等等。在较长的节假日或者特殊天气时，以文件的形式，将清洁任务落实到具体工作人员身上，开展全面检查，及时排除安全隐患，将风险降至最低水平。

1.2.5素养。将6S管理法应用在档案管理中，其主目的是督促广档案工作者自觉养成良好的习惯，从整体上提升其档案管理水平。为了实现这一目标，医院应当定期组织档案工作者参与系统培训，学习档案管理相关的规定与规则，不同类型档案的收集、整理、存储方法等等，从而提高档案管理的效率。

1.2.3安全。信息化时代，医院档案也由以往的纸质档案逐渐转变成电子档案，同时也给档案管理的安全带来了各种威胁，因此如何确保档案的完整性与安全性至关重要。而基于6S精细化的档案管理，需要医院组织档案工作者参与各种安全教育活动，不断提升档案管理管理的意识，并将该意识转变成自身的行为。例如：针对纸质档案，医院档案除了需要做好防潮、防虫、防火等等，还需要对室内温度进行实时监控，并对防火设施进行机场南，定期检查纸质档案，以便发现问题时能够及时解决。而针对电子档案，这需要借助硬盘、U盘等予以备份，同时配合对应的防护技术和防护软件，确保医院档案的安全性。

1.3观察指标

（1）比较两组档案缺失率、破损率、正常利用率。

（2）比较两组档案管理质量评分。关于档案管理制定评分则是从档案标识规范、档案室清洁程度、档案管理安全性三个方面进行，每项总分为100分，分值越高提示档案管理质量越高。

1.4统计学方法

数据的统计分析应用SPSS21.0数据统计软件，档案数量以n表示，计数用百分数表示，用x2检验，计量以均数表示，用t检验，当P值低于0.05时，提示差异显著。

2.结果

2.1两组档案缺失率、破损率、正常利用率比较

实验组档案缺失率0.013%、破损率0.183%低于对照组0.057%、0.08%，正常利用率94.67%高于对照组85.33%，且P<0.05，见表1所示：

2.2两组档案管理质量评分

实验组档案在档案标识规范、档案室清洁程度、档案管理安全性方面的评分高于对照组，且P<0.05，见表2所示：

3.讨论

3.16S精细化管理概述

6S技术是在5s管理的基础上发展而来，5S技术也可以被叫做五常法，最早是由日本提出，主要包含对人、机、料、环、法五个方面予以管理，其最早被应用在企业管理中，其目的是提升产品的质量，此后该管理模式被其他国家所认可，并得以推广。在应用过程中，一些企业结合自身的发展需求，在5S管理的基础上增加了“安全”这一要素，由此诞生力了6S管理，包含六个部分，分别是整理、整顿、清扫、清洁、素养以及安全[2]。

3.26S精细化管理在档案管理中的价值

在本文中，对比了在医院档案管理中分别实施常规管理与6S精细化管理的价值，结果得出：实施6S精细化管理的档案缺失率、破损率低于实施常规管理的档案，实施6S精细化管理的档案正常利用率、档案标识规范评分、档案室清洁程度评分、档案管理安全性评分高于常规管理的档案，且P<0.05。可見在医院管理中，应用6S精细化管理不仅可以减少档案缺失率和破损率，而且还能提高档案正常利用率、档案标识规范评分、档案室清洁程度评分、档案管理安全性评分。其主要是因为：档案作为医院管理的重要组成部分，随着医院医疗服务的范围的不断扩大，对档案管理的效率也提出了更高的要求，传统的管理手段不再满足现代信息化发展的需求，而在档案管理中应用6S管理手段，有助于减少档案管理的工作量，要求档案在管理过程中按照整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全流程实施管理，确保了档案管理有章可循，提高了工作人员的积极性[3]。

参考文献：

[1]刘丽.6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用初探[J].现代医院，2021，21（1）：68-69，73.

[2]王然.探讨6S精细化管理在医院档案管理中的运用[J].兰台内外，2021（4）：16-18.

[3]孙丹丹，武海萍.6S精细化管理在医院档案管理中的运用[J].办公室业务，2020（1）：128，130.