顺应信息技术发展趋势 探究工程项目电子档案全过程管理

摘 要：随着大数据、云计算、人工智能、区块链等新一代信息技术的迅猛发展，工程项目档案管理迎来了众多的机遇和挑战。无论从文件载体形式、管理理念到业务流程，正全面向信息化、数字化方向转变。本文从信息化角度分析了档案管理的变化，通过档案管理实践分析了电子档案全过程管理的重要性。为实现工程项目电子文档全生命周期管理，构建档案数据系统和业务系统互通互联打下基础。

关键词：信息技术;工程项目档案;全过程管理;前端控制思想

工程项目档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的设计文件。工程项目档案是建设工程项目的原始记录和信息资源，具有专业多、关系密、数量大、标准化强、保密严等特点。从这些特点中不难看出，工程项目档案所涉及的专业部门广泛，档案管理体系庞杂，要保证工程项目档案的真实性、可靠性、完整性和可用性，绝非易事。在信息化发展的今天，如何高质量管控工程项目档案是工程项目执行中需要研究的重要课题。

1 信息技术的发展给工程项目档案管理带来的机遇与挑战

在信息化、数字化、网络化扑面而来的今天，信息的共享与交流消除了时间和空间的限制。大数据、云计算、人工智能、区块链等新一代信息技术的迅猛发展，加速了传播媒介从纸器时代向无纸化时代过渡的进程。在这场信息化浪潮中，档案管理工作者们迎接的是众多的机遇和挑战。对工程项目档案管理而言，传统的档案管理模式已然被具有新时代要求的档案管理理念和方式取代。无论从文件载体形式、管理理念到业务流程，正全面向信息化、数字化方向转变。

1.1 工程项目档案载体的转变

传统的工程项目档案为纸质成品文件，包含目录文表部分和CAD打印的硫酸图部分。20世纪90年代末，信息技术落地速度越来越快，工程项目纸质文件进入了扫描加工、数字化处理阶段，形成了数字化档案。从这一步开始，档案管理的对象逐渐从纸质档案向电子档案过渡。2005年4月，《电子签名法》正式实施。电子文件的有效性具有了法律依据。2012年8月，《电子档案移交与接收办法》审议通过，标志着具有保存价值的电子文件被正式纳入档案管理领域。多年来，工程项目电子文件归档移交也愈加合法化、规范化、标准化。电子文件的“单套制”归档需求已逐渐成为“刚性需求”。曾经设计人员抱着一堆图纸到档案部门存档的情景早已一去不复返。

1.2 工程项目档案管理理念的转变

传统的工程项目档案管理重在纸质成品文件的验收和保管。保证档案的准确性和完整性是档案工作的第一要务。通常在项目末期，设计人员把大批量图纸送到档案管理部门。档案管理员按照公司标准规范进行图纸验收，经数字化处理，对工程项目档案进行“双套制”永久保管。这些图纸大都静静地躺在档案柜中，难以重见天日;而档案数据存到电子档案库中也少有人问津。这些现象出现的主要原因有：档案工作者缺乏对档案管理的长远规划;设计人员对文件归档的积极性不高;因为是“清水衙门”，领导重视不够;档案信息化平台构建薄弱;数字化处理文件质量参差不齐;文件检索方式有限。要想摆脱传统的档案管理理念给档案管理带来的阻碍，作为档案管理者，从思想上提升档案服务是关键，数字转型是助力档案事业高质量发展的必经之路。一方面，从深化数字档案信息化平台建设、深挖工程项目档案深层价值着手，注重数字赋能，有效推进数字资源整合和信息化平台搭建，逐渐打通数字档案应用环节，使工程项目档案在流程管控和质量管控上得到有效提升。另一方面，从提炼档案数据化资源，探索档案信息规律性入手，将工程项目档案工作逐渐向利用转移，以“用”促“存”，最大限度地实现数字档案资源价值的充分利用。

1.3 工程项目档案管理工作模式的转变

传统的工程项目档案管理工作模式包括紙质文件验收、数字化处理、纸质档案与数字化档案整理保管以及发图利用。对于设计人员而言，文件归档首先要跑腿。如移交清单诸多领导审批需要跑腿、纸质文件搬运需要跑腿、图纸修改更是频繁跑腿。在他们看来，归档像是在跑一个“马拉松”。对于档案管理工作者而言，纸质文件验收需要重复性查阅图纸多次，以保证图纸的质量。图纸扫描和文件整理由于工程图图纸量庞大、设计专业庞杂，档案管理工作者需要花大量的时间完成。看似简单的工程项目档案管理工作变得繁冗复杂，给设计人员和档案管理工作者带来很大的阻力。这些老大难的问题要想实现“弯道超车”，就必须紧紧抓住信息技术带来的发展机遇，全面实现在线归档和无纸化移动办公模式，优化工作流程，围绕电子文件全过程控制思想，站在档案发展要求和用户体验的角度上，联合打造专属于档案的服务平台，实现智能化交互服务、知识共享创新服务和个性化自助服务，实现1+1>2的工程项目档案管理新模式。

2 工程项目档案全过程管理的应用与实践

工程项目的始末包括：前期、设计、采购、施工、开车服务、监理等阶段。随着项目各个阶段的推进，逐渐形成各类档案，能够真实记录项目面貌，是建设项目审计、监督、管理、验收以及维护改造的重要依据，具有阶段性和延续性。面对各阶段海量文件的产生，如果只考虑在存档阶段对文件进行整理、验收，想必是为时已晚。无论是从文件的质量上、完整性上、可用性上都会大打折扣。有时因一个档号的错用，就会造成整个项目的文件需要重新生成。无论从时间、人力还是物力上都会有不可估量的损失。因此，引入工程项目档案管理的前端控制思想、通过信息技术平台对工程项目档案全过程管理不再是可能而是必须。

2.1 工程项目档案管理中前端控制思想的引入

前端控制是指从档案管理的要求出发，对电子文件的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，即在电子文件起始端就对电子文件进行控制与管理，并贯穿于文件生成部门与档案部门对电子文件管理的整个过程。这样做的优点在于，文件从设计、创建之时就对文件的生命周期全过程进行通盘规划。如档号、图幅、目录层级、项目名称等信息进行严格管控。从源头上避免电子文件失真、失控、漏洞百出的现象。此外，前端控制思想的引入也能让设计人员提高档案质量、明确档案价值，对归档文件负责，让工程项目档案为公司高质量发展赋能。78F11C7B-5226-4B6B-9A22-22053D4CDDA7

2.2 工程项目档案管理全过程管控

基于以上思想的引入，中国石化工程建设有限公司（以下简称SEI）结合该公司高质量发展的目标和广大工程项目业主的需求，在工程项目档案管理理念上，总结经验，积极探索，将工程项目档案管理由中、末端移至前端，从文件形成和积累同步控制和干预，从源头保证档案的完整性和准确性，让每一张图都呈现“优秀基因”表达。下文的论述以此为例。

2.2.1 工程项目起始阶段的档案管理控制。文件是档案的前身，档案是文件的最终归宿。实现工程项目电子文档全生命周期管理就要从工程立项开始，将“档案管控”思想根植于整个项目的始终。SEI工程项目在立项后，设计经理根据项目执行部立项情况，通过“项目文件归档管理系统”向档案部门提交档号申请。系统中会根据项目名称、业主名称、地区编码、设计阶段自动生成档号。档号确定后，设计经理根据项目内容和合同要求编制装置单元表和主项表。然后由档案管理部门进行确认，排除重号、项目名称、装置单元名称信息不明确等错误，最后由设计经理将这些信息导入到“项目文件归档管理系统”平台。这样做的目的在于，当设计人员进行归档时，这些信息自动生成，方便设计人员直接进行填选。

2.2.2 工程项目档案管理的前端标准化服务。SEI历史悠久，执行的项目数以万计，这离不开公司过硬的标准化管理体系建设。设计人员根据项目设计文件标准规范、签署规定、文件格式规定以及公司标准化图纸模板结合业主要求进行绘制图纸。作为工程项目档案的“把关人”，档案管理工作者事先结合工程项目合同、开工报告要求、标准模板的应用、项目设计文件编号要求进行审核确认，然后编写项目归档具体要求和实施办法，保证设计人员在归档时做到标准化模板统一、项目信息统一、归档的项目文件格式及档案号统一。

2.2.3 对工程项目预归档设计文件的抽样检查服务。工程项目设计文件归档前，为了保证归档质量，应设计人员的要求一般会在成品文件电子签章前，对设计文件目录、文表的档案号、项目名称、装置名称、主项名称、文件名称以及与档案验收要求有关的图纸信息一一核对。对已发现的文表和图纸中不合规的错误信息，设计人员能够及时改正，避免了电子签章后烦冗的修改工序。对设计人员来说，这样既节省了归档时间又保证了归档文件的质量。对档案管理工作者来说，这样做起到了对档案质量时时监督的作用。

这样事前干预与事中管理服务的结合保证了工程项目设计文件的完整性、及时性、可靠性、可用性。当然，随着档案信息化建设，减少工程项目设计文件归档常见错误，SEI档案管理部门积极牵头开发CAD设计文件智能辅助检查工具，实现设计文件智能标准检查、“一键”图纸目录编制、“一键”CAD拆分合并、生成PDF并重命名等功能。通过源头创新，解决设计文件归档问题，有效提升工程项目设计成品文件的质量和工作效率，大幅降低各环节人工消耗。

2.2.4 工程项目档案的归档申请与档案管理。传统的工程项目归档，一张归档移交单就要涉及跨部门、不同层级人员签字，等待归档。如今，在档案信息化建设高速发展阶段，SEI在OA系统中开发了“在建归档管理系统”平台。设计人员通过该平台提交线上归档申请，经办人通过手机或电脑在该系统待办区域，及时流转审批信息，档案管理部门能够快速收到归档申请，进而进行处理。与此同时，该系统不仅设有归档过程时时追踪功能，方便设计人员及时查阅信息流转去处，提高了归档工作效能;而且还有归档情况数据统计功能，助力项目经理、专业部室了解工程项目归档进度和设计人员工作量的统计工作。

档案验收与管理是工程项目档案最基础、最重要的环节。这不仅关系到工程项目档案的质量，也在考察档案管理者的职业素养和管理水平。通常情况下，档案管理工作者根据设计人员提供的文件路径到工程项目指定的数据库中提取归档的成品文件以及原格式文件。然后根据公司《项目设计文件归档管理规定》的要求，验证电子签名的有效性、电子文件签署的完整性、工程项目信息的准确性、电子文件内容与目录的一致性、电子文件的完整性、图纸尺寸的合规性等共计15项内容，对工程项目电子文件检查验收。验收合格后，档案管理工作者对工程项目电子档案加盖电子归档章，按工程项目装置单元和专业类别进行整理，存放到档案电子数据库中。随着SEI信息工程云的全覆盖，即便是在新冠疫情居家办公期间，档案管理工作依旧没有按下“暂停键”，通过工程云及档案数字化资源平台的应用，从工程项目立项、项目设计文件归档申请及审批流转到档案管理工作者的验收、整理、入库，每一个环节都可以在工程云档案数字化资源平台中完成，为工程项目档案利用提供了精准服务。

2.2.5 数字档案（馆）室建设提升工程项目档案利用服务。企业数字档案馆（室）建设试点由国家档案局统一组织开展，旨在落实《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》“开展企业示范数字档案馆（室）建设”的要求，加强企业电子文件归档和电子档案管理工作，实现企业档案工作提质增效和数字化转型升级。国家档案局制定了详细的管理要求和7个方面验收评价标准，于2017年12月组织申报和专家评审，2018年5月正式确定了35家试点单位，SEI是中国石化唯一一家试点单位。

SEI于2019年启动试点建设任务，按照国家档案局《数字档案馆（室）建设指南》，充分结合公司实际，站在档案要求和用户体验的角度上，建设了一套满足电子档案管理要求的数字档案管理系统和数字化环境下的档案管理制度。目前，数字档案（馆）室能够有效地满足设计人员在线查阅、借阅工程项目图纸等需求。在工程项目档案利用发图时，为项目组提供了工程标准图自助申请利用服务，减少了发图利用的烦琐流程。与此同时，适应数字化工厂建设发展需要，对三维模型存档文件格式、归档范围等一些关键难点问题进行了探索研究，构建了可以完整保存三维模型等数字化工厂设计成果的档案管理模块，不仅实现了数字化工厂交付与内部归档保存同步进行，而且将“四性”检测功能嵌入到前端业务系统和数字档案管理系统，实现全过程检测，探索出一套数字化工厂交付项目档案管理新模式，填补了石化行业数字化工厂归档的空白。数字档案馆（室）建设是一项长期持久的工作，需要致力于以用户为中心，不断调整、完善、提升，持续做到信息化管理各领域、各流程全覆盖，始终体现高效、精准、快捷的档案利用服务模式。

3 总结

在当今信息技术高速发展的时代，“互联”“共享”“系统”“关联”的大数据思维已成为大众共识。工程项目档案管理的全过程管控，是打造高质量数据资源库的基础。深化数字资源开发，优化平台体系建设，是实现数据系统和业务系统互通互联的关键步骤。作为档案管理者，要做好“人、档案、档案馆”之间的智慧互联，全面打造具有时代感、高度智能化，兼具历史厚重感的“档案数字记忆”空间。

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作者簡介：马志怡（1984— ），本科学历，工程师，现就职于中国石化工程建设有限公司，主要从事炼化工程项目档案管理工作。78F11C7B-5226-4B6B-9A22-22053D4CDDA7