数字化对全面预算管理的影响与对策

李芬

（武汉旅游集团股份有限公司，湖北 武汉 430000）

当前，越来越多的行业或场景都在采用数字化技术替代人工作业，这在很大程度上减轻了人工劳动强度，提升了工作效率。数字化技术也推动了全面预算管理方式变革。然而，数字化技术在企业全面预算管理的实际运用效果并不明显，以至于数字化技术的作用受到广泛质疑。随着市场经营环境不确定性风险加剧，如何在全面预算管理中实现数字化落地已成为业内关注的焦点，因此，本文对此课题进行研究则具有重要的现实意义。

一、数字化转型与数字化转型涵义

（一）数字化涵义

数字化指的是将传统的纸质化、模拟化信息转换为数字格式，它是信息技术在实践中应用中初级阶段，也就是说，将长期以来手工操作的事项移植到计算机或其他软件应用系统进行处理，让计算机的算法运行代替人工劳动，实现计算机或系统的自动操作、自动运行，这便是数字化。由此可以看出，数字化仅仅指的是模拟人工操作的表层功能，而且模拟功能也仅局限于某个独立的、零碎化的事项，并不能从整体上对人工操作流程进行全面颠覆。

（二）数字化转型

数字化转型指的是采用数字化技术对传统管理流程和业务流程进行全面变革，它是数字化技术和手段发展到更高应用阶段的产物。在数字化技术支撑下，传统的线下作业模式全部转移到线上，并采用信息技术打通管理层到基层组织之间的信息壁垒、拓宽生产端与供应链、客户之间的沟通窗口，构建端到端的业务流程模式，从而达到数据和业务一体化运行的作业模式。

数字化转型涉及企业战略目标、财务管理以及业务流程的重塑，涉及企业各管理职能部门以及各岗位员工工作方式的调整，对企业来说，数字化转型的工作量较为庞杂，过程较为漫长，需要在转型过程不断磨合与调整。即使如此，依然有越来越多企业热衷于数字化转型，而驱动企业数字化转型的原因就在于通过数字化转型可以打造新动能，创造全新的价值体系。具体来说，数字化转型的目标主要表面在以下三个方面：一是打通部门之间的数据壁垒，虽然搭建系统平台、模型是数字化转型的重要手段，但这并是数字化转型的目标所在，因为数字化转型的关键在于破除长期以来所形成的“数据孤岛”现象，让部门之间的数据实现互联互通，让沉睡的数据活动起来，通过数据的整合，实现数据为业务服务的目标。二是重构工作流程，通过数据采集与分析，不仅可以形成标准化、规范化工作流程，而可以在企业战略目标制定与调整方面也需要以数据为参照，在大数据技术的辅助下进行决策流程规划。三是优化价值体系。数字化转型下的运营模式变革，上可以直达企业管理高层，下可以通向基层普通员工，外可以连接供应链和客户，企业内部组织模式以及外部价值链的变革，改变了企业价值创造方式，不仅可以压缩内部管理成本的运营成本，而且拓宽了采购、销售渠道的利润创造空间。

二、数字化对全面预算管理的影响

数字化不仅仅是对管理模式和生产模式的变革，而且包括了财务管理、全面预算管理在内的全方位变革，特别是对于全面预算管理来说，在数字化技术支撑下，全面预算管理职能、流程以及组织框架等方面都发生了深刻变化，在全面预算管理的智能化程度提升的同时，预算管理的质量以及效率也得以全面提升。

（一）促进全面预算从管控型向赋能型转变

长期以来，企业内部组织架构大多是依照自上而下、一级管一级的权利分配模式而搭建，同样，不同岗位的职责也遵循边界清晰、分工明确的原则而设置，在这种固态化管控模式下，企业预算管理模式也相对较为简单，只需将预算指标层层分解，实现战略落地和资源配置即可，期间基本不会受到可变因素或不确定性因素的影响。然而，随着数字化技术在企业管理以及生产领域的应用，企业面临的外部环境以及内部控制流程都已发生了深刻变化，长期以来实行的管控型预算管理模式已难以适应新的运营环境，这就要求企业适时变更全面预算管理模式，并由管控型预算管理模式向赋能型转变。所谓赋能型全面预算管理，指的是以自下而上、灵活调整的预算管理模式替代自上而下的金字塔控制模式，预算编制不是通过自上而下的层层分解的方式传导，而是由各预算主体在企业战略目标以及预算规划的总体框架体系下，根据市场变化状况自行编制、自我调整。

全面预算管理向赋能型方向转型，是基于信息技术背景下的生产方式以及客户需求发生了变化，小批量、多品种代替了传统作业环境下的大规模单一品种生产方式，客户的需求决定了企业生产方式，在这种不确定的市场环境下，预算计划随时会受到冲击与突破，这就需要企业对生产前端赋予更多的经营自主权，采用更为灵活的生产组织方式，并在预算编制、执行、调整以及评估过程中更多的采用数据、模型，运用不同的算力和算法对预算指标进行管控。

（二）以数据为中心重塑预算管理

虽然传统的预算编制需要参照历史数据，但其数据来源较为单一，通常只是以上年的财务数据或部分业务数据为依据，进行下年度的预算编制，而在数字化转型背景下，数据获取方式更为多样化，无论是内部数据、财务数据，还是外部数据和各业务条线的数据，都可以整合在同一系统平台，在海量数据和数据中台支撑作用下，企业可以采用“数据驱动”的方式重新塑造全面预算管理模式，从而更为全面的实现预算管理的价值功能。

通过搭建数学分析模型，企业可以在系统平台设置不同的“预算模块”，并将各预算模块融为一体，为企业战略目标和资源配置提供数据参考。在传统的预算管理中，企业通常是年度预算的基础上，每季度、每月根据目标管理的动态变化情况对年度预算进行调整，并不实现单列项目预算、场景化预算，而在数据驱动下，全面预算管理可以渗透到不同的业务场景以及业务过程。由此可以看出数据在预算管理中的重要性，这就需要企业关于获取和运用数据。数据获取包括数据搜集和数据治理，数据搜集是重构系统和建立连接的过程，而数据治理也就是将各种非结构化数据转化为标准化数据；数据运用包括数据建模和数据驱动，数据建模就是数据清洗、数据结构化转换过程，而数据驱动，指的是数据在预算编制、执行、监督等方面的价值实现。

（三）场景化预算赋能业务发展

场景化预算需要不同单元的业务数据支撑，只有将预算更紧密地与业务相融合，才能为实现预算管理场景化。而场景化预算管理更需要数据技术的支撑，如果缺乏信息化技术支撑，不同板块的业务数据分散在不同的系统，信息无法实现互联互通，在企业总体预算目标分解之后，采购、生产、研发、物流运输等不同的业务单元各自为战，加大了财务部门获取业务数据的难度，由于数据获取不全面，预算管理也难于延伸到不同的业务场景，因此也就无法设置场景预算。

在市场经济环境下，企业决策环境随时会发生变化，无论是市场价格波动，还是内部生产模式或人事变化，都有可能引起收入、成本、所有者权益等多项财务指标的变化，这就需要企业决策突破组织架构和预算指标的限制，根据各种内外环境的变化而快速判断、快速决策，对预算指标进行适时调整，以使预算指标与不同场景的业务发展相匹配。而预算指标的调整需要大数据的支撑，通过数字化技术整合ERP、CRM、HR异构信息平台数据，将业务场景与预算管理紧密连接，通过场景化预算管理促进业务发展。

（四）数智运营成为预算管理的新高地

在信息时代，数据越来越显示出价值属性，财务数据、业务数据，以及从不同渠道获取的其它数据都已成为企业的无形资产，而如何运用数据，提升数据采集、存储、清洗和数据计算分析能力，彰现数据的价值属性，并通过数据运用促进业务发展，是当前企业在数字化转型背景下必须解决的问题。

当前，云计算、大数据、AI技术的应用能力不断增强，不仅极大提升了数据计算与分析的智能化和快捷化程度，而且对企业普遍存在信息不能共享、特定应用场景的决策依据不及时的问题也提供了更多的解决方案，这就使得滚动预算管理、特定场景预算管理、项目预算管理呈现出“数智运营”的特征。随着企业数据库信息的不断叠加与累积，数据价值将进一步推动在预算管理的数智运营。

三、数字化影响下企业全面预算管理对策

（一）预算管理需要融入公司数字化转型过程中

企业数字化转型是在战略目标主导下的全方位、全过程、全员参与的业务变革，在搭建数字化模型的基础上，通过数据驱动将旧有的管理方式、生产方式、组织方式以及价值链分布方式进行创新和重塑，实现管理、生产、运营、财务和全方位网络化、智能化发展，以提升企业核心竞争力。而全面预算管理与企业数字化转型下各业务单元息息相关，如何采集、储存和利用各业务单元的数据信息，是全面预算管理成功与否的关键。首先，由于预算管理与业务经营紧密相连，因此，实现各业务板块的数据信息连接是全面预算管理的前提，通过数据接口的形式将全面预算管理系统与ERP系统、生产管理MES系统、订单管理系统互联互通，以便于全面预算管理系统实时获取各业务系统数据，在参照市场变化动态以及历史数据的基础上，通过有效的算法对全量数据进行分析，以预测预算指标的未来数据发展趋势；其次，全面预算管理要与企业战略目标和经营策略保持一致，搭建与企业投融资、研发、生产、采购、仓储物流等整个链条相统一的个性化预算模型，由各业务单元根据模型统一规则输入数据，然后由系统对各业务单元上报的预算数据进行汇总，这对于有针对性的预算管控与绩效考评具有重要作用。

（二）构建全面预算的数据管理体系

传统预算管理体系需要分别从采购、费控、合同、项目管理等不同的业务系统是获取数据，与各业务系统的频繁交互，加大了预算管理系统数据采集难度，这就需要对现有的预算管理体系进行优化，以设置数据中台的方式，通过标准API接口将分散的业务单元系统数据与全面预算管理系统整合集成，数据驱动的全面预算管理体系。数据化全面预算管理系统具有以下特征：一是构建全程数字化预算管理闭环，在预算编制、审批、执行以及预算监督、绩效评价等整个流程中，采用人工智能和大数据技术对预算流程进行整合，构建以数据驱动的闭环式预算管理体系，二是构建全业务场景预算管理体系。预算管理是企业战略财务的重要组成部分，与业务板块分属不同的领域，这就需要预算管理人员熟悉不同条线或板块系统业务的运作规律，以便于预算编制、控制以及落地实施。三是要全系统集成，这就需要打通ERP、CRM、HR等信息系统的接口，实现信息共享，通过系统集成将各系统数据整合在同一版块，以形成“上下贯穿、横向贯通”的全面预算组织体系。

（三）基于数字化的预算编制过程

目前，集团型企业大多采用国外预算软件进行预算管理编制管理工作，比如IBMCognos或SAPBPC，虽然此类预算编制软件自带数据仓库，并采用数据驱动预算与业务融合，但由于此类软件弱化了预算执行控制和审批功能，因此在应用中效果并不明显。在我国企业的预算编制工具中，更多的是采用ERP中的管理会计模块进行预算编制，虽然ERP系统具有预算“过程管控”的强大功能，但由于该软件缺乏计算引擎和数据仓库，因此也难于对多维数据进行分析，因此，预算编制功能也受到限制。而在数据化转型背景下，企业预算系统与ERP系统的数据交换功能已经基本实现，而受制于两个系统之间核算口径不一致，因此数据交换功能在预算编制中的作用也不明显。因此需要将两个系统的数据标准、核算口径进行梳一，并建立多维数据仓库。首先是预算系统的数据标准要求ERP系统的数据规范为基础，以优化数据匹配效率，其次，由于核算模块科目和财务模块科目设置存在一定的差异，两者之间的数据难以完全对应，因此，可考虑在不影响预算编制的前提下，能实现一定层级以上的科目数据相对应即可，以提升业务管理效率。

（四）数字化条件下的预算控制与分析

长期以来，预算编制工作大多集中于财务部门，并由财务部门根据不同条线或板块业务运营场景编制不同的预算管理目标，然而，由于采购、生产、研发等业务部门的参与度并不高，预算执行与部门和岗位利益的关联度低，以致普遍存在全面预算的管理落地难、预算控制效果差的问题。而在数字化条件下，由于实现了ERP、CRM、HR等系统集成，通过预算系统便可以异构系统业务执行管控。特别是在预算系统ERP系统数据互联互通的基础上，预算系统也能获取ERP系统已有的实际数据，从而实现预算执行进度和费用使用情况的实时监控功能，与此同时，系统可以自动对预算计划与预算执行情况进行比对分析，然后通过查找预算执行偏差产生原因，再启动预算调整与纠偏，从而实现预算的事前、事中和事后全过程控制。

四、结束语

数字化技术改变了长期以来所形成的事务模拟化、手工化处理模式，全面预算管理是一项复杂的系统工程，并与企业战略目标、与各个业务单元直接相关联，数字化转型对全面预算管理模式产生深刻影响，在数据驱动下，手工方式的管控型预算编制、监测以及预算调整等具体事务逐渐从管控向赋能型、智能型转变，预算管理应用场景也更加多元化，并延伸到采购、生产、研发、物流运输等不同的业务单元，这就需要企业采用数字化技术，将预算管理需要融入公司数字化转型全过程，以实现数字化条件下的预算控制与分析。