新时代公立医院档案管理工作存在的问题与对策

张静芳

(山西医科大学第二医院，山西 太原 030001)

档案作为历史信息和知识信息的载体，是重要的历史信息资源。新时代公立医院档案管理作为社会信息资源的重要组成部分，对公立医院的经营和管理具有独特的价值[1]。为此，应当从公立医院档案管理的重要意义、特点趋势、目标要求、存在问题等方面进行详尽的分析和研究，适时制订相应的改进措施，为全方位推动公立医院高质量发展提供坚实的档案基础。

1 新时代公立医院档案管理现状

1.1 重要意义

档案工作是对历史的客观记录及见证，是公立医院管理工作的重要环节。档案工作是公立医院各项事业发展不可或缺的基础性、支撑性工作。近年来，伴随着医疗卫生体制改革的不断深入，公立医院档案资料的种类和数量持续增加。

1.2 特点分析

首先，公立医院档案管理具有广泛性的特点，主要包括医疗管理档案、护理档案、文书档案、人事档案、科研档案、领导干部廉政档案[2]、党员档案、出生证明记录、妇幼保健档案等。其次，公立医院档案门类齐全。依其性质来划分，可细分为医疗档案、个人档案、业务档案、文书档案等。如医疗档案是指疫情监察记录资料、病历资料等文件；个人档案涵盖任职证书、专业职称评审表、医德医风记录等。由于涉及到医院的发展轨迹、人事管理、学术研究等内容，因此应注重其保密性。最后，公立医院的档案管理具有真实性。公立医院档案真实记录和完整留存了诊疗过程和历史痕迹，具体详尽的档案资料对于医院未来发展具有重要的借鉴和参考价值。

1.3 目标要求

公立医院是我国医疗卫生事业的重要组成部分，对于社会发展具有重要意义，因其管理职能较为广泛，资料繁杂，所以档案管理的标准化和规范化建设需要引起院领导的高度重视。近年来，许多公立医院领导已意识到档案管理的重要性，逐渐重视档案管理工作，不断加强专业队伍建设，持续推进信息化建设，整体提升档案管理质量，但是，当前公立医院档案管理工作依然存在一些问题和不足。

2 新时代公立医院档案管理存在的问题

2.1 管理较为落后

纵观公立医院档案管理工作，纸质档案仍然占据主流地位，依然存在占用空间大、工作效率低、查询速度慢、浪费大量人力和物力的现象。公立医院档案管理信息化呼声虽高，但进展缓慢，缺乏有力举措，始终落后于医院改革发展步伐。当前，面临全面深化医疗改革，公立医院呈现出高质量发展的新态势，医院规模持续扩增，日常诊疗量逐年增加，反观公立医院档案管理模式却局限于传统框架，无法改变信息滞涩和阻滞现象，亟待交出新的答卷。

2.2 思想上不够重视

长期以来，档案管理工作是公立医院管理工作的重要环节。纵观公立医院档案管理工作，在坚持“统一领导、分级管理”方面仍然存在一定的差距和不足。在医院管理层面，存在“重临床、轻档案”的现象，仅重视眼前具体工作，缺乏长远规划；不重视在分析总结档案资料的基础上科学合理规划医院未来；不重视加强档案管理宣传教育全面增强干部职工档案意识。在科室管理层面，有资料存档意识，但是对资料准确性、严密性、完整性以及资源共享的实际效果意识淡薄，认为只要做好档案的收集、按照规定入档就算完成任务，未能充分发挥档案管理工作效能，没有在全院范围内形成高度重视、齐抓共管一体化的工作格局。档案管理工作专业人员数量偏少，往往将更多的时间和精力放在具体的工作上，忽视了档案管理工作的科学研究和技术创新。

2.3 技术融合度不高

随着数字经济的不断发展，人工智能、全媒体、大数据等信息技术迭代升级，对公立医院档案管理工作产生了深层次的影响。总的来看，许多公立医院已经开始运用计算机进行数据录入，但是档案管理与先进的互联网技术融合度不高，未能充分发挥医疗优势。因此，只有深入研究和准确把握新时代公立医院档案管理工作呈现的特性和规律，加快推进信息技术同医疗资源的深度融合[3]，持续提升公立医院档案管理信息化水平，才能为公立医院档案管理工作提供坚实的技术保障。

2.4 专业能力不强

档案管理专业人员分为“档案工匠”和“档案专家”两大类。在公立医院档案管理工作人员中，以“档案工匠”型人才居多，要加大业务培训力度，着力提升解决实际问题能力和实践操作水平。鼓励支持公立医院“档案专家”型人员，通过知识培训、撰写论文、学术交流等方式，总结工作经验，分析工作成效，大力提升研究能力、技术水平、学术影响和应用效果。部分公立医院档案管理工作人员对医院诊疗流程不熟悉，缺乏深刻的思考和深入研究，未能找到完全适应新时代公立医院档案管理工作的新路径、新方法、新思路，亟需通过完善档案管理制度、优化档案管理流程等举措，促进公立医院档案管理实现高质量发展。

3 新时代公立医院档案管理的对策

公立医院档案管理要遵循党中央、国务院在新形势下对档案工作的要求，认清公立医院档案管理的现状，发现公立医院档案管理存在的问题，多措并举开创新时代公立医院档案管理新局面。

3.1 前提

加强公立医院档案资料收集。当前，只有做好档案资料完整、规范、全面，才能为公立医院档案管理工作提供稳定有序的发展环境，这是最基本的工作任务，也是最重要的前提条件。要高度重视档案管理，成立领导小组，下设办公室，党办、院办、档案室、计财处、病案室、医务处、护理部等相关科室负责人为小组成员，出台档案管理规划，制订时间表和路线图，协调推进档案资源、利用、安全、治理“四个体系”建设，形成上下联动、统筹协调的一体化工作格局。提高档案管理质量和效率，坚持应归尽归原则，细化收集、归档、整理、鉴定、开发利用等环节，确保材料完整，切实提高归档率、完整率。

3.2 保障

完善公立医院档案管理制度。严格按照新修订的《档案法》，结合医院实际情况，制订公立医院档案资料收集、整理、归档、利用、销毁、借阅等相关制度。建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，强化责任落实，健全应急机制，抓好安全检查。配备完善环境监控、防盗报警、视频监控、智能门禁等设施，加强传统档案室中纸质资料的防光防火工作，使用电动密集档案架并配备电子标签系统，配备恒温恒湿以及消毒杀菌等相关设备。制订实施《档案管理人员职责》《档案资料保管制度》《档案保密制度》等，确保档案收集程序规范科学。

3.3 规范

健全公立医院档案管理体系。坚持统一领导、分级管理原则，开展专题档案规范、标准化修订工作。按照规范化标准要求，严把医学重点建设项目档案登记、验收关。关于涉秘档案的管理和利用、变更密级和解密[4]，应依照《保密法》等法律规定处理。制订党员档案管理办法实施方案，按照“一人一档一码”原则整理立卷，规范档案表号格式、档案盒和内页目录样式，实现样式统一、条目统一、标准统一。严格执行干部人事档案材料收集归档规定[5]，紧盯“三龄两历一身份”，切实做到三个“严审”。

3.4 关键

拓展公立医院档案服务方式。档案的价值在于其被利用，要不断创新公立医院档案服务方式方法，切实发挥公立医院档案的利用价值。强化档案管理利用效果及信息反馈工作，发放档案管理工作调研表，广泛征集广大干部职工合理化建议，着重收集一线临床医务工作者和科研人员的意见。聚焦公立医院档案管理工作存在的利用价值不高、服务形式单一等问题，制订实施利用规则，延伸服务形式，强化服务功能，提升服务品质，深化服务成效。通过简化程序、优化流程、延长服务时间等具体措施，让广大就医患者能够及时查阅个人健康信息，积极为档案的利用创造条件。

3.5 分类

加强公立医院档案科学分类。强调公立医院档案的正确合理分类，遵循实用性、逻辑性、客观性、专业性原则，提升档案管理工作进度与质量。一般情况下，两级分类即可，文件、合同等文书档案以及照片、录像、题词、奖杯等实物档案，均采取年度-保管期限分类法。注重医院档案科学合理分类，真实展现医院发展历程，揭示档案之间的内在联系，方便资料档案被存档与有效利用。医院档案管理基本流程包含组件或组卷、分类、排列、编号、编目等五个步骤[6]。

3.6 基础

提升公立医院档案信息化水平。按照《档案移动服务平台建设指南》，制订实施公立医院档案管理软件开发使用计划，加快完成公立医院档案管理数字化转型。聚合不同学科不同领域基础数据，鼓励跨学科跨领域间务实合作，实现不同层级、部门之间基础数据资源共享。推进电子文件和电子档案单套归档与管理试点[7]，设置档案管理数据库。及时更新档案数据库，整合优化存储结构及其使用流程，提高数据搜索性能，缩短数据查询时间。完善公立医院档案科技创新应用机制，加速新信息技术辅助档案归档、整理、鉴定、开发利用等应用场景研究。探索建立公立医院数字档案馆，尤其是历史悠久百年老院，在妥善保管档案原件基础上，积极开展传统档案数字化工作，推进增量档案电子化进程。

3.7 重点

增强公立医院档案人员专业素能。高度重视档案工作人员培养和队伍建设，解决档案管理工作人员严重匮乏问题。大力开展档案管理专题业务培训，培养引进熟稔档案管理理论和实践操作能力的专业化复合型人才，构建高水平公立医院档案管理人才体系。健全完善规范医院档案管理微信群，加强学习、交流、研讨，举办线上线下档案管理专业培训班，不断提高档案工作人员业务素质。

3.8 延伸

做好公立医院档案编研工作。深入挖掘和开发利用公立医院档案的潜在价值，重点采访老专家、老领导和老职工，详尽记录整理口述档案；在全院范围内征集老照片，在院刊、官网刊登具有研究性、可读性的历史文章；记录重要历史事件，不断拾遗补缺，还原历史真相；加强档案馆建设，不断补充档案资料和历史留存；根据现存档案资料，围绕医院改革发展，科学选择档案编研主题，组织编辑较高价值的档案汇编，为医院管理者进行科学决策提供重要的参考和有力的依据[8]。

4 结 语

综上所述，档案管理是公立医院的重要环节。相关公立医院要立足医院档案特点和实际情况，通过加强资料收集、完善管理制度、健全管理体系、创新服务方式、强化科学分类、增强专业素能和做好编研工作等方式，构建现代化档案管理模式，实行精细化管理措施，建立长效发展机制，注重档案管理方式创新，全面提升新时代公立医院的档案管理水平。