民办本科院校教学秘书工作现状及管理水平提升策略

陈 蕾

湛江科技学院，广东 湛江 524000

民办本科高校是我国高等教育的重要组成部分，不仅为我国高等教育大众化奠定了基础，也为社会培养了大量应用型人才。高效的教学管理能有效促进学校的高水平发展。教学秘书作为教学管理工作的基层执行者，是保障教学管理工作有序运行的排头兵。21世纪以来，随着国家对高等教育和教育管理的日益重视，教学管理工作逐渐呈现出繁杂性、准确性、时效性和重要性等特征［1］，不断给民办本科高校的教学秘书带来了新的挑战。根据美国管理学家彼得提出的“木桶理论”，构成教学管理的各个环节往往参差不齐，而教学秘书作为其中的基础一环，又决定着整个学校的教学管理水平。因此，我们不能忽视每一个基层环节。本文立足于当下教学秘书的日常工作现状，围绕教学管理工作质量提升，从教学秘书、二级学院、学校等三个维度提出了相应举措，以期促进学校教学质量进一步提高。

一、民办本科院校教学秘书工作现状及问题分析

（一）专业素养低、业务能力弱

不同于普通本科高校，我国的民办本科高校一般都经历了职业院校升本之路，因此他们的整体办学定位偏基础教育和技术技能教育，学校对招聘教学秘书的要求不高，多以大专和本科为主。教学秘书多为高校应届毕业生，缺乏社会经验，沟通能力和工作能力较弱。同时，教学秘书所学的专业有时与实际岗位工作要求不匹配，缺乏从事本岗位应具备的基本素养。此外，许多二级学院的教学秘书对自身的工作岗位认知并不到位，他们错误地认为该岗位工作只需转发通知、收集资料即可，工作中缺乏对经手文件的解读和总结，缺乏对所收集材料的审核与思考，仅仅是在机械性地完成上级部门或领导交办的工作，缺少面对岗位工作的责任意识与主观能动性，发现问题和解决问题能力有待提升。

（二）工作量大、内容繁琐

近年来，伴随着民办本科院校的飞速发展及师资队伍与学生规模不断扩大，国家与社会对其办学质量的重视度日益提高。为了提升人才培养质量，相关的教学实施、评估、考核等管理工作日渐增多，教学秘书们的工作量随之增加，工作强度也明显增大。作为二级学院的教学秘书不仅要配合学校各部门推进各学期教学工作的顺利开展，还要负责解决教学工作中出现的各种问题和突发状况，同时也要协助完成学院领导和部分教师交办的其他事务。有的教学秘书甚至还要兼任着辅导员或班主任，可谓一岗多责，身兼多职。此外，民办本科院校的教职工队伍普遍多元化，外聘教师、返聘教师相对较多，也会给教学秘书工作的开展带来一定的难度。

（三）自我认同感低，受重视度不足

教学秘书的自我认同感普遍偏低。一方面，他们自认为该岗位工作难度低，并不能充分发挥自己的才华和能力，因此工作态度较为散漫，缺乏工作激情。另一方面，教学秘书工作中未能受到学校、教师和学生的足够重视，工作中很容易受到误解，基本没有话语权。部分民办本科院校因尚处于学校发展初期，以学校发展定位要求，重心往往在教学和科研等方面，忽视了对教学秘书的人文关怀和素质提升，不能给教学秘书提供进修机会。再一方面，在大家的认知里，教学秘书的工作简单，无需专业能力，仿佛任何人都能胜任。在教学秘书对自身岗位的错误认知、学校的重视程度不够以及社会认同感低等多重因素下，教学秘书的自我认同感逐渐减弱，导致工作积极性逐渐下降，甚至出现职业倦怠，极大地影响了教学管理工作的平稳推进。

（四）待遇较低、人员流动大

当前，民办本科院校的教学秘书队伍配备与学校师生规模比例严重失调，每位教学秘书的工作量几乎是超负荷的，工资待遇与工作量不匹配，加之教学管理工作本身又是一项周期性工作，对于满怀激情的毕业生而言，工作热情和积极性很容易被磨平，从而诱发离职，人员流动较大。

（五）科研水平薄弱，晋升空间不足

民办本科院校教学秘书的学历多以大专和本科为主，学历整体偏低，科研意识薄弱，科研能力不足，加之民办本科院校的科研、教研项目主要是向教师倾斜。缺少项目经费，许多教学秘书无法发表相关论文，影响了他们的职称评定和晋升。此外，很多教学秘书的自身专业与工作岗位不匹配，限制了他们在当前岗位的科研方向。

二、民办本科院校教学秘书教学管理工作水平提升策略

（一）教学秘书层面

1.提升自身职业素养

首先，教学秘书要对自己和所从事的岗位要有正确的认知和角色定位，其工作职责主要是负责二级学院的日常教学管理工作，不仅对接学校各职能部门，同时也要面向老师和学生。因此，工作中既要摆正态度，也要学会心态调节，努力克制不良情绪，保持阳光心态。其次，教学秘书要有足够的耐心和热心。教学秘书是师生间的纽带和桥梁，面对师生的问题应耐心解答，坚持以人为本，服务至上，对待每一位老师和学生都应热情主动。最后，教学秘书既要有耐心和责任心，更要细心，因为教学管理工作内容繁杂，一不小心就会出现错误和纰漏，严重的甚至会导致教学事故的发生。因此，教学秘书要认真细致地对待每一项工作，保质保量地完成各项工作。

2.做好职业规划，树立终生学习意识

面对当前机遇与挑战并存的形势，教学秘书在做好本职工作的同时，也要做好长期的职业规划。应形成终生学习的意识，通过学习提高自身的专业素养，在工作中向优秀同事学习，总结工作经验、吸取工作教训，促进工作能力不断提高。高校是一个较为开放的平台，拥有大量可供学习的资源和条件，如图书文献资源、师资培训平台、教师发展中心等。教学秘书可以利用这些资源丰富、更新和巩固教学管理工作方面的相关专业知识，拓展工作视野，促使自身成为全面发展的高素质人才。教学秘书在完成日常教学工作的同时，还应积极投身科研工作，努力为职称评定和晋升创造必要条件。

3.培养创新意识，提高工作效率

近年来，互联网技术迅猛发展，“互联网+”教学手段、管理方式不断涌出，基于大数据的高校管理模式也逐渐形成，高校教学秘书的工作正面临着全新的挑战。以往的工作方法与手段已难以适用新时代的教学管理工作，这就要求教学秘书要具备创新意识，通过对外的学校交流以及自身的经验总结，围绕互联网及信息技术来开发、更新、优化工作的新方法、新手段，创新日常教学管理工作程序，提高教学管理水平。要充分调动自己的主观能动性，坚持以人为本，创新服务理念，化被动为主动，与时俱进，提升服务意识。要创新工作方式，努力学习先进的办公软件，善于利用学校提供的各类教学管理系统，提升工作效率。要提升工作业务水平，不仅要在日常工作中锻炼和提升沟通协作能力，也要加强科研创新能力。一方面，良好沟通协作能力是新时代教学秘书的基本素能，依托教学秘书建立起良好的师生互通关系是学院教学管理工作平稳开展的重要保障。另一方面，要善于发现、整理日常工作中出现的问题，总结工作经验，结合教师和学生的反馈及自己的认识，形成具有自己特色的教学管理理念，转化为教学研究课题，并在工作中实践、改善与提高，以期为学校教学方法和管理模式的革新提供建设性意见和建议［2］。

（二）学院层面

1.明确教学秘书岗位职责、合理分配工作

当前，民办本科院校二级学院的教学秘书在工作中存在着职责不明确、分工不合理的问题，导致各项教学管理工作的质量和效率降低。因此，作为教学秘书的直接管理者，二级学院在工作分配中要做到合理分工、明确职责、各司其职。要善于结合每位秘书的工作经验、业务能力、专业性质科学地分配工作，做到知其能、尽其才，充分发挥每位秘书的个人优势。对于教学秘书职责外的工作，学院应进行适当分流，尤其要注意的是应将教师的个人工作交还给教师本人。

2.创造良好的办公环境和工作条件

教学秘书的工作具有重复性，且工作量大、内容繁琐，易使人产生职业倦怠。因此，二级学院要为教学秘书创造良好的办公环境，如专职办公室、运行通畅的电脑、高级打印机等基础设备，保障工作顺利开展，高效完成，并让教学秘书在工作之余能有更好的休息，促使身心愉悦。

3.提高对教学秘书个人及其工作的重视

在各二级学院里，教学秘书每天都要忙碌在各种大小事务中，承担着学院最底层的管理工作，努力维系着学院教学事务的平稳运行，有时还要承受着老师和学生们不理解的压力，长期下去容易引发心理问题。因此，各二级学院亟需加强对教学秘书个人及其工作的重视。首先，要认可和尊重他们的工作，善于倾听和采纳他们从工作中总结出工作意见和建议，维护他们的职业尊严和创新意识，充分发挥他们在推动学院发展过程中的参谋作用，及时帮助教学秘书处理工作中遇到的困难，积极配合和支持教学秘书的各项工作。同时，也要重视教学秘书个人发展，把教学秘书的个人提高和队伍建设写到整个学院教学发展规划中去，进而提升他们的职业存在感和幸福感。

4.健全绩效考核机制

民办本科院校对教学秘书的考核通常采用学年考核，依据的是二级学院领导的评分以及同事间的互评，该考核机制是否具有全面性和公平性有待考证。可以预见的是，这种考核方式长期运行下去将逐渐沦为人情考核、形式考核，进而丧失考核本身的激励作用。因此，二级学院要在学校考核制度的基础上，结合自身发展需要，创新考核内容，健全考核机制，在保证公平的同时，充分践行“多劳多得、优劳优得”的劳酬分配理念。劳动报酬的刺激是最直接的，因此，科学的绩效考核机制往往能显著提升教学秘书的工作质量、工作效率和服务水平，进而促进学校整体教学管理水平的提高。

（三）学校层面

1.配齐岗位人员，重视队伍建设

民办本科院校发展迅速，师资力量和学生人数规模不断加大。各院校为提升办学水平和提高教学质量水平，纷纷出台各类教学管理工作相关政策，导致教学工作内容繁杂、工作量增加。因此，学校要依照各学院的教师人数和学生人数合理配置教学秘书队伍，重视教学秘书队伍的建设。首先，要坚持能力优先的用人原则。聘用人员在责任意识、思想素质、服务意识和业务能力等方面均应具有较高水平；其次，要加强教学秘书的岗位培训、在职教育培训和业务交流，应定期组织教学秘书进行培训和学习，如组织教学管理知识技能集中学习或有关教学管理和运行的文件、条例和章程的集中解读等。特别是在一些重要的管理工作上，职能部门要加强针对性的指导，增强教学秘书的教学管理知识和业务能力，促进教学管理工作更加规范化、高效化发展。

2.完善激励体系，鼓励科研提高

薪酬是民办本科院校教学秘书流动大和工作积极性不高的主要因素，因此，要重视基层教学管理人员的薪资待遇，在确保基本薪酬合理的基础上引入科学的激励机制，调动他们的工作积极性［3］。同时，针对教学秘书这一岗位设置完整、科学、合理的晋升体系，使其不至于在基层岗位停滞不前［4］。通过薪酬激励、职务晋升空间的提高以及评优评先等多项举措，推动教学管理工作高质量发展。此外，学校还应鼓励教学秘书从事科研工作，为教学秘书提供科研条件，在科研和教改项目等方面给予教学秘书一定的机会，鼓励他们在教学管理工作中开展有益的探索，促进学校教学管理工作不断提升和完善。

3.完善管理制度，明确职责分工

当前，民办本科院校的很多教学管理工作常常因为教学秘书工作态度散漫，或工作不够积极和认真，影响了工作质量和进度。为此，学校应明确、完善教学管理工作制度，制定详细的工作细则，确保各项教学管理工作均有章可循、有章可依。同时，要建立全面、科学的教学管理工作监控体系，将教学秘书的日常教学管理纳入考核，实现教学管理监控常态化、过程化和系统化，助推教学管理水平有效提升。

三、结语

民办本科院校的教学秘书工作是高校教学管理工作的基础和关键，其工作质量往往决定着整个学校的教学管理质量和水平。在民办本科院校中，面对教学管理工作中存在的问题，教学秘书要端正态度、加强学习，努力提升职业素养、培养创新意识和能力；学院应给予教学秘书足够的重视和人文关怀，既要明确责任、合理分配任务，也要健全激励考核机制；学校应重视教学秘书队伍建设，完善管理制度，明确职责分工，建立科学的激励晋升体系，多管齐下，齐抓共建，促进学校教学管理工作蓬勃发展。