加强大数据时代水利工程档案安全体系建设

庄志凤

摘 要：为保障水利工程档案信息价值的充分发挥，有必要重视并优化水利工程档案安全体系建设。本文在阐述水利工程档案有关安全性的基础上，剖析了其安全体系构成、作用及建设原则，指出了大数据时代下水利工程档案安全体系中的问题与不足，提出了针对性的优化建设策略，供参考。

关键词：大数据时代;水利工程档案;安全体系

水利工程涉及单位、部门及人员多，技术较复杂，档案管理工作周期长、难度高且数量大。档案管理与工程建设进度及质量关联密切，抓好水利工程档案管理工作十分必要。随着经济社会的发展和大数据时代的到来，水利工程档案安全方面存在一些问题，有必要通过重视并优化水利工程档案安全體系建设，及时解决这一问题。

1 水利工程档案与安全有关的特性

一是有较大的利用价值。工程建设控制、竣工验收及质量评定等工作中，或是工程生产使用中管理及例行维护、工程设计或技术创新研究等诸多方面，水利工程档案具备不可忽视的参考价值[1 ]。二是具有一定的分散性。由于其建设周期长，涉及建造材料较为多样，因此其档案记录较为分散，往往会记录过多的零散问题，且相互关联，较为复杂。三是具有较强的继承性。由于建设与管理中技术也在实时更新，各项工艺都在不断发展，因此其对档案记录时间要求较严，档案需要在积累中不断增加，且生成后难以更改，更是可以对日后设备更新等环节提供参考。四是具有较强的随机性。由于工程档案较为复杂，包括其施工建设中的准备阶段、施工阶段、竣工阶段，也包括后期运营与维护中的日常管理、设备维修、材料保养、运行记录等，部分档案会具有规律性，但大多数档案却较为随机，分类难度大，具有较强的随机性。

2 水利工程档案管理及安全体系构成及作用

一般情况下，水利工程档案管理体系主要由四个方面要素构成。一是档案管理制度。国家法律法规、地方性法规、国家标准或行业标准等，都属于水利工程档案管理制度性的法律法规及业务规范。二是档案管理机构。国家档案行政管理部门及各个参建单位档案管理部门为水利工程档案管理提供组织保障，奠定了专业保障的基础，同时为制定管理计划及实施提供了组织条件。三是档案管理人员。水利工程档案管理专业化水平的提升中，需要对管理人员自身素质予以足够的重视，深入发掘其专业优势。四是档案管理技术。综合考虑档案收集、整理、保管及利用等方面内容，可使水利工程档案管理技术内涵更加丰富，立足于技术方面确保能够高效完成管理工作。

大数据时代下，水利工程规模和数量大幅增加，相应地也产生了大量的数据信息，给档案管理工作带来了更大的难度，增加了档案管理工作中问题的产生概率。所以，有必要高度重视档案安全体系的建设与优化[2 ]。在健全的安全体系下，不仅能为有序开展档案管理工作提供保障，同时在工程建设中也能更好地发挥作用。一是有利于完善档案管理工作。大数据时代下的档案管理，通过现代化技术的应用，能够有效地管控整个管理工作，能为整理和保存档案提供便利，并使人为因素引发的档案信息数据丢失等问题得到有效改。二是支持更便捷地查找档案信息。水利工程档案安全体系的优化建设，不但能使档案查找时间大幅缩短，而且能为档案提供更可靠的安全保障，降低丢失、整理混乱等问题发生的几率。三是促进水利工程建设质量及验收。在这方面，档案安全体系同样能发挥促进作用，即将两者有机结合起来，能促进水利工程建设质量、效率及安全性的提高。

3 大数据时代下档案管理体系建设原则

3.1 法规标准原则

大数据时代下，法规标准是防范各类风险的基础。在法规标准的约束下，能立足于管理方面对各方权责利加以明确，可对档案管理中各方行为加以规范，消除因统一管理欠缺引起的一系列弊端。通过落实档案安全管理制度方面的建设工作，进一步做好相应的防控工作，能够从制度方面保障安全体系的顺畅构建及规范运行。

3.2 安全管理原则

大数据时代下，面向安全管理提出了全过程管理的要求，同时应以风险特点为基础开展针对性的管理[3 ]。全过程管理中，要着重管理数据及平台等的管控。同时，要注重风险管理思维的引入，确保能妥善应对存在于档案信息系统中的动态风险。而在安全体系构建中，重中之重在于以档案数据生命周期为基础构建适宜的监控系统，为动态控制管理过程提供保障。

3.3 数据驱动原则

数据驱动是防范风险的重要动力。经营管理决策中，在自上而下方式的运用下，借助数据完成驱动，机器以数据为依据直接决策。将数据驱动引入档案安全体系后，原本被动的风险防范向主动防御转换，在数据的运用下能够实时监控风险并预警，最终实现安全决策的形成。档案部门需要做好数据原有管理模式的转变，并以资产管理思维和数据流为基础，合理配置资金流、技术流、物流及人流，为档案安全管理提供高效及可控保障。

3.4 技术保障原则

风险防范中的工具要以技术保障为主。大数据时代下云服务提供商应做好中央服务器的优化建设工作，通过先进设备及服务器结构的应用，以最新理念为指导，以应对海量数据为目标构建服务中心。例如，在应用了区块链技术后，能奠定数据加密和防范安全风险的可能，所以有必要深入研究档案数据存储服务中区块链技术的应用。

4 大数据时代下水利工程档案安全体系中的问题与不足

4.1 管理制度中的问题与不足

在建设与应用水利工程档案安全体系时，如果制度方面有问题存在，必定会影响整个体系的应用效果，且会对档案管理水平的提升产生制约，给专业资料利用价值及水利工程运行效果带来一定影响。具体表现：一是既有档案管理制度亟待进一步完善，应用期间适用性不足，影响了水利工程档案管理工作的开展效率，无法满足科学应用安全体系这一基本要求。二是实践中，由于未能贯彻落实档案管理制度的缘故，无法有效保障相应的管理工作质量，影响了档案资料的利用效果。三中在落实水利工程档案管理制度时，思想方面的重视不到位，滞缓了安全体系构建的实时性，最终导致工程档案管理利用水平降低。

4.2 管理机构中的问题与不足

综合目前水利工程档案管理机构的情况看，由于存在一系列问题与不足，导致其管理作用的发挥受限，阻碍了档案管理水平的提升。具体包含：一是设置的档案管理机构欠缺合理性，以致档案管理体制机制不顺畅，工作开展受影响;二是既有管理机构中，存在工作环境不够良好、基础设施不够完善等问题，一定程度上阻碍了水利工程档案安全体系的落实与完善，进而对整个工作的开展构成了影响。

4.3 档案管理领导力度不足

水利工程管理中，档案管理尽管属于一项重要组成部分，但与其他管理工作相比，受重视程度略显不足，且组织领导力度欠缺[4 ]。个别领导没有从思想方面高度重视档案管理，工作安排及责任落实不力，无法切实解决存在于档案管理安全体系中的问题，阻碍了整体管理水平的提升。

4.4 檔案管理人员素质不高

水利工程档案安全体系的建设与完善，不仅系统性强且十分复杂，而且对参与的管理人员提出了较高的能力和综合素质要求。综合目前水利企业档案管理人员整体情况来看，普遍存在综合素质不高的问题，一些人不具备胜任档案管理工作的能力，难以适应现有的档案管理工作，安全体系的建设与完善也因此遭受一定的影响。

4.5 档案信息化程度偏低

在实现了信息技术的合理利用后，可进一步提高水利工程项目规模扩大后档案管理工作的质量及效率，如搜集、查询及分述梳理等环节。但是，综合目前水利企业档案管理工作开展情况来看，依旧有少数在应用信息技术方面存在不足，未能结合先进的信息技术管控档案，或是没有高度重视电脑系统运行、利用及养护工作，阻碍了信息化档案管理工作的有序开展。

5 大数据时代下水利工程档案安全体系优化建设策略

5.1 健全与完善档案归档及分类编号等管理制度

应以国家水利工程建设项目档案管理规定及标准为根据，做好归档和整理档案工作。针对以往存档资料目录简单、档案盒文件名称不细致不明确等问题，可采取自检方式，编制完整的目录，规范档案编号，确保档案内容与标题对应，档号编制规范，为后续查找提供便利。针对形成于竣工验收中的各类报告，在完成竣工验收后方可实施定稿、收录操作[5 ]。同时，档案管理人员应在严格遵循档案准确性、完整性及系统性等原则的基础上，以水利工程实际特点为根据，对工程档案信息展开整理及划分，并结合档案信息实际特点做好分类及归档等管理作业，为档案信息提供相关性标识及保障。此外，以国家规定的标准格式进行案卷封面的规范填写，确保工程中具备保存价值的各类文件材料与档案管理要求相符合。

5.2 做好管理机构的完善与改进

水利工程安全体系优化建设中，要想促进档案管理机构应有职能作用的高效发挥，有必要做好下述两方面工作：一方面，通过完善基础设施、优化配置人员，优化专业性档案管理机构的设置。另一方面，对档案管理机构工作状况深入了解，落实相关的监督工作，在予以科学指导的前提下，进一步突出档案安全体系的建设运用效果。

5.3 强化领导及相关负责人意识

在水利工程建设和管理中，档案管理工作占据比较重要的地位。针对目前档案管理安全体系建设中领导力度不足的问题，可从下述几个方面去解决。一是单位领导、工程建设负责人积极学习、不断积累有关档案安全保障相关的理论知识与实践经验，对档案管理及安全体系建设形成重要的思想认识。二是立足于全局角度做好各方关系的协调工作，为建设档案安全体系提供科学指。三是以身作则、率先垂范，夯实顺利开展水利工程档案安全保障体系建设工作的基础。

5.4 提高管理人员专业技术水平

建设与完善水利工程档案安全体系属于一项系统工作，特别是大数据时代下工程规模呈现出质的提升，安全体系中暴露一系列新问题。应在落实档案安全体系优化建设过程中向档案管理人员提出更高素质及专业能力要求。首先，应注重档案管理人员综合能力的提升，夯实档案安全体系建立健全的基础。其次，应做好人才培养及引进工作，面向档案管理人员定期开展教育培训工作，促进人员综合素质的提高。再次，应注重档案管理人员积极性的调动与提升，通过绩效管理机制及奖惩制度的优化调整，对员工绩效定期考核，使人员能更积极、主动地参与工作。

5.5 注重档案信息化管理水平的提升

大数据时代下，档案信息化、数字化管理趋于普及，水利工程建设中在重视技术利用水平持续增强的基础上，也要做好档案管理现代化技术的利用，以便更好地满足大数据时代下水利工程档案管理及安全体系建设方面的需求。档案信息化管理水平的提升，能带动档案管理规范性及安全性的全面提升。例如，电子化档案管理模式的应用，不仅能加快复制、传输及使用档案的效率，也能将纸质档案易损坏、遗失等问题有效规避。在电子文档加密技术的运用下，结合设置访问权限的方式，可有效规避人为篡改引起的数据错误问题，为档案安全管理质量及正常使用提供保障。而要想促进档案信息化管理水平的提升，首先应以水利工程档案实际需求为根据，有针对性地开发软件并设置功能。同时，各部门及工作流程中需要做好统一信息传输端口的设置，为数据传输提供技术、质量及效率保障。此外，还应做好全天候网络监控管理，对操作人员实际操作予以严格控制和监督管理，避免人为因素对档案管理安全构成影响和干扰。值得一提的是，也需要强化技术措施，严格管理机械和相关设备，消除电子档案或信息管理设备因气候因素、自然原因引起的损坏等不良情况。

5.6 加强档案信息资源利用中的安全管理

大数据时代下，还应进一步加强水利工程档案资源利用中的安全管理。一是正确处理档案利用与安全管理的关系，在确保档案安全的前提下，努力做好档案提供利用工作，充分发挥档案作用，二者兼顾。二是加强安全防范的技术措施，通过设置防火墙、安装防病毒软件、加密、设置水印、日志记录、配备不间断电源等安全设施设备及软件，确保档案信息系统及信息安全，出现问题可追溯。三是加强利用者访问档案信息系统的权限赋予、管理、收回、监督等项工作，防止因权限超限滥用而造成档案失泄密、档案随意公布等不良现象的发生。

大数据时代下水利工程建设规模与日俱增，为了保障档案应有的价值作用得到充分体现，有必要做好档案安全体系的优化建设工作。我们应深入认识当前水利工程档案安全体系中存在的管理制度不健全、管理机构不到位、信息化程度低等问题，采用健全完善档案管理制度、做好管理机构的完善与改进、提升档案信息化管理水平等措施，进一步优化建设水利工程档案安全体系，推进水利工程档案管理工作，更好地为水利事业发展服务。

参考文献：

[1]肖秋会，李珍.大数据环境下档案信息安全保障体系研究[J].中国档案，2018，000（004）：76—79.

[2]于莎莎，刘昆鹏.大数据时代档案安全保障体系的架构探析[J].城建档案，2020，No.244（01）：96—97.

[3]郭红.浅谈对水利工程档案管理工作的优化与提升[J].水能经济，2018，000（005）：P.300—300.

[4]李珊.大数据背景下水利档案信息化管理建设的思考[J].数字化用户，2019，025（008）：204.

[5]黄宁.水利工程档案管理信息化建设思考[J].卷宗，2019，009（010）：89.

（作者单位：山东省调水工程运行维护中心）