街道综合服务中心档案管理现状浅析

文/王丽华

街道综合服务中心作为街道工作的心脏，其存贮档案的内容涉及劳动保障、司法、计划生育、民政等几大项，涉及辖区居民民生方方面面的重要资料，关乎着地方社会稳定性，是街道各项工作顺利开展的重要依据。加强街道综合服务中心档案管理工作有利于城市基层服务工作的有效开展，推动街道文明和经济建设，有助于实现社会保障，解决社会化矛盾、优化地方区域的社会管理。本人作为街道综合服务中心的基层工作者，对于中心现阶段的档案管理工作有较为深入的了解，现将心得整理如下。

1 街道综合服务中心档案管理工作的必要性

1.1 能为群众提供更加可靠的公共服务

街道办事处的主要职责是维护社区的稳定和谐，在办事处综合服务中恼档案管理工作落实过程中，它和基层民生项目有着密切的联系，能为基层群众排忧解难，化解矛盾，推动街道办事处各方面工作的规范化和科学化。所以，为了全面提高工作质量，提高工作人员的管理意识以及法制观念，为辖区群众提供更加贴近民心的服务，需要加强档案管理工作。

1.2 加强街道综合服务中心档案管理工作是基层政府行使管理权的重要环节

在进行街道各项工作过程中，日常档案管理工作是各类基础性工作的重中之重，对推动街道各项事业的文明开展，促进社会和谐有着积极的作用。对于街道办事处而言，各项工作必须依托于档案资料才能提高科学管理水平，有序有据排查化解社会纠纷、矛盾，推进社区精神文明建设。

1.3 能有效的提高人们档案管理意识

在信息化时代，各项工作在开展过程中都离不开计算机信息技术，为了充分发挥档案管理的重要性，可以有针对性地收集和群众相关的信息内容，制定融入时代元素的民生档案，做好针对性管理，提高人员的档案管理意识。

2 街道综合服务中心档案管理工作现状

吉林省洮南市自2020年5月街道服务中心成立以来，中心档案管理问题凸显。具体反映在以下几个方面：

2.1 基础设施配置不健全

街道办事处经济条件有限，档案管理资金的投入几乎为零。如今，街道综合服务中心成立以后，各项工作摸索开展，对于档案管理工作更是没有任何可借鉴的经验。以我们吉林省洮南市街道办事处为例，街道档案管理室只有几个容量不大的档案柜，设施极为简陋，早已经不能满足街道档案管理与时俱进的要求，甚至有的街道将档案管理库房演变成了杂物间，很多档案长期处于潮湿、通风不良的环境，各种杂物堆放混乱，使综合服务中心的档案管理工作很难顺利进行。

2.2 档案管理人员专业性不强

对于档案信息资料来说，必须要以完整性真实性为主，街道办事处综合服务中心档案管理工作，在落实过程中涉及的内容较为广泛，在大量数据资料搜集、整理、存贮过程中很难做到真实完整。街道各部门工作在进行档案管理过程中，使用的是纸质存储的方式，结构较为单一，信息在存储过程中容易出现丢失。一方面，在进行档案管理过程中，缺少完善的管理体系，会出现档案没有移交的现象。另一方面，街道中心工作人员都是身兼数职，对档案管理工作专业性不强。面对众多的档案资料不知道怎样整理和分类，对档案实际价值缺乏判断力，工作中只是机械地进行整理，一旦需要资料时无法做到快速查找，影响档案管理工作顺利进行，造成档案管理工作落后，跟不上时代发展要求。

2.3 档案资料存贮不全面

街道综合服务中心档案内容广泛，数量众多。由于综合服务中心还没有形成对应的集约化管理体系。各部门各自为营，为了工作方便，往往不能及时把本部门的有效档案及时交付档案室管理，时间久了，就会出现档案资料存贮不完整、不全面。另外，档案室储存的纸质档案很难界定时限、类别，有些档案散页贮存，也容易造成遗失，导致档案资料存贮不全面，查找利用困难。

3 街道综合服务中心档案管理现状对策解析

3.1 增加资金投入，完善基础设施

街道办事处要加大资金的投入，将提高档案储存环境方面的经费列入街道办事处预算体系中，完善综合服务中心档案管理部门基础设施，促进街道综合服务中心档案管理工作的科学化。首先，街道办事处要利用现有条件克服困难，设立专门的档案管理工作人员办公室。办公室要购置办公桌椅、计算机等信息化档案管理工作的资源配置，加快综合服务中心档案信息系统安全有序地投入日常工作的进程。同时建设合格的贮存纸质档案所需的库房，库房要保证通风、防潮、防火和防盗。根据实际需要构置相应的档案柜、档案盒，保证纸质档案资料可以妥善保存。

3.2 重视档案收集，避免档案遗失

档案资料也是信息资源收集到重要内容，具有一定的使用价值，在街道办事处日常档案工作管理过程中，应该充分发挥档案信息的使用价值，做好街道建设服务工作为街道办事处发展提供确定的信息支撑。在日常工作开展时，首先，需要重视档案收集工作，确保信息的完整性和真实性，可以使用先进的信息技术，完善档案资料内容，强化档案管理工作。其次，需要做好档案资料的信息分类，挖掘档案信息的潜在价值。最后，要明确档案管理工作管理制度，以提高档案工作人员的责任心，保证有效档案都能完整存档。杜绝档案遗失，借此为辖区居民群众提供更有效的服务。

3.3 加强业务培训，提升工作能力

街道综合服务中心档案管理工作质量的好坏取决于工作人员的能力，如果档案管理人员工作能力不足，档案管理工作很难顺利进行。因此街道办事处要重视对档案管理人员的选拔和培训工作。首先，结合街道办事处办公经费有限的的实际情况，在中心内部选拔有责任心的工作人员专职做档案管理工作。其次，工作人员入职前要做好岗前培训。岗前培训可请求市档案局委派管理经验丰富的工作人员开展。入职后街道办事处也要定期邀请专业的档案管理人员对其进行技能培训，对档案管理工作进行专业指导，进而提高档案管理人员的工作能力。

3.4 利用现代信息技术，提高档案管理效率

基层档案工作人员有限，但档案管理工作内容十分繁多，为此提高档案管理效率成为了档案管理的首要任务。随着信息技术的发展，街道综合服务中心在处理档案管理工作时可以通过电子计算机、档案系统管理软件以及成立电子档案管理数据库等多种方式，提高管理效率。街道办事处综合服务中心在处理档案时，应该与街道其他部门工作分开，设立两套档案管理系统，分级管理。将综合服务中心的的文字档案作为档案管理工作的核心，同时将中心的科技档案、声像档案处于次级管理的位置。对于次级档案管理，只要做到档案分类清晰，按照时间顺序进行编码，确保在使用时能够保持档案的完整性即可。街道办事处在进行中心档案管理时，可以配合使用的医保、退休人员办理等诸多系统、从而做到中心档案管理的秩序化。正因为街道综合服务中心工作内容的繁杂性，档案管理人员可以利用信息管理系统将档案细分为劳动保障、民政、司法、计生治安等几大类别，从而有利于档案的查档建档。同时对于群众最关心的养老保险补贴、生育、退休人员管理、医保等核心档案的管理作为档案管理的重点对象，利用信息技术建立电子档案库，提高档案管理的运营效率。管理需要严格地遵照单位的规章制度执行，遵循国家的规法律法规，并做好监督与审查工作。

3.5 完善制度建设，发挥档案价值

街道政府、党委要协调积极组织专家，研究制定符合街道档案管理工作实际情况的，档案工作岗位责任制度、档案的收集、整理、归档、保管等各项工作制度。同时，综合服务中心按照档案管理要求，制定单位档案分类方案并对历年归档的文件材料编制检索目录，对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行标准化、规范化、电子化管理。做到不同类别的档案不同橱、不同年代的档案不同卷。实现档案管理数字化，既能有效保护纸质档案，又有利于提高工作效率。

4 结语

综上所述，街道综合服务中心档案管理工作很重要，增强档案管理工作，不但有利于档案能源的开发和利用，还提高了街道办事处工作质量和效率。所以，街道办事处要重视档案管理工作，结合目前形势，增加投入资金、增强档案管理人员培训，完善档案管理制度，促进档案管理工作的顺利进行。