民办高校档案管理的对策研究

摘 要：民办高校作为高等教育的一个组成部分，其档案科学化管理、信息化管理应该及早提上工作日程，要在纸质档案管理和数字化档案管理的基础上，形成系统的管理方法，继而减少档案工作所带来的工作压力，为学校教育教学管理、民办高校发展与建设提供发展基础，对民办高校管理工作确立帮扶作用。

关键词：民办高校;档案

1 民办高校档案管理现状

1.1 档案管理意识薄弱

民办高校整体上表现出档案管理意识薄弱的问题。一是民办高校管理高层缺乏档案管理意识，投入的经费不足，未建立明确的档案工作组织结构，档案管理体系并不完善。二是广大师生对档案的认知过于偏狭，大部分认为档案仅包括人事档案，对档案形成的规范、要求以及相关制度和法律法规都缺乏必要的了解。三是档案管理人员的意识不足，关于档案管理的宣传力度较小，很多管理人员都不能严格按照规范方法对档案进行分类、整理、保管、鉴定、统计以及编研。

1.2 档案管理规章制度不完善

民办高校普遍缺乏完善的档案管理规章制度，具体表现在四个方面：一是档案管理制度种类不齐全，覆盖范围过于狭窄;二是档案管理制度缺乏系统性，没有整体宏观的建设思路作为支撑;三是管理制度和学校实际情况不符，很多民办高校在建立档案管理制度时过于程式化，导致制度缺乏实际操作性;四是档案管理规章制度名称与内容不符。

1.3 缺乏专门的机构和健全的基础设施

第一，大部分民办高校，尤其是一些规模较小的高校，都缺少专门完整的档案管理机构。即使是条件充足的民办高校，也有很多未能专门设立档案管理机构，管理人员配备不足，多是由办公室行政人员或是其他部门的工作人员兼任。第二，基础设施配置不健全。所需的相關设备包括计算机、打印机、扫描仪、空调、除尘器、加湿器、防火防盗设备等，基本上都不够健全。

1.4 档案管理队伍建设不合理

民办高校档案管理队伍建设不完善，主要表现有以下三点：一是缺乏专职档案管理员，很多高校档案管理工作多是由其他办公室人员或是教学秘书人员兼任的，很难做到专心致志;二是人员结构不合理，一方面档案管理人员的学历层次和职称结构不合理，大部分都是本科和大专人员，很少有研究生，高级职称所占的比例极小，另一方面专职档案人员老龄化现象严重，缺少新鲜血液的补充;三是专业人员缺乏，很多民办高校的档案人员只经过短期的培训之后就上岗工作，在进行档案工作时往往难以高质量地完成，影响档案管理工作的开展与成效。

1.5 档案管理方式落后，信息化程度不高

民办高校的档案信息化设备配备落后，档案管理信息化建设迟缓，大多数民办高校没有完善的档案管理操作系统，数字档案信息资源建设率偏低。虽然一些民办高校已经使用计算机取代了传统的手工作业，但档案数字化建设进程仍旧十分缓慢。

2 分析影响民办高校档案管理现状的原因

2.1 领导对档案管理的重视程度不够

民办高校的经营模式大多为独立经营、自负盈亏。一些民办高校创办者更重视教学和科研，意识不到有效的档案管理是科学决策、规避市场风险和扩展校园文化的基石，只看重成本和收益，没有长远发展规划，忽视档案工作。他们认为档案的保存需要人力、物力和财力，还可能给学校带来不稳定因素。

2.2 民办高校自身的办学水平不高

民办高校档案管理与民办高校自身的发展水平、社会地位、管理理念及外部环境有着密不可分的关系。我国民办高等教育是以市场发展为基础的，后期投资者大多来自企业，主要的管理模式是家族式管理模式。办学初期，家族式管理的弊端尚不明显。随着民办高校规模的逐步扩大，家族式管理的局限性将日益暴露出来——他们不会轻易把钱投入到效益不能及时显现的档案管理中去。除此之外，还有一点因素：民办高校人力资源不稳定，人员流动性大，导致了相关管理工作人员的档案意识弱化。在没有长期工作计划的情况下，档案工作的积累往往会被忽视，档案工作在交接也时很难保证交接到位，容易造成遗留问题。

2.3 法律法规和相关行政部门引导的缺乏

为实现规范化管理，民办高校把《高校档案管理办法》等相关档案法律法规作为主要参照，而上述法律法规并没有明确提供给民办高校具有针对性、可行性的具体办法措施。由于民办高校档案归属权不明确，国家有关行政部门在对民办高校档案管理相关政策的制定上存在一定的不确定性，使民办高校档案管理呈现粗线条性，缺乏原则性，逐渐形成了民办高校档案法律法规的空白区，久而久之民办高校档案工作问题越发凸显，没有相关法律法规的指导监督影响了民办高校档案工作的开展和长远发展。

档案管理部门没有很好解决民办高校档案管理的批判继承关系，民办高校档案管理陷入两难境地。一方面民办高校享有一定的法律自主性，档案管理部门不能像干预公立高校一样干预民办高校的档案管理，造成了民办高校档案管理状况完全取决于民办高校管理者的兴之所至的局面;另一方面由于民办高校与公办高校在管理和发展上的差异，档案管理部门难以将公办高校档案管理的措施适用于民办高校档案管理的要求，公办高校档案管理体制不能被遵循，只能作为借鉴，档案管理部门在指导民办高校档案工作时也时常感到困惑。

3 加强民办高校档案管理工作的对策分析

3.1 提升档案管理的思想意识和重视程度

提高对档案管理的认识水平，促进全员参与。首先，学校领导对档案工作的高度重视是做好档案工作的基础，要加强高校管理者对档案管理的认识。可以用组建民办高校档案管理领导小组的方式，推进学校档案管理工作发展。通过领导高校档案管理工作，建立一套完善的档案管理体系和适用于档案管理工作的考核制度，有利于保证学校档案管理工作高质量。此外，要通过多种渠道开展宣传工作，提高广大教职工的档案意识。组织开展档案管理培训，根据各部门生成的档案种类针对性地开展指导工作，规范立卷归档流程，及时改进学校档案管理实践工作中发现的问题。力求形成全校共同管理、人人参与的档案管理工作模式的氛围。在规范化、制度化的方向上开展民办高校档案管理工作，使民办高校档案管理工作有一个可以依托的体系，促进民办高校档案管理工作的发展，从而提高民办高校的管理水平。

3.2 健全档案管理制度，做到规范化管理

近年来，随着民办高校的迅速发展，档案资料越来越多，档案管理服务也需相应加大。为了不影响民办高校档案管理工作的正常有序发展，各学校应根据《普通高校档案管理办法》制定自己的档案管理人员目标责任制，并结合学校的实际情况，将档案工作系统地纳入专职档案管理人员岗位责任制。高校应严格按照规章制度办事，明确职工的职责和义务，促进高校档案管理工作全面发展。此外，档案质量管理体系的建立也是必要的。要适应于民办高校的实际情况，科学、完善地实现民办高校档案管理质量管理。在民办高校档案管理工作中，应把高等文献精神与档案管理的基本特点结合起来，最终实现民办高校档案管理高质量发展。

3.3 建立完善的档案管理体系，加强人才管理队伍建设

民办高校档案管理工作首先要注重人才培养。培养引进专职档案管理人员，是民办高校档案事业长期发展的有力保障。高素质人才不仅要具备较高的业务能力，而且要具备高尚的道德和思想政治素质。

3.4 完善档案管理的基础设施条件，提高档案管理信息化水平

积极推进档案管理硬件建设，为档案管理打下坚实基础。学校要购买先进的信息化档案管理所需要的硬件和软件设备。档案管理硬件设施须符合标准规定。硬件条件必须规范化、标准化，如此才能保证档案管理的安全高效运行。积极拓展档案管理服务范围，提升服务效率及水平，实现现代化管理。加强基于电子档案的信息化建设，在高校内部建立综合数字档案馆，探寻新技术的应用。

作者简介：姜晓波，吉林建筑科技学院副研究馆员。