文书档案数字化管理研究

文/邵瑞萍

文书档案管理包括文件的收集、分类、整理、保管和开发利用等环节。在国家大力推行信息化、数字化建设的今天，文书档案数字化管理对于日后的使用查阅、档案资料的开发利用有着十分重要的意义。通过文书档案数字化归档管理系统对文书档案材料整合，为文书档案数字化管理和服务提供“一站式”网络系统平台，节省存储空间，实现文书档案高效管理和快速查询。本文以自然资源部第二大地测量队（黑龙江第一测绘工程院）档案数字化管理为例，对文书档案数字化归档的一些问题进行探讨。

1 文书档案数字化归档现状

传统模式下的文书档案管理主要是以纸质文书档案整理归档为主；数字化档案管理除了要完成纸质文书档案整理归档工作外，还要运用扫描等方式对纸质文书档案进行数字化转化。

根据近年来国家和省档案局对企事业单位文书档案整理归档规则的调整、变化，以及中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、黑龙江省关于《纸质档案数字化实施细则》等相关规定，自然资源部第二大地测量队（黑龙江第一测绘工程院）档案管理部门从前几年开始逐步采用数字化手段对文书档案进行数字化管理，以提高档案的管理水平，适应信息化社会发展的需求。

2 文书档案数字化归档的意义

2.1 信息化发展丰富了档案管理的形式

自然资源部第二大地测量队（黑龙江第一测绘工程院）在近几年开展数字化档案管理工作时，将文书档案管理与互联网技术有效结合，丰富了工程院的档案存量，给日常工作提供了宝贵的信息资源，提高了文书档案的管理效率和利用价值，同时也给文书档案管理的安全性带来了严峻挑战。

2.2 是社会技术发展的必然选择

文书档案反映了档案资料产生单位在当下生产经营活动中党务和行政管理的基本情况，具有重要的查考利用价值。开展数字化文书档案管理工作，查询利用更加方便快捷，节约存储空间，是现代社会科学技术发展的必然选择。

2.3 提升文书档案管理工作效率

在数字化管理模式下，文书档案可利用扫描设备完成数据扫描、刻录以及备份保护等操作，也可以通过与办公OA系统直接对接，转存电子文档。以计算机为载体，通过某些文书档案管理系统平台的管理，应用单位的主服务器或专业服务器、光盘来存储文书档案数字化信息。这样的操作可以让人们在整理、归档文书档案时能够做到信息编辑和整理归档同步进行，一步到位，也使文书档案的应用更加灵活。

从文书档案查阅利用方面来看，查阅效率提升，档案信息的查阅利用也更加便捷。档案管理人员采用先进的自动检索软件系统进行档案信息的查询和提供，大大提高了检索利用效率，减少了纸质文书档案出现损毁、丢失的情况，最大程度地保证了文书档案的完整性，充分发挥了档案的保存价值和利用价值。

3 文书档案数字化归档存在的问题

3.1 对文书档案数字化归档重视不够

一些领导对档案工作重视不够，缺乏必要的档案意识，简单地认为文书档案管理就是整理文件，只要完成了文件的整理，文件不丢失，就完成了档案管理工作，忽视了档案信息分类和归档处理。有的单位在人员配置和经费投入上也不够，无法满足现阶段文书档案管理工作的需求，文书档案数字化建设工作的开展就更无从谈起。

3.2 文书档案数字化归档安全保障不足

自然资源部第二大地测量队（黑龙江第一测绘工程院）是采取“线上+线下”相结合的文书档案管理模式。线上，文书档案在档案管理系统平台上传归档或OA系统对接档案管理软件直接归档；线下，按照传统纸质化文书档案管理进行归档管理。文书档案数字化管理依托的是内网数据信息技术，因此文书档案数字化的安全性也是不容忽视的。而在办公OA系统中的数据项、电子文档信息，很可能由于匹配规则的设置不当、某些端口设置不匹配，以及电子文档流转节点的缺失，都会导致文书档案归档出现文件丢失的情况。

4 如何充分利用数字化优势发挥文书档案的利用价值

文书档案数字化管理的优势是显而易见的，我们应采取有效措施，更好地发挥数字化管理的优势。自然资源部第二大地测量队（黑龙江第一测绘工程院）从以下几个方面入手，来不断推进文书档案数字化管理及相关系统建设。

4.1 利用档案管理系统软件平台搭建文书档案数字化归档管理体系

一是确定文书档案数字化管理范围与标准。制定完善科学、规范的数字化文书档案管理标准和管理规程，明确文书档案数字化归档流程、范围、档案信息编辑加工要求、信息存储标准以及信息安全标准，明确信息化管理机制、流程，全方位推进本单位文书档案的信息化、数字化建设，完善相关配套制度，使文书档案数字化管理工作顺利进行。

二是明确文书档案数字化归档的具体操作流程和责任人。数字化文书档案加工就是将纸质文献以扫描的形式加工为数字化信息，应用档案管理软件，对文书档案进行统一格式的著录，并建立档案目录数据库，再将文件经过扫描转为数字图像，打造全文数据库。这一过程需要各部门或各项目组指定专人负责，整理本部门或某项目需要移交存档的文书档案，配合管理人员完成档案的整理、移交以及档案的数字化工作。

三是标准化文书档案数字化录入。根据档案管理软件和文书档案电子化建设平台的要求，对文书档案进行录入、整理归档，需要用统一录入标准管理数字化文书档案，使用规范的著录符号，确保内容完整性。比如用“［］”表示自拟文件标题等。

4.2 完善统一的文书档案信息存储

一是建立专门为文书档案服务的信息数据库。应建好档案全文数据库和档案目录数据库，并提高数据库之间的兼容性，从而提升档案资源利用效率。由于二者建设模式存在区别，可以分别使用相应的软件建立数据库，提高信息应用的便捷程度。应用数字化软件建立全文数据库，统一著录格式，将文书档案全部存储在系统内，再对信息展开结构化处理。

二是加强单位内部各部门从上至下的配合工作，做好文书档案的移交对接工作。黑龙江第一测绘工程院各部门和各项目组在日常工作中会产生很多文书资料，要做好文书档案的数字化管理，就要强调各部门之间的协调与配合，特别是有的项目还涉及到安全保密管理，在档案管理上要特别注意。档案管理人员主动指导各部门做好文书档案的收集、移交工作，及时将各部门的文书档案在规定的时间集中进行收集、移交，保证档案资料的完整性，防止档案资料的遗漏或丢失。

根据相关的档案查阅制度，建立完善的档案查阅、借阅制度，特别是不公开、涉密的档案资料，还需要相关负责人、领导人的签字同意后方可查阅。未经允许，任何人不能随意翻阅。档案管理人员务必要做好档案查阅权限的把关，不得随意泄露档案资料信息，否则将承担相应的责任。部分文书档案不可以带出档案室，要求查阅人员配合档案管理人员的工作，在档案室内完成对信息的查阅。

4.3 应积极推进文书档案数字化

实现文书档案数字化管理的关键之一在于信息扫描、语音识别以及键盘录入。其中最常见的方法就是扫描，它可以对文书档案进行数字化扫描，提高文书档案管理效率。在数字化扫描时需要配置专业的扫描设备，比如性能符合标准的扫描仪，按照科学的扫描流程对文书档案进行扫描，扫描完成后需要对文书档案进行文字识别与校对工作，确定无误后将文档妥善保存。

建立档案管理数字化平台。文书档案数字化管理平台建设有利于提升文书档案管理效率，实现对文书档案管理工作的优化调整，协调内部各个环节。统筹部门之间的沟通与交流，优化文书档案的查阅利用方式，对档案管理部门的内部资源进行优化配置，应用数字化技术和信息技术构建内网。保证文书档案数字化管理的实效性，实现文书档案信息资源的实时共享，完成对文书档案的线上归档和查询利用，提升档案信息在部门之间的利用率，促进文书档案数字化管理工作方式的进步，解决文书档案存放地分散、档案查阅效率低、归档借阅手续繁琐、档案丢失泄密、档案权限设置不合理等问题。

4.4 提高安全技术保障措施，防止数据信息泄露

档案管理部门应建立一支专门的文书档案数字化管理人才队伍，全方位负责内网，不断提升文书档案档案数字化平台的技术防范，保障平台数据存档安全，审核业务部门因工作需求进行数据信息查询是否符合规定，确保档案数据整理、收集加工、查询利用过程中不出现信息泄露问题。

档案数据信息共享范围、权限应根据各部门、各项目组业务开展的实际需要进行开放，设置合理的档案查询权限，满足实际工作需求的信息范围即可，不能随意扩大档案信息的共享范围。档案数据的共享通过密码认证、访问权限等技术方式保障档案数据信息安全，确保工作人员在职责范围内调用文书档案数据。未经相关职责权限授权，不得随意查询档案信息，或者查询工作需求以外的数据信息，引发档案数据泄露的信息安全事件。

做好文书档案的数字化管理，一方面离不开大家对档案工作的重视，另一方面应不断提升档案部门及其工作人员自身的综合技术。随着信息技术日新月异的发展，只有不断地学习、研究，开拓眼界，不断充实管理人员的理论，加强业务工作技能武装，才能更好地推进文书档案数字化建设。