工程档案的信息化建设创新策略研究

文/刘彩华（青岛市城阳区公用事业服务中心）

科学技术的迅猛发展，为社会经济各个领域开拓了新思维和新路径，让信息化技术广泛应用于社会各层面，进一步推动了社会经济的发展质量。在建筑工程领域，信息化技术的应用十分广泛，在技术和创新思维上推动了建筑工程的创新和发展，其中也包括建筑工程档案的信息化建设。但受到传统管理模式和经济发展不平衡等因素的影响，我国的工程档案管理信息化建设依然处于比较初级的起步阶段，平台搭建和制度建设都存在比较明显的欠缺，还未实现与公共互联网的密切衔接，最终导致电子化档案的转型并未发挥出其根本的作用，也制约了建设工程项目的进一步提升。对档案管理部门而言，大量的档案资料依然封存于资料库中，尽管有一部分已经实现了电子化，但却与信息化发展的终极目标相距甚远。因此，为了改变工程项目档案管理的不足，需要进一步提高信息化建设水平，将互联网技术和大数据思维广泛应用于档案管理的方方面面，提升工程档案的信息化管理水平，提升档案利用率，以推动工程项目的高质量发展。

一、工程档案信息化转型的重要价值

我国社会经济的高速发展带动了基础建设和各类大型项目的推进，并反馈于民生和社会经济的更高速发展。工程建设项目离不开大量的文书档案资料，其中包含技术、管理、设计和安全施工等多方面。做好档案的信息化管理，对提高施工质量和安全监督具有十分重要的意义，能够从根本上提高工程项目的设计水平和施工效率。具体来说工程档案信息化建设的重要意义，主要体现在以下几个方面：

（一）有利于增强工程项目信息的共享

工程项目是一项复杂的综合性工作，涉及审批、设计、施工、监督等多方面，涉及的单位和人员也十分复杂，只有各单位通力合作，才能够确保工程项目的顺利完工和交付。但在工程的设计和施工过程中，所涉及的资料十分庞杂，实现工程档案的信息化管理，有助于各单位将资料汇聚到同一信息化平台中，并各取所需获取工程的相关信息和图纸，实现各项工作的同频共振，各利益相关方可以根据本职工作和监督要求，对工程项目提出相应的指导意见或督导要求，对工程项目的良好进展奠定坚实的基础（图1）。此外，在信息化建设中，各类档案资料的共享运用有助于彼此之间查缺补漏，完善施工方案和步骤，及时发现工程项目在施工过程中突然发生的问题。

图1 档案信息化管理系统构架

（二）有助于优化档案管理工作

工程档案的信息化建设从本质上来说是围绕档案管理工作而进行的，其他的附属功能和影响，都是以档案为核心基础的。

具体来说，工程项目在推进过程中产生了大量的信息资料和纸质档案，这些资料使用频繁，带来了巨大的存储压力，在纸质档案使用过程中，信息检索和档案查找会带来效率低下等问题，也容易使档案管理工作出现更多的披露和安全问题。通过信息化建设将大量工作转移到线上进行，由此带来的信息检索和资料转移，大大解放了人力的劳动付出，不仅节约了人力资源，还提高了工作效率和质量，减少了因人为因素而产生的档案管理问题。

（三）丰富了工程档案的内容和类型

在传统的档案管理工作中，档案资料大多数是以实物的形式而存在，对工程档案来说主要是图纸和图片资料，在库存过程中，容易因天气和病虫害等问题造成资料的损失。工程档案的信息化管理解决了以上问题，并且极大地丰富了工程档案的内容和类型。

通过信息化建设，不仅可以将大量的文字和图片资料以电子资料的形式存储在服务器中，还可以将三维的设计图纸存入服务器，为后期的使用提供更加直观的影像资料。此外随着数据的暴增，服务器的体量也在迅速提升，这为大量的视频和音频资料存储提供了有利条件，不仅增加了工程档案信息的完整性，也通过更加立体的视频音频资料，提高了人们对工程档案信息再利用的积极性和便捷性。

（四）信息化建设提高了档案资料利用率

传统的工程档案资料利用，不仅检索上存在复杂的难题，而且受到不同项目之间的巨大差异性影响，各类档案资料在重复利用中存在很大的障碍。一个新项目启动后，虽然需要查阅以往的档案资料来完善新方案，但由于资料的数量庞大，工作人员难以提取出其中的核心要素和创新点，大量资料在转移使用过程中也容易丢失和损坏，使得档案管理人员在资料运用中畏首畏尾，导致旧档案的利用效率极低，导致大量工程档案资料成为一次性资料。

信息化建设在工程档案领域中的深入应用可以解决这个问题，当然在存储过程中，通过加注标签和关键词可以提高检索的效率，资料在转移中通过系统内部的传输渠道，避免了机密泄露，也提高了传输效率，即便大部分资料难以符合新项目的要求，但其中的一部分有价值资料，依然可以被快速筛选出来。

二、工程档案信息化管理的主要内容

（一）项目管理

现代工程建设时，逐渐对信息化技术产生了更高的重视程度，并将其应用到各项工作当中，包括项目管理，即：在工程项目建设的同时，将相关信息详细记录下来，并录入到信息化管理系统内，通过先进的计算机技术，全面对工程信息进行整理与归纳，清晰展示出项目的建设计划，统计工程项目的基本信息，展示工程建设进度与周期等，为后续工程的建设提供帮助。

项目管理工作开展时，有效对信息化管理平台进行应用，不仅能够加快数据的整理与分析效率，得到更加准确的分析结果，为工程进度安排、成本投入等打下良好基础。同时，还可加强项目的事前管理，及时预测出工程建设可能出现的各种风险，并制定出相应的应对方案，将工程建设风险控制到最低水平，为整个工程项目的建设提供支持。

（二）合同管理

工程涉及的各类合同是工程档案管理的重要内容之一，是施工过程中对各个参与方的法律约束，涉及原材料、人力资源、施工质量、安全监督和后期服务等多领域，从根本上来说既是为了保护各方利益，也是为了保障施工质量。因此，工程档案的信息化管理中要重视合同资料的管理，一方面是合同的合规审核，包括财务、审计、法律事务部门在内的工作人员，要对合同的合规性、合法性、签约流程、履行情况等进行综合性监督评判，并及时录入档案管理系统，为管理者和施工团队提供依据。另一方面则是合同文本的流程管理，对工程项目来说，频繁查阅合同要求信息化技术提供较好的检索路径，通过设置合同关键词、内容标注等方式，能够让工作人员对合同内容、重点信息一目了然，在最短时间内完成合同档案的查阅和使用。

此外，合同档案的管理还要引入各工作流程的监督，任何一个环节的工作人员发现合作方履行合同不及时或出现纰漏，都可以通过信息化系统做好信息提报或合同备注，指出问题所在，通过这些监督手段，可以提醒其他环节工作人员加强该合作方的监督，避免同类问题再次发生。

（三）物资管理

现代工程建设时，需要使用大量的工程物资，如水泥、骨料、钢筋等工程材料，挖掘机、搅拌机、运输机等工程机械，由于数量较为庞大，会产生大量数据信息，从而为档案管理工作带来较大压力。而通过信息化手段对物资进行管理时，则可有效改善这一情况。首先，在物资采购之前，可通过计算机、互联网收集更多物资相关信息，通过对这些物资信息的对比，寻找出质量符合要求，且成本相对较低的物资，保证工程建设质量符合要求的同时，降低工程建设成本。其次，在物资进入施工现场时，现场管理人员将物资信息准确录入到系统平台内，包括物资的数量、规格、生产批号、生产日期、性能等，为物资的使用奠定良好基础。最后，物资使用时，还可清晰展示出物资剩余数量，有利于采购计划的制定，同时可精简物资出库流程，提升物资使用效率，为物资的使用提供支持。

三、工程档案管理工作信息化建设的建议

工程档案管理工作的信息化建设不是一蹴而就的，而是要结合传统档案的管理模式和手段，逐步实现资料的电子化转型和管理，既要将文字和图片等传统资料进行精准的记录和储存，更要拓展工程档案资料的存储形式，全方位、多方面地做好工程档案管理工作，以满足工程项目的多样化需求，为上级档案管理部门做好项目监督提供便利的条件，同时进一步提高施工质量和设计水平。具体来说，做好工程档案的信息化管理，建议从以下几个方面开展工作：

（一）扭转传统档案管理的理念

在工程项目的施工领域，档案工作的重要性是被广泛认同的，没有档案资料的精准留存，各类项目的施工安全、施工标准和监督工作将难以追溯，这为工程档案管理工作带来了便利，也奠定了良好的管理基础。但在互联网技术广泛应用的大环境中，工程档案管理工作的信息化建设却没有得到及时的优化和改善，重视程度不够是其根本原因。

做好工程档案的管理工作，必须要扭转传统思维，将信息化建设作为头等要事来抓，没有信息化就没有工程档案管理工作的未来，包括建筑施工和档案管理的主管部门在内，必须要引导各类企业和基层档案管理部门，重视工程档案管理的信息化建设，并为其提供足够的人才、平台和资金支持，在信息化建设中达成更高的共识。此外还要引导各类企业对信息化建设加大人力和物力的投入，提高宣传力度，让档案信息化建设工作深入到每一个工程项目的一线，保证每一名档案工作人员都是信息化建设的参与者，共同维护工程档案信息化建设的成果。

（二）打造一支高素质的信息化建设团队

信息化建设是品牌和人才的高度融合，离不开一支高素质的信息化建设团队，结合近年来的工作经验，站在主管部门的角度来看工程档案的信息化建设，必须要达到三个层次的人才团队：

一是工程项目的一线信息化工作团队。在每一个施工项目的一线管理团队中，必须要设立专职的档案管理人员和信息化技术人员，通过将信息化平台延伸到一线项目中，并通过培训专业的档案管理人员，提高其信息化管理水平，并根据上级主管部门的要求和施工进展，及时将各类档案资料汇总到信息化平台中，共享给本单位的其他管理者以及上级工程和档案管理部门，实现档案资料的及时共享。

二是要在施工企业中打造工程档案的信息化管理团队。每一家建筑企业和施工单位都拥有庞大的资料库，将这些工程档案转化为电子档案，需要大量的人力和时间精力，通过完善信息化平台和电子资料库，能够将企业所从事的各类项目实现资料汇总和大数据管理。在企业内部并不仅仅需要档案的搜集者，还需要档案的管理者和分析者，通过对企业内部工程档案资料进行深入的分析，发现不同项目之间的共同点和不同之处，为今后的档案管理工作和工程项目施工设计提供一定的指导。企业通过打造档案管理信息化团队，能够将档案资料进一步盘活，用档案创造更多的价值。

三是要在市一级的主管部门中建立统筹全局的信息化人才团队。作为主管部门，要进一步优化工程档案的管理理念，打造高素质的信息化管理团队。在人才建设上，要通过引进高层次人才和经验丰富的工程档案管理人员，在专业设置、年龄分布和工作经验等不同维度上，建立科学的人才梯队。在技术层面上，主管部门的人才团队需要维护全市级别的档案信息化系统，因此更需要技术扎实的技术人才和管理人才，尤其是对现有的工作人员来说，要通过不定期的培训，让他们掌握更丰富的技术和管理理念。

（三）建立功能完善的工程档案信息化管理平台

随着工程档案管理职能的进一步明确，以及各类档案资料的重要性日益凸显，由市级主管部门搭建健全的信息化管理系统已经迫在眉睫，做好这些工作需要从以下几个角度进行推进：

一是要寻找优质第三方，搭建信息化平台。创建地区统筹的工程档案管理系统，不仅要方便各类单位和人员查阅信息、使用档案资料，更要结合现有的档案管理系统，明确不同系统之间的兼容性，方便各类企业和用户接入系统，实现信息的共享。

二是要加强信息化系统的更新维护和资金投入。但管理并不是入库便完结，而是要进一步加强档案资料的周转和运用效率，让档案资料为后期的工程项目提供建设性的指导，发生安全隐患的工程项目，要针对入库档案的内容发现问题所在。为了实现以上的目标，必须要加强信息化档案的定期维护管理，各级主管部门应加强资金和人员投入确保信息化系统的良好运行。

三是要实现档案信息的更大范围共享能力。工程档案信息化以及统筹管理并不是终极目标，在未来还要通过系统的升级实现省级甚至全国工程档案资料的共享。虽然目前这些目标尚未提上日程，但对工程项目来说，更大范围的共享，能够产生更强的聚合效应，有利于施工质量的提升和风险的降低。工程档案信息化系统在建设过程中要预留好接口，拓宽设计思维，为未来更大范围共享能力的提升打好基础。

四、结语

综上所述，我国的工程档案管理信息化建设已经到了十分迫切的程度，尽管各类建筑企业在信息化转型中已经走到了前列，但是由于缺乏一级主管单位的统筹引导，各类建筑企业各自为战，步调难以协调，信息化系统复杂多样，难以实现全面的兼容，为未来的档案管理一体化带来了诸多障碍。为了实现工程档案的信息化统筹管理，主管单位必须要。搭建统一的工程档案管理平台，通过持续提升人才队伍，建设转变传统的档案管理理念，以互联网思维和大数据技术推动工程档案的信息化管理转型，让工程档案持续发挥出重要的作用，推动社会经济和工程施工的可持续发展。