“双计划”背景下完善民办高校校长办公会运行机制研究

文/林秀水（湛江科技学院 广东湛江 524255）

一、研究背景

广东省教育厅于2019年出台了提升民办学校内部治理水平，提高办学质量和发展水平的“双计划”，并明确每年开展规范达标计划落实行动专项检查。内部治理体系情况是“双计划”中一项重要的检查指标，其检查内容涵盖了章程修订情况；办学体制与运行机制情况；理（董）事会、校长办公会、党政联席会议、监事会、教代会、学代会等组织运行情况。其中，校长办公会的运行是民办高校加强民主管理，完善内部治理结构的重要体现。

根据《高等教育法》的有关规定，民办高校实行校长主持的校长办公会议制度，依法决定和处理校长职权范围内的有关事项。为充分发挥党组织的政治核心作用，校长办公会议成员一般为学校党政领导班子成员，党委办公室、校长办公室主要负责人列席会议，其他相关议题的列席人员由会议主持人确定。校长办公会议主要研究教学、科研、行政管理工作中全局性、根本性的重大问题以及师生员工普遍关心的热点、难点问题。

二、研究现状

冷桥勋（2009）认为应从科学合理安排议题、认真组织准备会议材料、精心做好会议服务等方面提高校长办公会的质量和效率；孙晏（2018）认为开好校长办公会应会前充分准备、会中管理引导、会后监督落实，切实提高会议的质量和效率；祝贺（2018）认为提高校长办公会议事效率的有效措施是流程管理、要扎实做好议题的产生、精确起草议程、落实通知参会、抓好材料准备等。

笔者通过国内部分知名高校的官方网站搜索校长办公会议事规则，从搜索的结果分析上看，校长办公会议事规则主要包含了议事范围、会议组织、议题确定、议事议程、执行与反馈、会议纪律等内容。从校长办公会议事决策范围上，《重庆大学校长办公会议议事规则》指出“校长办公会议主要研究提出拟由党委常委会讨论决定的重要事项方案，具体部署落实党委常委会决议的有关措施，研究决定教学、科研、行政管理工作”；从校长办公会具体组织上，《上海应用技术大学校长办公会议议事规则》明确了“校长办公会议原则上每周召开一次，确有需要可临时召开。时间相对固定；校长办公会议由校长召集和主持，或由校长委托的其他校领导主持”；从校长办公会议题上，《大连大学校长办公会议事规则》规定“学校办公室将对提交的议题及议题材料进行审核，如提交议题不在校长办公会议事范围，或议题未按照指定时间提交、材料内容不符合规定，学校办公室应退回议题或要求重新进行准备；学校办公室将议题整理后报校长，由校长确定上会议题，并确定议题讨论顺序”；从校长办公会议事程序上，《湖北大学校长办公会议事规则》明确了“校长办公会议事，实行一题一议，由提出议题的校领导就议题作简要说明，列席会议的相关人员可作必要的汇报，参会人员根据说明或汇报充分发表自己的意见。会议主持人要根据讨论的情况进行归纳集中，提出明确意见，在征求其他校领导的意见后，形成会议决定或决议”；从校长办公会组织实施上，《上海外国语大学校长办公会议事规则》明确了“校长办公会议讨论决定的事项，由学校分管领导或相关单位负责组织实施。执行情况应当及时向校长或校长办公会议汇报。明确由相关单位负责的，由校长办公室负责传达和督促检查”；从校长办公会纪律上，《东华大学校长办公会议事规则》强调了“与会人员在会上发表的各种意见以及决议事项的具体过程，除会议主持人授权传达者外，其他与会人员应严守会议纪律，不得泄露会议情况”。

综合以上情况，笔者根据自己在民办高校的工作经验，通过以下几个方面谈谈通过完善民办高校长办公会议事机制，提高会议的质量和效率以提高民办高校内部治理水平。

三、明确议事范围

民办高校由于办学历史较短，内部治理不够完善，再加上管理干部的水平参差不齐，往往提交给校长办公会的议题随意性较大，导致不该上会讨论的事项却作为议题上会研究，使得大事议不透，小事又议不完，既浪费时间又贻误工作。因此，明确校长办公会的议事范围显得十分重要。民办高校的校长办公会议一般是审议通过或研究决定下列事项。

第一，贯彻执行党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，传达落实上级、学校董事会有关行政工作的重要指示、决定或精神，研究贯彻措施和方案。

第二，研究决定学校发展战略、招生计划、重要行政规章制度的制定、修改和废除、重大改革及年度工作计划等，并部署落实措施。

第三，研究决定校园建设规划、重大后勤管理项目、审定重要仪器设备和图书资料添置、使用和处置。

第四，研究决定联合办学、外事工作以及承办国内外学术会议、聘请客座教授或外籍专家、派遣访问学者等重要问题。

第五，研究学校重大教学、科研、学科建设、专业设置、创新创业等问题。

第六，研究决定学校机构调整设置方案、全校性专门委员会的成立、人员编制管理和中层干部调配管理等重要问题。

第七，研究决定教职工收入分配和福利待遇、奖惩。

第八，对学校日常行政工作中的重要专项问题进行决策和部署落实。

第九，审议学校年度财务预、决算方案；研究年度预算外资金的立项和使用、重大投资、贷款或引资建设项目；研究决定年度预算调整方案以及预算外临时开支项目。

第十，研究关系学生权益的重要事项。

第十一，研究党委认为应先由校长办公会议审议的事项；校长认为需要提交党委讨论决定的其他重要事项；其他须校长办公会议讨论决定的事项。

四、加强会议组织

民办高校校长办公会议由校长召集并主持，校长不能出席会议时，可以委托一名校领导召集并主持。校长办公会议参会人数原则上不少于应到会议人数的三分之二，列席校长办公会议的单位（部门）负责人在讨论到相关议题时进会场，汇报或讨论完毕即退场。校长办公室是校长办公会议的会务服务单位，主要负责以下的会务工作。

1.确定和公布下一次召开校长办公会时间

根据有关规定，校长办公会议每个月召开两次，如遇重大或紧急事项可以随时召开。校长办公室应当经校长审批后通过学校的信息公开途径告知校内各单位和部门下一次召开校长办公会的时间。

2.议题有关工作

下一次召开校长办公会前，若校内的职能部门或二级学院有符合校长办公会议事范围的议题，经分管校领导审批后报校长办公室汇总，其他非会议主持人的校领导若有符合校长办公会议事范围的议题则报校长办公室汇总，议题汇总后，校长办公室提请校长审定议题。校长办公会议原则上不临时增加议题。确需临时增加议题，应征得会议主持人的同意。

凡提请校长办公会研究的议题，第一，应深入调研，广泛听取意见，各方意见基本一致方可上会。对重要议题，校长应在召开会议前听取党委书记意见。当意见不一致时，应暂缓上会，待充分交换意见、取得共识后再提交会议讨论。第二，提出议题的分管校领导或相关职能部门，应针对议题提出初步意见或解决方案，向会议提交书面材料。材料内容要明确需讨论决定的事项，及向会议建议解决所提议题的办法、思路、方案。若内容涉及多个职能部门的，还需进行会签。第三，对关乎师生员工切身利益的议题，应通过教工代表大会或其他方式，广泛征求师生员工的意见和建议。第四，凡是依照有关规定应提交学校学术委员会、学校专门工作领导小组等审议或论证的议题，应履行相关程序。对技术性、专业性较强的议题，要通过专家评估及技术、政策、法律咨询。涉及对外签署合同协议事项，还需提交法律顾问意见。

凡提请校长办公会研究的议题，第一，材料必须完整包含议题申请表，上会讨论的文件（制度、通知、方案等）、依据、论证、结论、汇报说明。第二，议题申请表必须填写完整，主要包括提请会议研究的议题标题、汇报人、关联职能部门列席人员、主要内容、上会日期、部门负责人意见、会签部门负责人意见、分管校领导意见。第三，材料中的汇报说明须含文件（制度、通知、方案等）的起草政策依据、过程。

议题汇报人单一议题一般不超过10分钟。议题涉及多个单位、部门时，牵头部门应当在会前与涉及的单位、部门沟通、论证，必要时召开会议讨论研究，并形成一致意见，由牵头部门负责人作为代表在会上汇报。原则上其他单位负责人不在会上补充汇报。

单一议题的汇报文字材料控制在2000字以内为好，汇报时要主题突出、条理清晰、观点鲜明，必要时采用PPT的形式汇报。

3.会议材料审核，校长办公室负责对提交会议讨论的材料进行审核

校长办公室一般要把握以下几个方面审核材料，第一，议题是否超出议事范围。若超出议事范围，须说明原因，并提请校长或主持会议的校领导审批同意。第二，须征求各方意见的议题是否有履行程序；对外合同是否有法律顾问意见。第三，议题申请表是否按要求填写，材料是否完备。第四，提请议题的校领导、部门负责人需列席会议汇报，若不能参会，该议题原则上暂缓上会。第五，每次会议的议题要结合汇报的时间，原则上汇报的时间不超过两个小时即12个议题。

4.合理安排议题和管理会场

校长办公会研究每项议题，都是学校的重大工作，大部分工作时效性较强，须当次会议作出决定。因此，校长办公室要根据议题的重要程度、复杂程度，按照轻重缓急的原则安排议题顺序，并且与各议题汇报人在会前沟通好汇报时间，控制好汇报的时间，以确保当次会议能研究完所有议题。同时，召开校长办公会的会议室一般是选择靠近校长和其他校领导的校内会议室，而提请会议研究议题的列席人员的办公室一般是分布在校内各个楼宇，因此校长办公室要科学管理会场，在适当的时间提前通知下一个议题的列席人员侯会，做好议题间的衔接工作，以确保会议召开顺畅，而列席会议人员又不必在会场外长时间等候。

五、严格议事议程及纪律

1.议事程序

校长办公室在校长办公会召开会议前，要将已确定的议题资料发给与会的校领导班子成员，供参会的校领导在会前研究，节约会上研究的时间。会议召开时，首先由提出议题的校领导或议题列席人员就议题做简要汇报，提出解决问题的建议或方案；接着与会人员就议题发表意见；最后经充分讨论，会议主持人在广泛听取与会人员意见的基础上，对讨论研究的事项作出决定。

2.形成会议决定

校长办公会会议讨论要充分分发扬民主，集思广益，在与会人员充分讨论和发表意见的基础上，由会议主持人归纳总结，形成一致意见，并作出决定。但会议出现重大意见分歧时，应留待进一步调查研究后再作决定。对于多议未决的事项，可由主持人决定是否进行表决，赞成票超过应到会成员的二分之一为通过表决。

3.强调校长办公会的纪律

校长办公会研究的事项均为学校的重大事项，因此参会人员在会上发表的各种意见，以及决议事项的具体过程，参会人员在未经校长授权的情况下，必须遵守会议纪律，不得对外泄露会议情况。当讨论的议题与参会人员或其亲属有利害关系时，其本人必须回避。

六、撰写好会议纪要

1.校长办公会议纪要的重要性

校长办公会议决定的事项通过会议纪要传达给相关人员贯彻和执行。校长办公会纪要是法定的公文，具有指导性和约束力，是学校开展和落实行政工作的重要依据。因此撰写好会议纪要，才能确保校长办公会的精神和研究的决定予以贯彻落实。校长办公会议纪要一般由列席会议的校长办公室主任核稿，校长或主持会议的校领导签发。

2.会议纪要的撰写

第一，会前准备。会前要先研读议题资料，了解议题申请者给会议的建议和解决所提议题的办法、思路、方案。对存有疑惑的议题或内容要及时与议题申请者沟通了解情况。对专业性较强的议题，要听取校内外专业人士意见，以供校领导在开会时做决策。第二，会中记录。一是要全面记录参会领导的赞成、反对意见，会议的统一意见和保留意见。二是要清楚记录会议的决定和总结及结论性意见。三是在会议过程同步录音，以便会后撰写会议纪要时，可以进行核对是否表述准确。四是会后撰写会议纪要。校长办公会的研究的事项时效性强，会议结束后要及时撰写会议纪要并走流程签发。撰写会议纪要时要准确、清楚地表述会议的精神，形成决定和决议。

3.会议纪要的内容

校长办公会议纪要一般由前言、主体和结尾三个部分组成，其中核心内容是主体部分。主体部分一般分成以下几个部分，一是“会议的精神”，一般由“会议认为”等开头，分析工作的总体情况、重要意义、主要原则等；二是会议的成果，一般由“会议明确或决定”等开头，表明会议对议题的决策；三是会议的要求，一般由“会议要求或强调”等开头，表明会议安排部署校内有关单位、部门贯彻落实会议作出的决议。

七、抓好决议的执行与督办

1.校长办公会决议的执行

经校长审批签发后的会议纪要，一般由校长办公室形成决议执行通知单，随会议纪要一并传达给相关单位、部门。在执行校长办公会的决议时，分管校领导，相关单位、部门要严格贯彻执行，不得随意变更或自行其是。如确有与实际开展工作不符的，需按正常途径向分管校领导反馈，并经校长或主持会议的校领导同意后，提交下一次校长办公会议复议。会议的决定如与参会人员的个人意见不一致时，必须按会议的决定进行传达和执行，个人意见可以保留，但不得向外扩散。对因故缺席的会议成员，必要时可由会议主持人或校长办公室主任转告本次会议重要事项的议事情况和结果。

2.校长办公会决议的督办

校长办公室负责对校长办公会议的决议和决定的重要事项进行督办，相关部门要在规定时间内反馈贯彻执行情况。校长办公室要及时将情况报告给分管校领导，重要事项的贯彻执行情况要向校长汇报。

民办高校较之公办高校，内部治理体系相对不成熟以及不完善，而校长办公会制度作为内部治理体系重要组成部分和关键影响因素，落实好校长办公会显得异常重要，因此在“双计划”背景下通过明确议事范围、组织好会议、严格议事议程及纪律、写好会议纪要、抓好决议的执行与督办等方面完善校长办公会的议事机制，提高校长办公会的效率，能有效提升民办高校的内部治理水平，进而提高学校办学质量和发展水平。