房产档案信息服务能力建设分析

文/宋敬荣

在房地产开发和管理中，产生了大量具有保存价值的图像、文字等信息资料，记录着房屋产权及房屋自然状况，为房地产物权登记提供了科学凭证。加强房产档案信息服务能力建设，可从根本上减少产权纠纷事件，进一步优化房地产市场环境。因此，相关不动产登记中心要重视房产档案管理工作，加快推动房产档案信息化建设，不断提升信息服务能力。

1 房产档案服务现状

研究发现，受传统房产档案信息服务理念的影响，各地不动产登记中心参与档案信息资源共建积极性不高，忽视了跨部门、跨区域档案信息资源共享，进一步降低了房产档案信息资源利用率。加之缺乏复合型人才，难以高效开发房产档案信息资源，亟需引进技术性人才、计算机专业人才，充分发挥人才潜能，为房产档案信息服务能力建设提供保障。具体分析如下：

1.1 忽视了房产档案管理重要性

部分地区不动产登记中心沿用的是传统的档案管理模式，以纸质档案为主。随着房产档案信息资料增加，管理难度大，出现杂乱无章、查询困难甚至档案损坏、丢失等问题。究其原因，房产企业管理者忽视了档案管理的重要性，相关工作人员缺乏认识，未能基于长远考虑，进而制约了不动产登记中心工作。同时，房产档案管理相关的配套设施不完善，在资金投入方面力度小，难以开展房产档案现代化管理工作，无形中增加了房产档案管理风险。档案管理人员配备不齐全，现有的房产档案管理人员存在身兼数职的情况，无法保证房产档案专业化、规范化管理，降低了房产档案利用率，影响不动产登记中心发展。此外，不动产登记中心档案管理队伍不稳定，人员流动频繁，在具体管理房产档案中，存在档案信息收集困难、归档不及时等一系列的问题，严重影响房产档案管理效率，阻碍了后续房产交易等工作的开展。

1.2 房产档案管理人员综合素质有待提升

房产档案信息资料不断增加，加大了房产档案管理工作量，档案管理人员的身心压力较大，传统的房产档案管理方式难以满足档案管理要求，并对相关房产档案管理工作者的综合素质提出了更高层次的要求。研究发现，部分房产档案管理人员不具备档案管理能力，缺乏管理经验，专业性不强，与档案管理工作不匹配，影响到房产档案管理工作进展。

1.3 房产档案管理信息化建设不足

传统的房产档案管理设备出现老化、陈旧等问题，技术薄弱，在档案信息数据收集、档案整理等方面效率低下，制约了房产档案管理信息化建设。另一方面，房产档案管理软件不健全、技术投入力度小、专业人才匮乏等因素也制约了房产档案管理信息化建设。

2 加快房产档案信息服务能力建设的有效对策

2.1 强化房产档案管理人员的服务意识

房产档案管理人员自身的专业素质直接关乎到档案管理工作质量，加强对档案管理人员的专业化培训，可提高档案管理工作者的综合素质和业务能力，增强其服务意识。基于此，在培训过程中，从思想认知层面出发，灌输房产档案信息服务能力建设重要性，讲解档案信息化建设要求和标准，引入典型案例，讲述档案信息化建设带来的积极性影响，全面提升档案管理人员的服务意识。同时，定期进行考核，掌握档案管理人员工作现状，根据考核结果反馈，加强指导，促使档案管理人员不断完善自我，提升自身的专业技能，切实树立起“主动服务”理念，强化不动产登记中心档案信息服务能力。

2.2 加强人才制度建设

房产档案信息服务综合性较强，必须依靠一支健全的管理队伍，因此，在房产档案管理队伍建设过程中，要优化人员结构配置，优先聘用具有丰富房产档案管理经验、档案管理专业、综合素养较高的人才，聘用社会上从事档案业务、计算机专业的人才等，为房产档案管理提供人才保障。同时，结合实际情况建立完善的内部人才晋升、选拔体系，制定绩效考核机制，主要考核档案管理工作者的专业水平、基础服务能力、知识技能、责任素养等，旨在从根本上提升房产档案信息服务能力。此外，定期举办房产档案管理培训活动，促使档案管理工作者相互交流、相互分享经验，进而形成优势互补的局面，持续提升房产档案管理队伍综合素养，提升房产档案管理服务能力。

2.3 加快房产档案信息化建设进程

在信息时代背景下，加快房产档案信息服务能力建设显得尤为重要，加大资金投入力度，加快基础设施建设，引进先进的技术设备，为房产档案信息化建设营造良好的环境条件，逐步打造档案信息化管理模式，降低海量档案信息资料采集、收集、整理及归档难度，依托计算机技术、现代网络技术、大数据技术等新一代信息技术实现纸质档案转化电子档案目标，并利用大数据技术建立房产档案数据库，进行统一化、标准化、规范化的管理，提升房产档案信息管理效率。同时，保护档案信息数据安全，规避档案信息丢失风险，提升房产档案安全性。研究发现，创新房产档案服务管理技术形式，可进一步优化房产档案管理模式，房产档案信息依托远程拷贝技术、数据复制技术、ETL技术等技术进行整合，将房产档案关联性的信息集中化管理，提高房产档案管理效率，保证房产档案管理质量。其中远程拷贝技术可依靠远程FTP及文件共享方式，实现房产档案信息共享，并将房产档案信息导入档案馆信息系统中，传输时效快，信息传输能力强。数据复制技术则是通过专业的数据复制信息软件实现数据复制，目的在于对房产档案信息进行集中保护。

为进一步提升房产档案信息服务能力，借助内容检索技术、文本挖掘技术、集成技术定位用户需要的信息内容，逐步优化房产档案信息服务能力，最终提升档案信息综合利用率。在档案信息服务能力建设过程中，健全档案管理安全保障体系，引入加密技术、防火墙技术等技术，保护档案信息数据安全，避免遭受非法侵害和黑客攻击，切实提升房产档案信息化建设效果，提高信息化建设效率。

2.4 完善房产档案法律制度

在房产交易过程中，引发了诸多的矛盾纠纷，究其原因，与房产档案相关的管理制度及法律法规不完善有关。信息化背景下，有必要完善房产档案管理相关的法律制度，健全法律体系，逐步完善土地资源等法律条例，减少产权纠纷、交易纠纷，最大程度上发挥房产档案的作用，满足房产信息使用者的个性化要求。

2.5 创新服务方式

引入自助查询设备，在不动产登记中心办公区域内放置了房产档案自助查询设备，用户使用二代身份证原件可实现信息查询和信息读取，信息采集验证通过后，便可自主进行信息浏览和查阅，支持打印相关的房产登记档案信息。同时，进一步增设自助查询设备功能，进行功能拓展，包括房屋征收、公积金缴存等各类信息内容查询，在此种服务模式下，房产档案信息服务变得更加灵活，为用户提供便利，取得了用户的满意。

建设批量自助查询档案室，主要目的是满足有批量档案信息查询需求的用户，建立可开放批量自助查询档案室，结合不同单位、不同组织机构的查询需求，引入了隔离技术、屏蔽技术等，设定了用户查询权限，明确不同范围档案信息查询范围，切实提高房产档案信息服务能力，提升房产档案信息的利用率。另外，在创新房产档案信息服务能力过程中，提供了线上预约服务和线上查询服务，有效节省了房产档案信息使用者时间，解决了远距离查阅问题。房产档案信息使用者可通过APP、微信公众号等渠道享受网上预约服务，提交用户身份信息后，可到指定窗口完成档案业务办理，便捷高效，解决了传统房产档案信息服务中的问题，打破了时空限制，切实为用户提供了高质量的房产档案信息服务，用户的满意度较高。基于用户需求视角，档案管理部门结合本部门业务开展需要，在线上预约服务基础上增设了线上查询服务功能，房产档案信息使用者，可在线上填上有关信息并提交申请，经由档案管理工作者审核批准后，可在线打印房屋信息，大大提升了业务办理效率，弥补了传统房产档案信息服务中的不足之处。

当前，各地房产档案管理部门陆续推出了上门利用服务，主要是针对弱势群体提供的一项房产档案信息服务，创新房产档案信息服务方式同时，切实解决老弱病残孕查询房产档案信息的需求，特殊群体可通过拨打热线电话、登录门户网等形式申请上门服务。

2.6 信息资源共享

为从根本上提高政府部门信息利用率，发挥政府职能作用，不动产登记中心积极与各地地税局、民政局、公安局等有关部门积极建立联动机制，建立信息共享机制，充分运用现代网络技术进行房产档案信息安全管理，旨在保障房产档案信息传输时效和安全，避免信息丢失，实现房产档案信息共享，切实保证政府职能部门信息系统高效运转，实现远距离房产档案信息接收和传输。同时，依托互联网载体，搭建房产档案信息传输平台，结合各个部门提交的房产档案信息利用申请，以表格清单形式进行信息反馈，高效便捷，实现房产档案信息互联互通目标，工作效率也持续化地提升。另外，考虑到异地房产档案信息需求，房产档案管理部门利用信息技术建立了远程共享平台，实现跨馆异地共享目标，达到就近查档目的，各个档案馆的服务窗口支持业务联办，用户可结合自身实际情况，自主选择就近的档案馆查询土地、计划生育、婚姻登记等房产档案信息，充分发挥房产档案信息服务能力，持续推进房产档案信息服务能力建设进程。

3 结论

综上所述，新时期，房产档案管理工作得到社会各界的广泛关注，但在实际管理过程中存在诸多的不足之处亟需解决。当前，加强房产档案信息服务能力建设，是房产方案管理工作的重中之重，档案管理工作者要持续提升自身的专业素质，培养信息化素养，在房产档案管理工作中，积极与时俱进，树立房产档案信息服务意识，转变传统的房产档案管理观念，为房产档案管理共享力量。同时，加强房产档案安全管理，也是为房产档案管理工作保驾护航的有效手段，需要在房产档案信息化建设中持续推进。