财务机器人的主要功能与应用实例分析

王立卫，刘翠侠，袁庆禄

（防灾科技学院，河北 廊坊 065201）

1 财务机器人的概念

机器人流程自动化（Robotic Process Automation， RPA）是指通过模拟人与计算机的交互过程，使用用户界面（User Interface，UI）层面的技术，执行高重复性、有固定规则任务的系列外挂应用软件。财务机器人是RPA 技术在财会领域的应用，是指运用RPA技术，结合财会工作的内容和流程需求，开发自动化程序代替人工操作，帮助完成业务量大、重复性高、标准化强的基础工作，实现财会工作流程自动化，提高工作效率和质量，减少财会工作技术风险和违规风险，使财务人员投身到更高层次的工作中，促进企业实现降本增效和财务转型。财务机器人能显著提高财务工作的精确度和业务处理效率，适用于具有明确规则的重复性工作。目前，许多大型企业都在建设财务共享中心，财务共享服务中心就非常适合应用财务机器人。

2 财务机器人的主要功能

财务机器人能实现财务流程的数字化、智能化，能提高财会部门人力资源配置的合理性和有效性，实现财务人员和工作内容的优化配置。财务机器人通过模拟人工操作，并结合企业的管理需求，可以实现多种功能的组合，实现多种财务流程节点的自动化。财务机器人的主要功能架构如图1所示。财务机器人的主要功能可以概括为以下几方面。

图1 财务机器人的主要功能架构

2.1 数据获取与记录

财务机器人最基本的功能是数据获取与记录。财务机器人开发人员通过对传统模式下财务人员的工作内容进行分析，设置计算机程序规则对人工操作进行模拟，可以实现财务机器人对数据的检索、迁移和 输入。

2.2 OCR 图像识别与处理

光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR） 与处理功能是指财务机器人以OCR 技术为基础对图像进行识别，从图像中获取有用字段信息并输出为结构化数据，实现进一步的数据传递、审查与分析，并将之整理成对流程应用、管理、决策有用的信息，解决财会人员手工输入的问题，提高信息处理效率。

2.3 数据流接收与输出

数据流接收与输出的主要内容是在系统后台进行数据流的上传与下载。按照预先设计的路径，财务机器人登录内部、外部系统平台上传与下载数据，完成数据流的自动接收与输出。

2.4 数据整理与分析

财务机器人可以高效管理基于检索、下载的数据信息，可对数据进行检查、筛选、计算、整理及基于明确规则的校验和分析。

2.5 信息监控与产出

信息监控与产出是指财务机器人通过对人类行为的模拟，自动履行财会工作流程的一系列功能，包括分配工作流、生成标准报告、做决策、信息自动化通知等。

3 财务机器人适用的业务特点

以往，财会工作进程的推进通过财务人员人工操作或信息系统自动化操作的方式实现。在人工操作场景下，工作效率低，错误率高，人员占用多，而对信息系统自动化操作来说，一旦出现跨系统的数据流转需求，相关人员就需要在多个异构系统间进行系统改造和应用程序编程接口（Application Programming Interface，API）开发。系统改造和API 开发往往投资成本高、部署周期长、对需求响应慢。然而，使用财务机器人不但能够以自动化的方式提高财务工作效率和质量，而且其开发周期短、投资成本低，能够大大加快需求响应速度。财务机器人的出现是对人工操作场景和API 的财务应用场景的有效补充。概括来讲，财务机器人适用于量大易错、简单重复的业务工作，能够保持7 天×24 小时不间断工作。财务机器人能实现异构系统的贯通，而且不改变原有信息系统架构。财务机器人模拟人类的操作，通过用户界面与系统交互，将流程设计为任务自动化执行，非常适合多个异构系统间的数据流转。财务机器人可以登录多系统自动进行数据的采集、迁移等操作，不需要对数据交互需求涉及的多个异构系统进行改造和API 开发，不用改变企业原有的信息系统架构。

3.1 简单重复操作

财会工作流程中，有些基础工作需要人工机械、重复地进行操作，这一类简单重复操作的业务环节通常具有流程固定、有明确的规则、重复度高、附加值低等特点。将财务机器人应用在这些工作中，可以使企业降低人力成本、提高工作效率、减少人为错误、提高财务处理质量和准确性。

3.2 量大易错的基础工作

在计算、核对、整合、验证数据的过程中，由于其工作量大，企业需要投入较多的人力资源，导致企业人力成本高。企业如果应用财务机器人，就可以实现自动化批量处理数据，数据处理速度快，并且可以大大提高处理的效率。例如，输入及核对跨系统数据、登记发票等，这一类具有量大、易错特点的工作业务，非常适合应用财务机器人。

3.3 全天候不间断提供服务

传统人工模式下，员工工作时间有限，有效工作时间基本为5 天×8小时。但是，当企业财务工作量大时，财务人员正常的工作时间难以满足企业的需求。比如，企业业务量庞大时，大量积压的银行回单和记账凭证待匹配、进项发票待查验，财务人员应付不过来。或者在工作量异常增多时，财务人员就会不堪重负。而财务机器人则不同，它可以高效率、不间断地工作，并且可以弥补人力疲劳导致工作效率低的缺点，适用于企业全天候不间断7 天×24 小时提供服务的业务。

4 财务机器人的典型应用场景与实例

4.1 银行应用场景与实例

4.1.1 PF 银行

以前，PF 银行建设工程质量保证金管理信息系统的信息审核、信息下载、信息处理及信息上传等操作均采用人工处理方式，存在业务量大、耗时多、较烦琐、出错率较高等问题，长期从事此工作的员工容易产生疲倦感，从而导致出错率上升。后来，PF 银行通过应用财务机器人，取代原业务人员完成银行信息审核、信息下载、信息处理及信息上传等工作，从而解放人力，精简烦琐的工作流程，缩短业务操作时长，实现业务操作自动化，提高了业务处理效率和处理质量。改造后的PF 银行建设工程质量保证金系统机器人自动化审核流程如图2所示。

图2 PF 银行质量保证金审核财务机器人自动化流程

4.1.2 XY 银行

XY 银行国际业务部每个月月初需要向国家外汇管理局和XY 银行总行上报报表数据，每次需要从不同系统中调取数据，需要2～3 个业务员，在月初两天内完成，人工编辑生成报表，时间紧，任务重。为提高处理效率和准确度，XY 银行开发财务机器人实现了外汇局系统报表在线填报。财务机器人先将文本格式数据源引入Excel，再根据交易日期及币种，按结售汇代码汇总后进入外汇局管理系统逐项填报。该功能节省了人工操作60%以上的时间。XY 银行财务机器人外汇局系统报表填报自动化流程如图3所示。

图3 XY 银行外汇局系统报表填报财务机器人自动化流程

4.2 保险业应用场景与实例

ZGRB 公司财务部以往采用人工逐一打电话的方式进行应收账款的催收，工作量大，耗时长。后来，ZGRB 公司通过分析业务逻辑，设计了财务机器人自动化催收流程：对邮件表格数据进行统计，将统计结果通过邮件和短信方式发送给对应责任人。该流程实现了Outlook 邮件收发、Excel 表格处理、短信发送等自动化操作，将处理时长大大缩减。其自动化流程如图4所示。

图4 ZGRB 公司财务部应收催收财务机器人自动化流程

4.3 制造业应用场景与实例

4.3.1 中国SH 南京共享中心

中国SH 南京共享中心在奖金发放工作方面，此前需要共享中心财务人员37 人，每100 人的奖金发放业务需要财务人员花费30～40 分钟时间，财务人员需要在规定时间内处理完大量数据，因此出错率一般会上升。中国SH 南京共享中心通过开发财务机器人并优化流程，现在发放奖金只需1～2 个业务人员花费1 天时间即可完成。奖金发放财务机器人自动化流程是：自主登录人力资源（Human Resource，HR）系统，自动下载奖金发放表单，自动审核及提交。该流程不会出错，能减少大量人力和时间投入，极大地提高了办事效率。中国SH 南京共享中心奖金发放财务机器人流程如图5所示。

图5 中国SH 南京共享中心奖金发放财务机器人自动化流程

4.3.2 SQ 集团财务公司

SQ 集团财务公司每月上千张发票需要多个财务人员到发票查验平台查询，工作量巨大。此工作逻辑简单、重复性高，但耗费了较多人力资源。SQ 集团财务公司开发财务机器人后实现了自动化流程操作，即自动打开发票查验平台，自动输入发票号码等信息，识别验证码查验，输出结果并将结果及时推送给相关人员。SQ 集团财务公司查验发票财务机器人自动化流程如图6所示。

图6 SQ 集团财务公司查验发票财务机器人自动化流程

4.3.3 北京JML 食品公司

北京JML 食品公司财务部每天都会受理大量的待支付与待审核的付款结算订单，每月至少付款1 500笔订单，付款对象涉及15 个公司、78 个账户，设置网银复核员2 人，每笔业务人工处理时长约10分钟。该项工作简单枯燥，并且工作量不均衡。北京JML 食品公司通过梳理工作流程开发了财务机器人，实现了自动化操作，即由机器人自主获取数据、加工数据生成报表，取代了传统耗时耗力的手动操作，每笔业务机器人处理时长仅为2 分钟，大大降低了人力成本和时间成本，且无出错，保证了业务的准确性和高效性。北京JML 食品公司付款结算机器人自动化流程如图7所示。

图7 北京JML 食品公司付款结算机器人自动化流程

4.4 物流企业应用场景与实例

DF 航空公司财务处每月需要两次从多个银行获取汇率信息，再输入多个不同的系统，如财会家园系统、核算系统、成本系统等。整个流程冗长、低效，与该环节的高时效性要求产生矛盾。DF 航空公司通过财务机器人开发解决了多渠道数据抓取难的问题，实现了汇率自动下载，提高了流程流畅度和准确度，业务时长大幅度缩短。DF 航空公司汇率自动下载与录入财务机器人自动化流程如图8所示。

图8 DF 航空公司汇率自动下载与录入财务机器人自动化流程

5 结语

财务机器人作为新一代的数字化劳动力，通过模仿人工操作计算机的方式，自动化地处理一系列业务，可实现7 天×24 小时×365 天无间隙、零差错地工作。另外，财务机器人属于外挂软件，无须改变原有系统和应用软件，所以财务机器人软件具有能快速应用的特点，在数周内即可完成设计与部署，从而帮助企业更快实现数字化运营目标，达到降本增效的目的。对广大财务人员而言，财务机器人将他们从繁重、枯燥、重复性的工作中解放出来，可以使他们有更多精力去从事管理和更能创造价值的工作。