光伏产业档案管理工作中存在的问题与思考

童玉玲

摘 要：“十四五”期间，国家对光伏产业发展进行了重新部署，充分发挥光伏产业档案信息资源的价值和作用，有助于推动光伏产业高质量发展。档案管理工作的优化与改进应坚持问题導向，从现有档案管理思路、制度、方法和工具方面入手，完善光伏产业档案管理制度，加强光伏产业档案管理数字化建设，吸纳档案管理人才，从整体上提高光伏产业档案管理水平。

关键词：光伏产业;档案管理;数字化建设;优化路径

随着国家对能源结构调整的各项战略落实，光伏产业在国民经济发展中的作用越来越凸显。相应地，在光伏产业发展过程中形成了大量有保存价值和利用开发价值的档案信息资源。对光伏产业档案信息资源的保护、利用和开发，既是新时期光伏产业发展的现实诉求，也是推动国民经济社会发展的有效途径。因此，有必要对光伏产业档案管理工作存在的问题进行认真思考，并结合光伏产业未来发展趋势，加大对光伏产业档案管理工作支持力度，建立更为完善的光伏产业档案管理体系。

1 光伏产业档案管理内容与应用现状

光伏产业产生的档案有文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案等。档案作为无形资产，对企业的发展起着至关重要的作用。首先，在运营过程中，档案管理可以在一定程度上维护企业知识产权的合法权益。其次，档案管理贯穿于企业发展的始终，能够保存企业不同发展时期的各种资料，提高档案信息资源的利用价值，有助于保证企业内部工作的顺利开展。

以光伏产业上游企业为例，用于硅材料生产与加工、硅片生产的设备仪器类档案尤为重要，包括设备环保处理与净化、设备检测等相关图纸、电子文件等。如设备的开关、指示说明、运行流程等，档案管理人员需要将这些资料进行整理和完善，以保障生产所需设备能够良好运行。再以光伏产业下游企业为例，设备运行维护阶段产生的档案也有着不可忽视的作用。运行维护阶段的档案是维护人员对光伏并网电站运行相关数据和其他工作内容的真实记载，是光伏设备运行的真实写照，也是光伏电站运行维护和维修整改的重要依据。运行维护档案包含运行分析记录、巡检记录、累计发电量报表、维修日志、维修检修记录、检修管理、分析记录等等。对光伏运行维护档案信息进行查询，有利于工作人员及时了解光伏电站运行情况，进而制定对应的维护方案。

为提高光伏产业档案管理水平，初步建立了信息化管理系统和档案管理制度。随着网络信息技术不断发展，光伏产业在档案管理过程中引进了大数据、云计算等多种技术，并形成了档案信息数据库，数据库记载了光伏电站的建设单位、设计单位、施工时间、竣工时间、电器设备基本参数、电站规模、气象地理资料等。同时，在光伏电站运行过程中，数据库还会对供电情况累计发电量、各自方阵汇流箱开路电压、短路电流、光伏并网电站输出电压等相关数据进行记录。通过对光伏产业档案信息数据库的分析，能够查找出当前光伏电站在运行过程中的隐患和可能存在的风险，能够为运维人员排除隐患和风险提供更为全面的数据支撑，进一步提升运维人员解决问题的科学性和准确性，有利于提高光伏电站的运营维护水平。

2 光伏产业档案管理工作中存在的主要问题

当前我国光伏产业正处于起步发展阶段，虽然档案管理工作得到了足够重视，但是现有的管理方法、手段和制度尚不能有效应对光伏产业档案管理面临的挑战。

第一，尚未形成完善的档案管理体制。当前光伏产业在档案管理过程中相关部门之间对于档案管理工作分工还不够明确，很多部门对于光伏产业档案管理重视程度不足，并没有形成统一的档案管理标准，从而导致不同部门与档案管理部门没有形成默契和有效沟通，难以发挥协同作用，在档案工作开展过程中往往因为部门沟通不畅，导致档案数据收集不及时，档案信息不系统等问题的出现。从档案管理部门角度看，部分档案管理部门在档案管理过程中对光伏产业档案管理制度机制建设重视程度不足，没有结合新时期光伏产业发展的实际需要，对档案管理制度体制进行更新和完善，导致很多制度已经落后产业发展，难以为光伏产业档案管理工作提供制度依据和机制保障。部分档案管理人员在落实档案管理制度机制过程中缺少主动意识和责任意识，导致光伏产业档案管理十分随意松散，部分光伏产业档案信息不全。由于档案信息真实性和完整性无法得到保障，为后续档案信息资源开发和利用埋下了隐患[1 ]。

第二，数字化建设比较落后。档案信息化已经成为光伏产业档案管理的未来发展方向，在积极落实国家相关政策过程中，要将光伏产业档案数字化建设放在突出位置。但部分地区在光伏产业档案数字化建设过程中并没有充分认识到其重要性和必要性。部分光伏企业的档案管理硬件设施相对落后，软件系统比较老旧，难以满足当前光伏产业档案信息化的建设诉求。此外，部分地区光伏产业在发展过程中并没有给予档案数字化建设足够的资金支持和政策保障，在档案数字化建设过程中制度机制不健全，难以为光伏产业档案数字化建设提供扎实全面的技术支持和制度保障，在一定程度上影响了光伏产业数字化建设。此外，还有部分档案管理部门，虽然前期进行了轰轰烈烈的档案信息化建设，但缺少后续投入，出现了“重前期、轻后期”的问题。当前，网络信息技术不断发展，对光伏产业档案管理工作也提出了新的要求，特别是在光伏产业档案数字化建设过程中，如果没有持续的政策支持和资金投入，档案管理的相关软硬件设施就不能得到及时的更新和维护，也就无法对重要的档案信息资源进行整合提炼，就难以发挥出档案信息资源对于光伏产业发展的指导意义。数字化建设落后不仅影响光伏产业档案管理，同时也难以使光伏产业档案与其他工作紧密结合，出现了档案管理与其他工作脱节问题。

第三，缺少专门负责的部门和人员。光伏产业档案管理工作需要具体的档案管理人员来落实，光伏产业档案管理工作开展需要每一个光伏企业主动参与，并明确各自档案管理部门和具体工作人员责任。但部分光伏企业并没有指定具体的部门负责档案管理工作，很多档案管理工作都由办公室人员来兼任，而办公室工作人员既要负责光伏企业的日常工作，还需要对光伏产业相关档案进行整理，因此难免会影响光伏产业档案管理成效。加之很多兼职人员对光伏产业发展现状以及光伏产业档案管理的重点和目标要求了解得不全面，在光伏产业档案管理过程中难免会出现问题和疏漏，在一定程度上影响了光伏产业档案管理成效，并不利于光伏产业档案管理工作的可持续性开展。还有部分单位虽然安排了专门的档案管理人员从事光伏产业档案管理工作，也设置了相应的部门为光伏产业档案管理工作提供了空间和载体。但在具体落实过程中，并没有对相关档案管理人员进行系统的培训教育，也没有从宏观层面对光伏产业档案管理工作进行一系列安排，导致光伏产业档案管理工作在开展过程中缺少目标和方向，很多档案工作开展都非常被动，能够拿出的档案成果也很难契合当前光伏产业发展的实际需要，更不会受到相关领导的重视和关注，在恶性循环中光伏产业档案管理工作质量越来越差，难以真正地发挥出档案信息的价值和作用。

3 光伏产业档案管理工作问题的思考与应对

为更好地推动光伏产业档案管理工作，需要光伏产业企业主动作为，进一步明确光伏产业档案管理的价值和作用，构建现代化档案工作制度，对相关档案管理工作制度要严格落实，确保制度机制真正能够发挥指导、监督作用。同时还要积极推进光伏档案数字化建设和安全保障工作，切实保障光伏产业档案信息安全，为后续光伏产业档案信息资源利用开发创造有利条件。

3.1 重视光伏产业档案管理顶层设计

光伏产业档案管理工作对于光伏产业发展起着至关重要的作用，相关单位在档案管理部门既要从自身入手制定严格的档案管理制度，加强档案管理人员培训教育，提升档案管理质量，也要与上级部门主动沟通，对光伏产业档案管理工作做好顶层设计工作。相关领导要对光伏产业档案管理工作给予足够的重视，充分认识到光伏产业档案管理工作的重要意义，并在不同场合宣传光伏产业档案管理的现实意义和价值要求，相关部门要配合档案管理部门做好光伏产业档案的收集、整理、开发、共享工作，进一步提升光伏产业档案管理质量。同时要从全局角度出发，制定和完善光伏产业档案事业发展长期规划，进一步明确光伏产业档案管理未来发展重点，积极推进光伏产业档案信息化建设，完善光伏产业档案管理制度机制，为光伏产业档案管理工作提供扎实的制度支持和机制保障。

3.2 构建现代化档案管理制度与工作机制

网络信息技术不断发展，对光伏产业档案管理工作也提出了新的要求。光伏产业档案在管理过程中应该与时俱进，构建更为现代化的档案管理制度和工作方法。从档案管理制度的角度看，要对原有产业档案管理制度进行认真梳理[2 ]。对已经不适应光伏产业现代化档案管理的制度机制要及时完善和修改，确保光伏产业档案管理制度能够为光伏产业档案管理工作提供制度保障。从光伏产业档案工作方法的角度看，当前，随着光伏产业电子档案规模的不断扩大，传统的纸质管理理念和管理方法已经很难适应光伏产业档案管理的实际需要。因此，无论是档案管理部门主要领导还是具体档案工作人员，都应该转变传统的光伏产业档案管理思路，充分认识到大数据、云计算、人工智能等技术对光伏产业档案管理产生的影响，并主动构建电子档案管理系统[3 ]。将纸质档案进行数字化加工，并存储到电子信息系统和数据库之中，提升光伏产业档案管理效率，有效地降低档案管理工作量和工作难度。此外，还要严格地落实国家关于光伏产业档案管理的相关制度要求，并根据光伏产业档案管理的实际需要，对光伏产业机构和档案管理人员的职责权限进行调整，进一步完善光伏产业档案的保管期限、归档范围、档案信息资源开发等相关制度机制，实现光伏产业档案信息资源合理利用，为光伏产业档案管理工作质量和效率提升提供扎实的制度保障。

3.3 数字化建设与安全保障协同推进

网络信息时代，档案数字化建设至关重要[4 ]。档案主体应将档案数字化建设纳入年度规划之中，并对光伏产业档案管理相关工作进行统一部署，实现光伏产业档案管理与其他工作同步实施、无缝衔接。确保光伏产业档案能够及时、高效、准确地被收集、被利用、被开发。随着光伏产业档案数字化建设的不断推进，会形成大量的光伏产业电子档案，因此必须将光伏产业档案信息安全工作放在突出位置，完善相关制度机制。一方面，要对光伏产业涉密档案采取物理隔离方式，建立内部局域网，确保光伏产业涉密档案信息安全，在光伏产业电子档案管理系统使用方面，还应该设置相应的管理权限，存储光伏产业档案信息的计算机要安装防火墙和必要的防毒软件，按照相关操作流程，及时地对防火墙和防毒软件进行更新。另一方面，要确保光伏产业档案库房环境符合国家的相关标准，既要安装防火防盗相关设施，也要安装相应的监控系统，确保档案信息安全。

3.4 组建高素质档案工作人员队伍

光伏产业档案管理工作是一项复杂的系统工程，既需要完善相关制度机制，也需要组建高素质的档案工作人员队伍。一方面，结合光伏产业档案管理实际需要引进高素质人才，提升光伏产业档案管理队伍的整体素质和水平。随着网络信息技术不断发展，原有的档案管理模式和管理手段已经很难适应信息化或数字化需求。因此，必须积极协调相关部门，落实光伏产业档案管理专职人员，并结合发展需要，对光伏产业档案管理人员进行系统培训，提高光伏产业档案管理人员的信息素养，更好地适应当前光伏产业现代化管理的现实诉求。另一方面，加强对光伏产业档案管理人员的安全教育。聘请安全专家和政府部门保密工作人员对光伏产业档案管理人员进行系统的教育培训，进一步提升光伏产业档案管理人员的安全意识，严格落实光伏产业档案安全管理制度，切实保障光伏产业档案信息安全。

3.5 加大光伏产业档案基础设施建设

光伏产业档案管理工作既需要领导重视、制度机制和档案管理人员的努力作为保障，同时也需要基础设施作为保障。因此，必须给予光伏产业档案基础设施建设足够的重视。一方面，要积极与政府档案管理部门进行沟通和联系，进一步明确光伏产业档案建设标准，并以此作为依据引进先进的光伏产业档案管理设备。包含计算机硬件设备、光伏产业软件管理系统、复印设备、打印设备和相应的辅助设备，等等，为光伏产业档案信息收集、整理、开发、利用、共享奠定扎实的物质基础。另一方面，档案管理部门应该与第三方互联网企业进行合作，对光伏产业档案管理信息系统进行开发和完善，既要结合光伏产业档案管理实际完善相关功能，也要结合光伏产业档案信息资源共享，明确相应的技术标准。确保档案管理系统与政府相关部门和企事业单位系统能够有效对接，实现档案信息资源的广泛共享，充分发挥档案信息资源的价值和作用。此外，还要制定光伏产业档案基础设施持续投入机制，确保光伏产业档案基础设施能够得到及时的更新换代和维护，更加契合光伏产业数字信息化建设，更好地实现光伏产业档案信息资源的开发和利用[5 ]。

总之，新形势下，要想提升光伏产业档案管理效率，就需要对当前光伏产业档案管理存在的具体问题进行分析，以此作为思路，进一步明确未来光伏产业档案管理工作开展的主要方向。一方面，要完善光伏产业档案管理制度机制，确保光伏产业档案管理工作有法可依、有制度可遵循。另一方面，要加大對光伏产业档案数字化建设力度，加大人才培养力度，为光伏产业档案工作开展提供扎实的技术保障和人才保障。

参考文献：

[1]陈启红.电力企业档案数字化建设及安全保障措施分析[J].城建档案，2021（09）：23—24.

[2]孙佳男.“三化”加强企业培训机构档案管理[J].中国电业，2021（09）：85.

[3]赵珊.档案工作考核评价机制的实践与创新[J].陕西档案，2021（04）：31—33.

[4]张玉梅.电力档案利用现状与改进策略[J].浙江档案，2021（06）：62—63.

[5]杨国平，赵冰冰，徐加峰.分布式光伏电站的服务与运维管理[J].农村电工，2019（8）：1.

（作者单位：保利协鑫（苏州）新能源有限公司）